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Tauf-Infoabend organisieren: die praktische Checkliste

Ein Tauf-Infoabend braucht mehr als einen reservierten Saal: Referenten, Anmeldungen, Präsentation, Informationsmaterial und Bewirtung müssen zusammenpassen. Lege zuerst Datum und Ablauf fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach bearbeitest du Anmeldungen und Ernährungswünsche und bereitest Technik, Sitzplätze und Empfang vor. Am Veranstaltungstag sollten Getränke gekühlt, Kaffee und Tee vorbereitet und Kirchenraum sowie Saal rechtzeitig geöffnet sein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Gemeindesaal reservieren

  • Referenten bestätigen

  • Programm und Zeiten ausarbeiten

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Infobroschüren zusammenstellen

    2 Personen

  • Präsentation prüfen

    2 Personen

  • Fragebögen vorbereiten

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Kirchenraum öffnen

    2 Personen

  • Saal und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Flyer und Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Gäste empfangen und registrieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Begrüßung und Eröffnung betreuen

  • Informationen zur Taufe geben

    2 Personen

  • Pausengetränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Praktische nächste Schritte erläutern

  • Persönliche Fragen beantworten

    3 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kaffeestation aufräumen

    2 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Unbeantwortete Fragen nachtelefonieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 50
  • TischeAnz. 6
  • Empfangstisch
  • Rednertisch

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 50
  • WassergläserAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServiertablettsAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • AusgießkannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 2

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Laserpointer

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 50
  • StifteAnz. 30
  • Wegweiser-SchilderAnz. 4
  • PfeilaufkleberAnz. 12

Catering

  • InformationsbroschürenAnz. 50
  • FragebögenAnz. 50
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Besen und Kehrblech
  • Wischmopp und Eimer
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 4

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Referenten zuerst fest. Verschicke die Einladungen erst, wenn Beginn, Dauer und Anmeldeweg sicher sind.
  • Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und bestätige Anmeldungen zeitnah. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Abend, damit der Einkauf planbar bleibt.
  • Plane für Aufbau und Kontrolle mindestens 90 Minuten vor Beginn ein. Tische, Stühle, Empfangstisch, Wegweiser und Namensschilder sollten fertig sein, bevor die ersten Gäste eintreffen.
  • Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Präsentation und Verlängerungskabel am Veranstaltungsort. Ein kurzer Probelauf 60 Minuten vorher zeigt, ob Bild, Ton und Stromversorgung funktionieren.
  • Bereite Informationsbroschüren und Fragebögen nach der Anmeldezahl plus etwa 10 Prozent Reserve vor. Stelle Getränke, Tassen, Gläser und Abfallbehälter so auf, dass der Empfang nicht blockiert wird.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Tauf-Infoabend planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Gemeindesaal und Referenten. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Abend verschickt werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Tauf-Infoabend?
Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Empfang, Technik und Wegweiser ein. Für einen ersten Aufbau oder mehrere Räume sind 2 Stunden realistischer.
Wie viele Informationsbroschüren und Fragebögen brauche ich?
Rechne mit einem Exemplar pro angemeldeter Person oder Familie, je nach Inhalt, und lege etwa 10 Prozent Reserve dazu. Bei 30 Anmeldungen sind das beispielsweise 33 Exemplare.
Wann sollte ich Kaffee und Tee für den Tauf-Infoabend vorbereiten?
Bereite Kaffee, Tee und heißes Wasser etwa 20 bis 30 Minuten vor Beginn vor. Getränke und Geschirr sollten spätestens 15 Minuten vor dem Empfang vollständig bereitstehen.

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