Checklist voor een goed georganiseerde donorwervingsactie

Een donorwervingsactie vraagt om meer dan een programma en een donatiebox. Je moet vooraf het doel, de doelgroep, de locatie en de betaalgegevens vastleggen, terwijl je tegelijk vrijwilligers en bezoekersinformatie regelt. Begin ongeveer zes weken vooraf met de basis en werk daarna toe naar een sluitende vrijwilligersindeling en complete materialenlijst. Op de dag zelf draait alles om een open locatie, duidelijke informatie en een veilige verwerking van donaties. Gebruik deze checklist als volgorde voor de voorbereiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Doel en doelgroep bepalen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiebericht plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Donatie-informatie controleren
2 personen
Betaalgegevens controleren
2 personen
Flyers en formulieren drukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Donatieboxen verzegelen
2 personen
Aanmeldlijst bijwerken
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Donatiebalie inrichten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Ontvangst bezoekers
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Donatiemogelijkheden toelichten
3 personen
Informatietafels bemannen
4 personen
Programma presenteren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Donatieformulieren verzamelen
2 personen
Contante donaties registreren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Donatieboxen veilig afsluiten
2 personen
Materialen afbouwen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Donaties overdragen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Aanmeldgegevens archiveren
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Kledingrek

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiemokkenaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Actiemateriaal

Donatieboxenaantal 4
Geldkist
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 80
Flyersaantal 300
Donatieformulierenaantal 150

Decoratie

Informatiebannersaantal 4
Richtingsbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilset
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het donatiedoel en de doelgroep uiterlijk zes weken vooraf vast. Controleer daarna meteen of de locatie, vergunningen en betaalgegevens bij de actie passen.
Bevestig sprekers en werf vrijwilligers minimaal drie weken vooraf. Maak uiterlijk één week voor de actie een indeling met ontvangst, catering, informatie en toezicht op de donatieboxen.
Verwerk aanmeldingen doorlopend en verzamel dieetwensen uiterlijk vijf dagen vooraf. Werk de aanmeldlijst daarna nog één keer bij, zodat catering en zitplaatsen niet op schattingen gebaseerd zijn.
Controleer donatieboxen, geldkist, donatieformulieren en betaalinformatie twee dagen vooraf. Verzegel de donatieboxen pas wanneer je hebt vastgelegd wie ze beheert en wanneer de overdracht plaatsvindt.
Open de locatie minimaal 90 minuten voor aanvang. Zet eerst tafels, stoelen, informatieborden en richtingsborden klaar; koel daarna dranken en test luidsprekers, microfoons en verlengkabels voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een donorwervingsactie organiseren?: Begin ongeveer zes weken vooraf met doel, doelgroep, locatie en vergunningen. Plan de laatste twee weken voor vrijwilligers, promotie, aanmeldingen en het controleren van betaalgegevens.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een donorwervingsactie?: Plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst en aanmeldingen, één voor donatie-informatie en één voor catering of praktische hulp. Bij meer dan 30 bezoekers voeg je per taakgebied een extra vrijwilliger toe.
Wanneer moet ik de donatiegegevens controleren?: Controleer rekening- en betaalgegevens uiterlijk twee weken vooraf en nogmaals twee dagen voor de actie. Zo voorkom je dat flyers, formulieren en mondelinge uitleg verschillende gegevens bevatten.
Hoe vroeg moet de locatie open voor een donorwervingsactie?: Open de locatie minimaal 90 minuten voor aanvang. Reken ongeveer 30 minuten voor tafels en stoelen, 20 minuten voor informatieborden en materialen en 20 minuten voor techniek en catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.