Een donorwervingsactie organiseren: zo pak je het aan

Begin met een concreet doel en bepaal wie je wilt bereiken. Reserveer daarna de locatie en controleer meteen of vergunningen nodig zijn. Werk vervolgens het programma uit, bevestig sprekers en verdeel het werk over vrijwilligers. Regel de aanmeldingen, donatie- en betaalgegevens voordat je promotie start. In de laatste week controleer je de deelnemerslijst, dieetwensen en materialen; op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, zichtbare donatie-informatie en een korte, goed begeleide inzameling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doel en doelgroep bepalen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Sprekers bevestigen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Aanmeldformulier maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotiebericht plaatsen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
13
Donatie-informatie controleren
2 personen
14
Betaalgegevens controleren
2 personen
15
Flyers en formulieren drukken
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen ophalen
2 personen
18
Donatieboxen verzegelen
2 personen
19
Aanmeldlijst bijwerken
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen plaatsen
3 personen
25
Informatieborden plaatsen
2 personen
26
Donatiebalie inrichten
2 personen
27
Registratiebalie inrichten
2 personen
28
Geluidsinstallatie testen
2 personen
29
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

30
Ontvangst bezoekers
3 personen
31
Aanmeldingen registreren
2 personen
32
Donatiemogelijkheden toelichten
3 personen
33
Informatietafels bemannen
4 personen
34
Programma presenteren
2 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Donatieformulieren verzamelen
2 personen
38
Contante donaties registreren
2 personen
39
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

40
Donatieboxen veilig afsluiten
2 personen
41
Materialen afbouwen
4 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Donaties overdragen
2 personen
46
Materialen retourneren
2 personen
47
Aanmeldgegevens archiveren
48
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Kledingrek

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiemokkenaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Actiemateriaal

Donatieboxenaantal 4
Geldkist
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 80
Flyersaantal 300
Donatieformulierenaantal 150

Decoratie

Informatiebannersaantal 4
Richtingsbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilset
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal vóór je uitnodigingen verstuurt welk bedrag of welke actie je wilt financieren. Zet dat doel op informatiebanners, flyers en donatieformulieren, zodat bezoekers weten waarvoor hun bijdrage wordt gebruikt.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 7 dagen vooraf. Plan aparte mensen voor ontvangst, catering, techniek, het beantwoorden van vragen en het toezicht op de verzegelde donatieboxen.
Controleer betaalgegevens minstens 3 dagen voor de actie en test elke QR-code of betaalinstructie met een kleine proefbetaling. Een donatiebox alleen is niet genoeg als bezoekers liever digitaal geven.
Verwerk aanmeldingen dagelijks en sluit de definitieve lijst 24 uur vóór de start. Noteer dieetwensen apart, zodat hapjes, koffie en dranken niet pas tijdens de ontvangst hoeven te worden aangepast.
Open de locatie 90 minuten vooraf. Zet tafels, stoelen, richtingsborden, microfoons en verlengkabels klaar voordat bezoekers komen; koelboxen en dranken hebben bovendien tijd nodig om op temperatuur te komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een donorwervingsactie organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met doel, doelgroep en locatie. Reserveer de ruimte en bevestig sprekers in de eerste 2 weken; plan promotie pas nadat programma en betaalgegevens gecontroleerd zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een donorwervingsactie?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 bezoekers, met daarnaast een coördinator. Bij 50 bezoekers zijn dus ongeveer 4 tot 6 mensen praktisch: voor ontvangst, catering, techniek en donaties.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een donorwervingsactie?: Stuur de eerste uitnodiging 3 tot 4 weken vooraf en plaats daarna minstens 1 herinnering, ongeveer 7 dagen voor de actie. Verwerk aanmeldingen dagelijks en sluit de lijst 24 uur vooraf.
Hoe bereid je donaties voor tijdens een donorwervingsactie?: Controleer de betaalgegevens uiterlijk 3 dagen vooraf en leg donatieformulieren, pennen en verzegelde donatieboxen klaar. Wijs minimaal 2 vrijwilligers aan voor het toezicht en tel contant geld na afloop samen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.