Spendenwerbung organisieren: die vollständige Checkliste
Bei einer Spendenwerbung müssen Zielgruppe, Ort, Programm und Zahlungswege früh feststehen. Danach folgen Anmeldung, Einladungen, Helferplanung und die Vorbereitung von Flyern, Formularen und Spendenboxen. Am Veranstaltungstag zählen ein klarer Aufbau, gekühlte Getränke, beschriftete Wege und geprüfte Technik. Diese Checkliste ordnet die 48 Aufgaben und 35 benötigten Gegenstände so, dass du nichts kurz vor Beginn nachholen musst.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Ziel und Zielgruppe festlegen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Referenten bestätigen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbebeitrag veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Spendeninformationen prüfen
2 Personen
Zahlungsdaten kontrollieren
2 Personen
Flyer und Formulare drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien abholen
2 Personen
Spendenboxen versiegeln
2 Personen
Anmeldeliste aktualisieren
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Spendenstand einrichten
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
Besucher empfangen
3 Personen
Anmeldungen erfassen
2 Personen
Spendenmöglichkeiten erklären
3 Personen
Infotische besetzen
4 Personen
Programm präsentieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Spendenformulare einsammeln
2 Personen
Bare Spenden registrieren
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Spendenboxen sicher verschließen
2 Personen
Materialien abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Spenden übergeben
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Anmeldedaten archivieren
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- Kleiderständer
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeebecherAnz. 50
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Aktionsmaterial
- SpendendosenAnz. 4
- Geldkassette
- KlemmbretterAnz. 12
- StifteAnz. 30
- NamensschilderAnz. 80
- FlyerAnz. 300
- SpendenformulareAnz. 150
Dekoration
- InformationsbannerAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- Wischset
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Ziel und Zielgruppe fest, bevor du Einladungen und Werbebeiträge erstellst. So passen Anmeldeformular, Programm und Spendeninformationen zusammen.
- Bestätige Referenten und Programm frühzeitig und teile die Freiwilligen spätestens einige Tage vor der Veranstaltung ein. Eine Liste mit Zuständigkeiten verhindert Lücken beim Aufbau und bei der Betreuung.
- Prüfe Spendeninformationen, Zahlungsdaten und Formulare vor dem Druck. Versiegelte Spendendosen, eine Geldkassette und Klemmbretter sollten am Veranstaltungstag gesammelt an einem festen Ausgabepunkt liegen.
- Plane den Aufbau mit Tischen, Stühlen, Kleiderständer, Informationsschildern und Wegweisern. Öffne die Location früh genug, damit anschließend noch Lautsprecher, Mikrofone und Verlängerungskabel getestet werden können.
- Bereite Getränke und Snacks erst nach der finalen Anmeldeliste vor und berücksichtige erfasste Ernährungswünsche. Kühltaschen, Kaffeebecher, Thermoskannen und Servierschalen werden oft erst beim Eindecken vermisst.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Spendenwerbung organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Ziel, Location, Genehmigungen und Programm. Einladungen und Werbebeiträge sollten mindestens 2 Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.
- Wann sollte ich die Helfer für die Spendenwerbung einteilen?
- Erstelle die Volunteer-Einteilung spätestens 5 bis 7 Tage vorher. Plane getrennte Zuständigkeiten für Einlass, Getränke, Technik, Aufbau und die Betreuung der Spendendosen ein.
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Spendenwerbung?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, einschließlich Wasser, Kaffee und weiterer Getränke. Kaufe für längere Veranstaltungen zusätzlich etwa 0,5 Liter pro Person als Reserve ein.
- Was muss am Tag der Spendenwerbung zuerst passieren?
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, danach Informationsschilder und Wegweiser; anschließend prüfst du Lautsprecher, Mikrofone, Zahlungsdaten und versiegelte Spendenboxen.
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