Checklist pour organiser une campagne de recrutement de dons

Une campagne de recrutement de dons demande plus qu’un message et une boîte de collecte. Il faut cadrer l’objectif, mobiliser les bénévoles, sécuriser les informations de don et préparer un accueil fluide. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation du lieu jusqu’à l’installation des tables, des panneaux et du matériel d’action. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour traiter les inscriptions et vérifier les modalités de paiement avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’objectif et le public cible
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Recruter des bénévoles
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le message promotionnel
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Vérifier les informations de don
2 personnes
Vérifier les informations de paiement
2 personnes
Imprimer les flyers et les formulaires
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Sceller les boîtes de dons
2 personnes
Mettre à jour la liste d’inscription
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Aménager le stand de dons
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueil des visiteurs
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Expliquer les possibilités de don
3 personnes
Tenir les tables d'information
4 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Collecter les formulaires de don
2 personnes
Enregistrer les dons en espèces
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Fermer les boîtes de dons de manière sécurisée
2 personnes
Démonter le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Transférer les dons
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Archiver les données d’inscription
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Portant à vêtements

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel d'action

Boîtes à donsqté 4
Caisse
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Badges nominatifsqté 80
Flyersqté 300
Formulaires de donqté 150

Décoration

Bannières d’informationqté 4
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Kit de lavage
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer un objectif chiffré et un public cible, puis adaptez le programme, le formulaire d’inscription et le message promotionnel à ces choix. Sans objectif précis, il devient difficile de mesurer les résultats après la campagne.
Réservez le lieu et vérifiez les autorisations au moins 3 à 4 semaines avant l’événement. Confirmez ensuite les intervenants et répartissez les bénévoles par créneaux, notamment pour l’accueil, les dons et la préparation.
Contrôlez les informations de don et de paiement avant d’imprimer les flyers et les formulaires. Une erreur sur un lien, un compte ou une consigne peut bloquer les dons le jour même.
Préparez les boîtes à dons, la caisse, les formulaires, les presse-papiers, les stylos et les badges nominatifs dans un même point de contrôle. Scellez les boîtes avant l’ouverture et notez qui les prend en charge.
Le jour J, prévoyez au moins 60 à 90 minutes pour ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, placer les panneaux directionnels et tester les haut-parleurs et les microphones. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une campagne de recrutement de dons ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, confirmer les intervenants, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une campagne de dons ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les questions sur les dons et 1 personne référente pour la caisse ou les boîtes à dons. Ajoutez des renforts par créneau si le programme prévoit plusieurs intervenants ou un public nombreux.
Combien de temps faut-il pour installer le lieu ?: Bloquez 60 à 90 minutes avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, les nappes, les panneaux d’information et le matériel audio. Ajoutez du temps si les rallonges, multiprises ou microphones n’ont pas été testés à l’avance.
Que faut-il vérifier avant d’imprimer les formulaires de don ?: Vérifiez les informations de don, les modalités de paiement, les coordonnées de contact et les éventuels liens ou QR codes. Faites une dernière relecture au moins 48 heures avant l’impression pour pouvoir corriger les erreurs à temps.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.