Zo organiseer je een donorregistratiedag

Begin niet met de uitnodiging, maar met de registratiepartner, doelgroep en privacytekst. Leg daarna de datum en locatie vast en bouw de inschrijving zo op dat je gegevens veilig kunt verwerken. Plan voldoende tijd voor vrijwilligersinstructie, het testen van tablets en digitale formulieren en een duidelijke routing op locatie. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, een afgeschermde registratieplek en een controle van papier, apparatuur en stroom voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Registratiedoelgroep bepalen
2 personen
3
Aanmeldformulier opstellen
2 personen
4
Privacytekst controleren
2 personen
5
Informatiefolders bestellen
6
Registratiepartner bevestigen
7
Reservering locatie bevestigen
8
Reservering meubilair bevestigen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Promotie online plaatsen
2 personen
11
Posters verspreiden
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Vrijwilligersinstructie maken
2 personen
16
Registratierollen verdelen
2 personen
17
Bewegwijzering ontwerpen
18
Inschrijvingen bevestigen
2 personen
19
Aanmeldgegevens veilig opslaan
2 personen
20
Registratieformulieren printen
21
Naambadges voorbereiden
2 personen
22
Tablets opladen
23
Digitale formulieren testen
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Materiaal controleren
2 personen
26
Locatiesleutels ophalen
27
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
28
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
29
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
30
Registratiebalies opbouwen
4 personen
31
Privacyruimtes inrichten
2 personen
32
Informatietafel inrichten
2 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Bewegwijzering ophangen
2 personen
35
Apparatuur aansluiten
2 personen
36
Formulieren en pennen klaarleggen
2 personen
37
Vrijwilligers briefen
3 personen
38
Registratieproef uitvoeren
3 personen

Event

39
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
40
Bezoekers welkom heten
2 personen
41
Aanmeldingen controleren
2 personen
42
Naambadges uitdelen
43
Registratiegegevens invoeren
4 personen
44
Toestemmingen laten ondertekenen
2 personen
45
Donorinformatie toelichten
3 personen
46
Privacyvragen beantwoorden
2 personen
47
Wachtrij begeleiden
48
Formulieren aanvullen
2 personen
49
Informatiefolders uitdelen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
52
Hapjes aanvullen
53
Afvalbakken legen
54
Papieren formulieren beveiligen
2 personen
55
Laatste bezoekers registreren
2 personen
56
Registratiebalies afsluiten
3 personen
57
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

58
Digitale gegevens veilig afsluiten
2 personen
59
Formulieren verzegelen
2 personen
60
Servies afwassen
2 personen
61
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
64
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
65
Locatie schoonmaken
3 personen
66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Materiaal inpakken
3 personen
68
Locatie afsluiten
2 personen
69
Registratiegegevens overdragen
2 personen
70
Bedankbericht versturen
71
Aanmeldgegevens archiveren
2 personen
72
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
73
Overgebleven voorraad opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Privacy schermenaantal 4
Tafelrokkenaantal 8

Apparatuur

Tabletsaantal 8
Tabletladersaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Wifi-router
Printer
Laptopaantal 2
Presentatiescherm
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 2

Registratie

Registratieformulierenaantal 250
Toestemmingsformulierenaantal 250
Pennenaantal 80
Potlodenaantal 20
Klembordenaantal 20
Naambadgesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Informatiefoldersaantal 300
Enveloppenaantal 250
Archiefdozenaantal 6
Documentenveloppenaantal 20
Papierversnipperaar

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Schenkkannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Tangenaantal 4
Opslagbakkenaantal 8

Decoratie

Tafeldecoratieaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Postersaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Plakbandaantal 6
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stofzuiger
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiedispensersaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de registratiepartner en privacytekst uiterlijk vier weken vooraf vast. Zonder goedgekeurde informatie en toestemmingsteksten kun je het aanmeldformulier niet verantwoord publiceren.
Plan per registratietafel minimaal één vrijwilliger en houd één extra vrijwilliger achter de hand. Verdeel vooraf de rollen voor ontvangst, uitleg, digitale registratie en het beantwoorden van praktische vragen.
Test tablets, laders, wifi, verlengkabels en digitale formulieren uiterlijk één week vooraf op de locatie. Neem geprinte registratie- en toestemmingsformulieren mee als uitwijkmogelijkheid bij storingen.
Maak de route zichtbaar vanaf de ingang tot de registratieplek. Gebruik privacy schermen en zet registratieformulieren, badges en informatiefolders per tafel klaar, zodat bezoekers niet door elkaar lopen.
Sla aanmeldgegevens alleen op de afgesproken, beveiligde manier op en verzamel papieren formulieren direct in documentenveloppen of archiefdozen. Plan na afloop dezelfde dag een controle op volledigheid en veilige overdracht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een donorregistratiedag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd om de registratiepartner, locatie, privacytekst, uitnodigingen, informatiefolders en vrijwilligers rond te krijgen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een donorregistratiedag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per registratietafel en plan daarnaast 1 reserve voor pauzes en onverwachte drukte. Bij meerdere registratievormen is een aparte ontvangst- of begeleidingsrol praktisch.
Wanneer moet je tablets en digitale formulieren testen?: Test alles uiterlijk 7 dagen vooraf en nogmaals op de locatie vóór opening. Controleer ook wifi, opladers, stekkerdozen en een papieren alternatief, zodat een storing de registratie niet stillegt.
Hoe zorg je voor privacy tijdens donorregistratie?: Gebruik privacy schermen of plaats tafels met voldoende afstand, zodat formulieren en schermen niet leesbaar zijn voor anderen. Controleer de privacytekst vooraf en verzamel ingevulde documenten direct in gesloten documentenveloppen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.