Organiser une journée d’inscription des donneurs

Une journée d’inscription des donneurs se prépare d’abord autour du parcours du participant : invitation, accueil, formulaire, consentement et transmission sécurisée des données. Fixez le lieu et le partenaire d’inscription assez tôt, puis vérifiez séparément les besoins techniques, la confidentialité et l’organisation des bénévoles. Les tablettes doivent être chargées et testées avant l’ouverture, tandis que les formulaires papier et les brochures servent de solution de secours. Prévoyez aussi un espace suffisamment confidentiel pour les échanges individuels.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le public cible de l’inscription
2 personnes
3
Établir le formulaire d'inscription
2 personnes
4
Vérifier le texte de confidentialité
2 personnes
5
Commander des brochures d’information
6
Confirmer le partenaire d’inscription
7
Confirmer la réservation du lieu
8
Confirmer la réservation du mobilier
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier la promotion en ligne
2 personnes
11
Distribuer les affiches
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Préparer les consignes des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les rouleaux d’enregistrement
2 personnes
17
Concevoir la signalétique
18
Confirmer les inscriptions
2 personnes
19
Enregistrer les données d’inscription en toute sécurité
2 personnes
20
Imprimer les formulaires d’inscription
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Charger les tablettes
23
Tester les formulaires numériques
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Vérifier le matériel
2 personnes
26
Récupérer les clés du lieu
27
Réceptionner les livraisons
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
30
Monter les comptoirs d’enregistrement
4 personnes
31
Aménager des espaces de confidentialité
2 personnes
32
Aménager le stand d’information
2 personnes
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Installer la signalétique
2 personnes
35
Brancher l'équipement
2 personnes
36
Préparer les formulaires et les stylos
2 personnes
37
Briefing des bénévoles
3 personnes
38
Effectuer un essai d’inscription
3 personnes

Événement

39
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
2 personnes
41
Vérifier les inscriptions
2 personnes
42
Distribuer les badges nominatifs
43
Saisir les données d’inscription
4 personnes
44
Faire signer les autorisations
2 personnes
45
Expliquer les informations sur les donneurs
3 personnes
46
Répondre aux questions sur la confidentialité
2 personnes
47
Encadrer la file d’attente
48
Compléter les formulaires
2 personnes
49
Distribuer les brochures d'information
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
52
Ravitaillement des amuse-bouches
53
Vider les poubelles
54
Sécuriser les formulaires papier
2 personnes
55
Enregistrer les derniers visiteurs
2 personnes
56
Fermer les comptoirs d’inscription
3 personnes
57
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

58
Sécuriser les données numériques
2 personnes
59
Sceller les formulaires
2 personnes
60
Faire la vaisselle
2 personnes
61
Nettoyer le point café
2 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
64
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
65
Nettoyer le lieu
3 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Emballer le matériel
3 personnes
68
Fermer le lieu
2 personnes
69
Transférer les données d'inscription
2 personnes
70
Envoyer un message de remerciement
71
Archiver les données d’inscription
2 personnes
72
Retourner le matériel loué
2 personnes
73
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 4
Paravents de confidentialitéqté 4
Jupes de tableqté 8

Équipement

Tablettesqté 8
Chargeurs de tabletteqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Routeur wifi
Imprimante
Ordinateur portableqté 2
Écran de présentation
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 2

Inscription

Formulaires d’inscriptionqté 250
Formulaires de consentementqté 250
Stylosqté 80
Crayonsqté 20
Presse-papiersqté 20
Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Brochures d’informationqté 300
Enveloppesqté 250
Boîtes d’archivesqté 6
Enveloppes pour documentsqté 20
Destructeur de documents

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Carafesqté 4
Glacièresqté 3
Pincesqté 4
Bacs de rangementqté 8

Décoration

Décoration de tableqté 10
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Affichesqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Aspirateur
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de désinfectantqté 6
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines avant la journée. Confirmez ensuite le partenaire d’inscription, le mobilier et les besoins en confidentialité afin d’éviter de modifier le parcours au dernier moment.
Testez chaque formulaire numérique 3 à 5 jours avant l’événement, sur toutes les tablettes prévues. Chargez les appareils la veille et emportez chargeurs, rallonges, multiprises et un routeur Wi-Fi si la connexion du lieu n’est pas fiable.
Préparez les bénévoles avec des consignes écrites et une répartition claire des rôles au moins 48 heures avant l’accueil. Prévoyez une personne pour orienter les arrivants, une pour les formulaires et une pour répondre aux questions.
Traitez les données d’inscription dans un espace sécurisé dès la fin de chaque créneau. Séparez les formulaires de consentement, les enveloppes et les boîtes d’archives, puis gardez un destructeur de documents disponible pour les brouillons ou doublons.
Contrôlez le parcours sur place avant l’ouverture : signalétique visible, badges prêts, stylos et presse-papiers en nombre, brochures accessibles et paravents installés. Faites un test complet avec une inscription fictive environ une heure avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’inscription des donneurs ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et le partenaire, d’envoyer les invitations, de commander les brochures et de recruter les bénévoles.
Quand faut-il tester les tablettes et les formulaires d’inscription ?: Faites un premier test 3 à 5 jours avant la journée, puis un second contrôle le matin même. Chargez toutes les tablettes la veille et vérifiez aussi la connexion, les chargeurs et les solutions papier.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée d’inscription ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et l’orientation, 1 pour les formulaires et 1 référent pour les questions ou les incidents par tranche d’environ 20 à 30 participants attendus en même temps.
Comment protéger les données des donneurs pendant l’événement ?: Limitez l’accès aux formulaires aux personnes désignées, utilisez un espace séparé pour les échanges confidentiels et rangez les documents dans des enveloppes ou boîtes d’archives dès qu’ils sont complétés. Ne laissez aucun formulaire rempli sur une table sans surveillance.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.