Einen Tag der Spenderregistrierung Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Tag der Spenderregistrierung entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Ablauf. Lege zuerst Datum, Ort und Zielgruppe fest, bevor du Formular, Datenschutz und Registrierungspartner abstimmst. Danach folgen Einladungen, Werbung und die Bearbeitung der Anmeldungen. In der letzten Woche prüfst du Technik, Unterlagen, Beschilderung und Helferrollen, damit vor Ort niemand nach Formularen, Ladegeräten oder einem freien Registrierungsplatz suchen muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Registrierungszielgruppe festlegen
2 Personen
3
Anmeldeformular erstellen
2 Personen
4
Datenschutzhinweis prüfen
2 Personen
5
Informationsbroschüren bestellen
6
Registrierungspartner bestätigen
7
Reservierung der Location bestätigen
8
Möbelreservierung bestätigen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Werbung online stellen
2 Personen
11
Poster verteilen
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
15
Freiwilligenanleitung erstellen
2 Personen
16
Registrierungsrollen verteilen
2 Personen
17
Beschilderung entwerfen
18
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
19
Anmeldedaten sicher speichern
2 Personen
20
Anmeldeformulare drucken
21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
22
Tablets aufladen
23
Digitale Formulare testen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
2 Personen
25
Material prüfen
2 Personen
26
Standortschlüssel abholen
27
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
28
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
29
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
30
Registrierungstische aufbauen
4 Personen
31
Rückzugsräume einrichten
2 Personen
32
Infotisch einrichten
2 Personen
33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
34
Beschilderung anbringen
2 Personen
35
Geräte anschließen
2 Personen
36
Formulare und Stifte bereitlegen
2 Personen
37
Freiwillige einweisen
3 Personen
38
Registrierungstest durchführen
3 Personen

Event

39
Empfangstheke besetzen
2 Personen
40
Besucher begrüßen
2 Personen
41
Anmeldungen prüfen
2 Personen
42
Namensschilder verteilen
43
Anmeldedaten eingeben
4 Personen
44
Einverständniserklärungen unterschreiben lassen
2 Personen
45
Spenderinformationen erläutern
3 Personen
46
Datenschutzfragen beantworten
2 Personen
47
Warteschlange betreuen
48
Formulare ergänzen
2 Personen
49
Informationsbroschüren verteilen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Getränke nachfüllen
52
Snacks auffüllen
53
Mülleimer leeren
54
Papierformulare sichern
2 Personen
55
Letzte Besucher registrieren
2 Personen
56
Registrierungstheken schließen
3 Personen
57
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

58
Digitale Daten sicher abschließen
2 Personen
59
Formulare versiegeln
2 Personen
60
Geschirr abwaschen
2 Personen
61
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
63
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
64
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
65
Location reinigen
3 Personen
66
Geräte ausschalten
2 Personen
67
Material einpacken
3 Personen
68
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
69
Registrierungsdaten übergeben
2 Personen
70
Dankesnachricht versenden
71
Anmeldedaten archivieren
2 Personen
72
Gemietetes Material zurückgeben
2 Personen
73
Restbestand einlagern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 60
StehtischeAnz. 4
SichtschutzwändeAnz. 4
TischröckeAnz. 8

Ausstattung

TabletsAnz. 8
Tablet-LadegeräteAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
WLAN-Router
Drucker
LaptopAnz. 2
Präsentationsbildschirm
Flipchart
Flipchart-MarkerAnz. 2

Registrierung

RegistrierungsformulareAnz. 250
EinverständniserklärungenAnz. 250
StifteAnz. 80
BleistifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 20
NamensschilderAnz. 150
BadgehalterAnz. 150
InformationsbroschürenAnz. 300
UmschlägeAnz. 250
ArchivboxenAnz. 6
DokumentenumschlägeAnz. 20
Aktenvernichter

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
TrinkgläserAnz. 100
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 4
AusgießkannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
ZangenAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 8

Dekoration

TischdekorationAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
PosterAnz. 20
WegweiserAnz. 12
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Staubsauger
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Zielgruppe, Ort und Registrierungsziel. Bestätige den Registrierungspartner und die Reservierung der Location, bevor du Einladungen verschickst oder Poster verteilst.
Prüfe Anmeldeformular und Datenschutzhinweis gemeinsam. Lege außerdem fest, wie Anmeldedaten sicher gespeichert werden und wer Zugriff auf die Unterlagen erhält.
Plane die Registrierung in klaren Rollen: Empfang, Datenerfassung, Ausgabe von Informationsbroschüren und Betreuung bei Rückfragen. Erstelle für die Freiwilligen eine kurze Anleitung und teile die Rollen spätestens einige Tage vor dem Termin zu.
Teste digitale Formulare mindestens 48 Stunden vorher auf jedem Tablet. Lade alle Geräte vollständig auf und prüfe WLAN-Router, Verlängerungskabel, Drucker und Laptop am vorgesehenen Aufbauort.
Bereite Papierunterlagen nicht erst am Veranstaltungstag vor. Drucke Formulare und Einverständniserklärungen, sortiere Namensschilder und Badgehalter und stelle Archivboxen sowie Dokumentenumschläge für die sichere Ablage bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der Spenderregistrierung planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Zielgruppe und Registrierungspartner. In der letzten Woche sollten Anmeldungen, Helferrollen, Unterlagen und Technik bereits feststehen.
Was muss auf einem Anmeldeformular für eine Spenderregistrierung stehen?: Das Formular sollte die für die Registrierung benötigten Kontaktdaten und Einwilligungen enthalten. Prüfe den Datenschutzhinweis mindestens 2 Wochen vor dem Termin und kläre, wie die Daten danach sicher gespeichert werden.
Wie viele Helfer braucht man für die Registrierung?: Plane mindestens eine Person für den Empfang und je eine weitere Person pro gleichzeitig geöffnetem Registrierungsplatz ein. Bei Tablets und Papierformularen sollte zusätzlich eine Person für technische oder organisatorische Rückfragen eingeplant werden.
Wann sollte man Tablets und digitale Formulare testen?: Teste digitale Formulare mindestens 48 Stunden vor Beginn und lade die Tablets am Vorabend vollständig auf. Prüfe dabei auch WLAN, Ladegeräte, Verlängerungskabel und den Drucker am tatsächlichen Einsatzort.

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