Boodschappenlijst voor een donorregistratiedag

Voor een donorregistratiedag heb je meer nodig dan formulieren en pennen. Je richt aparte registratieplekken in, beschermt persoonsgegevens en zorgt dat deelnemers zowel digitaal als op papier kunnen registreren. Reken per registratieplek op een tablet, lader, klembord en schrijfmateriaal. Leg daarnaast informatiefolders, naambadges, bewegwijzering en privacy schermen klaar. Controleer alle digitale formulieren en laad de tablets uiterlijk de avond ervoor op.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Privacy schermenaantal 4
Tafelrokkenaantal 8

Apparatuur

Tabletsaantal 8
Tabletladersaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Wifi-router
Printer
Laptopaantal 2
Presentatiescherm
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 2

Registratie

Registratieformulierenaantal 250
Toestemmingsformulierenaantal 250
Pennenaantal 80
Potlodenaantal 20
Klembordenaantal 20
Naambadgesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Informatiefoldersaantal 300
Enveloppenaantal 250
Archiefdozenaantal 6
Documentenveloppenaantal 20
Papierversnipperaar

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Schenkkannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Tangenaantal 4
Opslagbakkenaantal 8

Decoratie

Tafeldecoratieaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Postersaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Plakbandaantal 6
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stofzuiger
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiedispensersaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Thee - 4 dozen
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroensap - 2 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Papieren bekers - 250 stuks
- Papieren servetten - 500 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoutjes - 5 zakken
- Mini crackers - 6 pakken
- Hummus - 4 bakken
- Komkommer - 8 stuks
- Cherrytomaten - 6 bakken
- Druiven - 6 bakken
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Mueslirepen - 100 stuks
- Glutenvrije crackers - 3 pakken
- Suikervrije koekjes - 3 pakken
- Vegan koekjes - 4 pakken
- Koekjes - 8 pakken
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Handzeep - 4 flessen
- Desinfectiegel - 6 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Sponzen - 10 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Papieren handdoeken - 8 pakken
- Etiketten - 300 stuks
- Printerpapier - 5 pakken
- Inktcartridges - 2 sets

Tips

Maak per registratieplek één complete set: een tablet met lader, klembord, formulieren, pennen en naambadges. Zo hoef je op de dag zelf niet tussen tafels te verdelen.
Neem minimaal 10% extra registratieformulieren, toestemmingsformulieren en naambadges mee boven op het verwachte aantal deelnemers. Een tekort valt direct op bij de inschrijfbalie.
Zet privacy schermen rond plekken waar deelnemers persoonsgegevens invullen. Bewaar ingevulde documenten meteen in documentenveloppen of archiefdozen, niet los op een tafel.
Test de digitale formulieren en wifi uiterlijk 24 uur vooraf op elke tablet. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar, maar houd kabels buiten de looproute.
Tel informatiefolders per doelgroep en leg een voorraad achter de registratiebalie. Vul de tafel na elk uur aan, zodat deelnemers niet zelf in dozen hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel registratieformulieren heb ik nodig voor een donorregistratiedag?: Print voor iedere verwachte deelnemer één registratieformulier en één toestemmingsformulier. Neem daar 10% extra van mee; bij 100 deelnemers zijn dat 110 sets.
Hoeveel tablets heb ik nodig voor een donorregistratiedag?: Gebruik één tablet per digitale registratieplek. Voor vier gelijktijdige registratieplekken heb je dus 4 tablets nodig, plus minimaal 1 volledig opgeladen reserve-exemplaar als de registratie niet mag stilvallen.
Wat moet ik meenemen voor privacy bij donorregistratie?: Gebruik per registratieplek een privacy scherm en bewaar papieren gegevens direct in documentenveloppen of afsluitbare archiefdozen. Leg deze materialen uiterlijk de dag vóór het evenement klaar.
Wanneer moet ik de apparatuur voor een donorregistratiedag controleren?: Controleer tablets, laders, wifi, printer en presentatiescherm uiterlijk 24 uur vooraf. Laad alle tablets opnieuw op en test de digitale formulieren nogmaals op de ochtend van de registratiedag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.