Qué necesitas para una jornada de registro de donantes
Una jornada de registro de donantes necesita más que mesas y formularios. Debes preparar material para registrar a cada persona, proteger sus datos y mantener funcionando tablets, wifi e impresora durante toda la jornada. También conviene prever acreditaciones, folletos y sobres para entregar o guardar documentos sin mezclarlos. Esta lista reúne el material necesario para montar los puestos, atender a los asistentes y cerrar el registro de forma ordenada.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 60
- Mesas altascant. 4
- Pantallas de privacidadcant. 4
- Faldones para mesascant. 8
Equipo
- Tabletscant. 8
- Cargadores para tabletcant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Router wifi
- Impresora
- Portátilcant. 2
- Pantalla de presentación
- Pizarra de hojas
- Rotuladores para pizarracant. 2
Registro
- Formularios de registrocant. 250
- Formularios de autorizacióncant. 250
- Bolígrafoscant. 80
- Lápicescant. 20
- Portapapelescant. 20
- Credencialescant. 150
- Portabadgescant. 150
- Folletos informativoscant. 300
- Sobrescant. 250
- Cajas de archivocant. 6
- Sobres para documentoscant. 20
- Destructora de papel
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 4
- Jarras de servircant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Pinzascant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 8
Decoración
- Decoración de mesacant. 10
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Cartelescant. 20
- Carteles direccionalescant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Bridascant. 100
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Aspiradora
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de desinfectantecant. 6
- Papeleracant. 8
Catering
- Compras
- Café - 4 paquetes
- Té - 4 docenas
- Azúcar - 2 paquetes
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Zumo de limón - 2 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Vasos de papel - 250 unidades
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Palitos para remover - 300 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Snacks salados - 5 bolsas
- Mini crackers - 6 paquetes
- Hummus - 4 tarrinas
- Pepino - 8 unidades
- Tomates cherry - 6 bandejas
- Uvas - 6 cajas
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Barritas de muesli - 100 unidades
- Crackers sin gluten - 3 paquetes
- Galletas sin azúcar - 3 paquetes
- Galletas veganas - 4 paquetes
- Galletas - 8 paquetes
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas
- Gel desinfectante - 6 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Lavavajillas - 2 botellas
- Esponjas - 10 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Papel toalla - 8 paquetes
- Etiquetas - 300 unidades
- Papel para impresora - 5 paquetes
- Cartuchos de tinta - 2 juegos
Consejos
- Prepara al menos un formulario de registro y uno de autorización por persona inscrita, más un 10 % adicional para errores, cambios o nuevas inscripciones.
- Carga todas las tablets la noche anterior y lleva un cargador por dispositivo. Comprueba los formularios digitales y el router wifi antes de abrir las puertas.
- Reserva una pantalla de privacidad por cada puesto donde se rellenen datos personales. Coloca también sobres para documentos y cajas de archivo fuera de la vista del público.
- Lleva un bolígrafo por persona que esté registrándose y añade aproximadamente un 20 % de reserva. Los portapapeles facilitan la escritura cuando hay pocos espacios con mesa.
- Haz una prueba completa de impresión y conexión al menos 24 horas antes. Comprueba también los alargadores, regletas, cables y la destructora de papel antes de empezar.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos formularios necesito para una jornada de registro de donantes?
- Calcula un formulario de registro y uno de autorización por cada inscripción confirmada, y añade un 10 % de reserva. Para 100 personas, prepara al menos 110 unidades de cada tipo.
- ¿Cuántas tablets hacen falta para el registro?
- Depende del número de puestos y del ritmo de atención, pero una tablet por puesto permite registrar a una persona cada vez. Lleva al menos una tablet de reserva por cada 5 puestos y prueba todas 24 horas antes.
- ¿Qué material necesito para proteger los datos de los donantes?
- Usa pantallas de privacidad en cada puesto, sobres para documentos, cajas de archivo y una destructora de papel. Separa los documentos completos de los formularios pendientes desde el primer registro y guárdalos en un lugar cerrado al terminar.
- ¿Cuándo debo preparar el material de la jornada?
- Haz el inventario completo entre 48 y 24 horas antes. La víspera carga las tablets, prueba el wifi y la impresora, revisa los formularios y deja preparados los sobres, acreditaciones y folletos.
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