Que prévoir pour une journée d’inscription des donneurs ?

Une journée d’inscription des donneurs demande surtout du matériel pour accueillir, informer et enregistrer chaque personne sans exposer ses données. Prévoyez des postes séparés, des formulaires papier en réserve et des tablettes testées avant l’ouverture. Les fournitures d’inscription, les supports de confidentialité et les solutions de rangement sont souvent oubliés ou commandés trop tard. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à apporter.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 4
Paravents de confidentialitéqté 4
Jupes de tableqté 8

Équipement

Tablettesqté 8
Chargeurs de tabletteqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Routeur wifi
Imprimante
Ordinateur portableqté 2
Écran de présentation
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 2

Inscription

Formulaires d’inscriptionqté 250
Formulaires de consentementqté 250
Stylosqté 80
Crayonsqté 20
Presse-papiersqté 20
Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Brochures d’informationqté 300
Enveloppesqté 250
Boîtes d’archivesqté 6
Enveloppes pour documentsqté 20
Destructeur de documents

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Carafesqté 4
Glacièresqté 3
Pincesqté 4
Bacs de rangementqté 8

Décoration

Décoration de tableqté 10
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Affichesqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Aspirateur
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de désinfectantqté 6
Poubellesqté 8

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 5 sachets
- Mini crackers - 6 paquets
- Houmous - 4 bacs
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 6 barquettes
- Raisins - 6 bacs
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Barres de céréales - 100 pièces
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Biscuits sans sucre - 3 paquets
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Biscuits - 8 paquets
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel désinfectant - 6 flacons
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges - 10 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Essuie-tout - 8 paquets
- Étiquettes - 300 pièces
- Papier d’imprimante - 5 ramettes
- Cartouches d’encre - 2 lots

Conseils

Prévoyez au moins 1 presse-papiers, 2 stylos et 1 crayon par poste d’inscription, avec 20 % de formulaires vierges en plus que le nombre d’inscrits attendus.
Réservez un paravent de confidentialité pour chaque poste où des données personnelles sont saisies. Installez les tables de façon à ce que les écrans et formulaires ne soient pas visibles depuis la file d’attente.
Chargez toutes les tablettes la veille et prévoyez un chargeur, une rallonge et une multiprise pour chaque zone équipée. Testez chaque formulaire numérique avec une inscription fictive avant l’accueil.
Préparez les badges nominatifs et leurs porte-badges au moins 24 heures à l’avance. Gardez une réserve d’environ 10 % pour les erreurs de saisie, les changements de nom ou les arrivées imprévues.
Comptez les brochures d’information avant le jour J et répartissez-les par poste plutôt que de les laisser dans un seul carton. Conservez les formulaires remplis dans des enveloppes ou boîtes d’archives fermées dès qu’ils ne sont plus utilisés.

Questions fréquentes

Combien de formulaires faut-il prévoir pour une journée d’inscription des donneurs ?: Prévoyez un formulaire par inscription attendue, puis ajoutez une réserve de 20 %. Pour 100 personnes, préparez donc au moins 120 exemplaires, sans oublier les formulaires de consentement.
Quand faut-il préparer le matériel d’inscription ?: Rassemblez les fournitures et vérifiez le mobilier au moins 48 heures avant la journée. Chargez les tablettes, testez les formulaires numériques et préparez les badges la veille.
Combien de stylos et de presse-papiers faut-il par poste ?: Prévoyez au minimum 2 stylos et 1 presse-papiers par poste d’inscription, plus une réserve de 20 % à l’accueil. Ajoutez des crayons si les formulaires le demandent.
Comment protéger les formulaires remplis pendant la journée ?: Placez chaque formulaire complété dans une enveloppe ou une boîte d’archives fermée dès qu’il quitte le poste. Limitez l’accès aux personnes autorisées et utilisez un destructeur de documents pour les copies inutiles.

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