Documentairefestival organiseren: checklist en planning

Een documentairefestival organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, thema, films en vertoningsrechten, daarna locatie, techniek en publiekscommunicatie. Reserveer projectoren, schermen en geluidssets ruim voordat de kaartverkoop opent. Controleer elk filmbestand bovendien op een mediaspeler in de zaal waarin het wordt vertoond. Deze checklist helpt je van de eerste programmakeuze tot registratie, catering en de laatste technische controle op de festivaldag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum vastleggen
2 personen
Programma en thema bepalen
3 personen
Documentaires selecteren
3 personen
Vertoningsrechten controleren
2 personen
Filmbestanden opvragen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
2 personen
Projectoren reserveren
Schermen en geluidssets reserveren
Gespreksleiders vastleggen
2 personen
Filmmakers uitnodigen
2 personen
Programmaoverzicht maken
2 personen
Ticketverkoop openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieteksten schrijven
2 personen
Promotiebeelden maken
2 personen
Festival online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Pers en partners informeren
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Dranken en boodschappen kopen
2 personen
Filmbestanden controleren
2 personen
Films op mediaspelers zetten
2 personen
Draaiboek en contactlijst printen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programmaboekjes sorteren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zalen inspecteren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Projectoren aansluiten
2 personen
Schermen plaatsen
3 personen
Geluidssets aansluiten
2 personen
Licht en verduistering instellen
2 personen
Films technisch testen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Infotafels inrichten
2 personen
Teambriefing houden
6 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
2 personen
Eerste film starten
2 personen
Zaaltoegang begeleiden
3 personen
Nagesprek begeleiden
3 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede film starten
2 personen
Panelgesprek begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Derde film starten
2 personen
Vragen uit het publiek verzamelen
2 personen
Publieksstemming verzamelen
2 personen
Afsluitwoord verzorgen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zalen opruimen
4 personen
Zalen schoonmaken
3 personen
Materialen tellen
2 personen
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Bezoekersbedankje versturen
2 personen
Foto's en video's archiveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Bistrotafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 14
Statafelsaantal 10
Krukkenaantal 20

Apparatuur

Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Mediaspelersaantal 2
Laptopsaantal 2
Speakersetsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-werklampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 8
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Festivalpostersaantal 20
Richtingsbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Naambadgehoudersaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Programmaboekjesaantal 180
Naamkaartjesaantal 30
Polsbandjesaantal 180
Balpennenaantal 20
Feedbackkaartenaantal 180
Stemboxenaantal 2
Boodschappen

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletpapierrollenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12

Tips

Leg de vertoningsrechten vast voordat je het programma publiceert. Vraag filmbestanden op zodra de selectie rond is en noteer per film de afgesproken aanleverdatum.
Plan per zaal een technische test met projector, scherm, mediaspeler, speakerset, HDMI-kabel en microfoon. Test niet alleen beeld en geluid, maar ook de bestanden vanaf de exacte afspeelapparatuur.
Open de ticketverkoop pas nadat tijden, zaalcapaciteit en programmaoverzicht gecontroleerd zijn. Houd daarna dagelijks de aanmeldingen, dieetwensen en bezoekerslijst bij tot uiterlijk enkele dagen voor het festival.
Maak voor bezoekers én medewerkers duidelijke bewegwijzering vanaf de ingang naar registratie, zalen en toiletten. Zet registratietafels, naambadgehouders en programmastandaards minimaal 60 minuten voor de eerste vertoning klaar.
Print het draaiboek en de contactlijst vóór de opbouw en bewaar daarnaast reservebatterijen, USB-sticks, verlengsnoeren en stekkerdozen op één vaste technische plek. Zo verlies je tijdens zaalwissels geen tijd met zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een documentairefestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, thema, filmaankopen en locatie. Reserveer projectoren, schermen, geluidssets en gespreksleiders zodra het programma vorm krijgt.
Wanneer moet ik vertoningsrechten voor documentaires regelen?: Regel de rechten voordat je films online publiceert of tickets verkoopt; plan hiervoor minimaal 8 weken vóór het festival. Bewaar per documentaire de bevestiging en eventuele voorwaarden in één overzicht.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de technische controle?: Reserveer per zaal minstens 60 minuten voor een volledige test en voeg 30 minuten toe voor het oplossen van problemen. Controleer elke film vanaf de mediaspeler, met projector, scherm, speakers en microfoon aangesloten.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een documentairefestival?: Vraag dieetwensen op bij de aanmelding en geef de definitieve aantallen uiterlijk 7 dagen vóór het festival door aan de cateraar. Bestel dranken en boodschappen daarna met een kleine marge voor medewerkers en gespreksleiders.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.