Organiser un festival du documentaire sans rien oublier

Un festival du documentaire se prépare bien avant l’ouverture des portes : la programmation, les droits de projection et les fichiers vidéo doivent être sécurisés en premier. Ensuite viennent la réservation des salles, le matériel technique, les invitations et la billetterie. Cette checklist de 70 tâches et 58 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au catering et aux documents utiles le jour du festival. Elle tient aussi compte des détails souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les câbles ou les contacts d’urgence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du festival
2 personnes
Définir le programme et le thème
3 personnes
Sélectionner les documentaires
3 personnes
Vérifier les droits de projection
2 personnes
Demander les fichiers vidéo
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Réserver les projecteurs
Réserver les écrans et les systèmes son
Fixer les animateurs
2 personnes
Inviter les cinéastes
2 personnes
Créer un aperçu du programme
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Rédiger les textes promotionnels
2 personnes
Créer les visuels promotionnels
2 personnes
Publier le festival en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Informer la presse et les partenaires
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Acheter les boissons et les courses
2 personnes
Vérifier les fichiers vidéo
2 personnes
Mettre les films sur les lecteurs multimédias
2 personnes
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Classer les programmes
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter les salles
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Brancher les projecteurs
2 personnes
Installer les écrans
3 personnes
Brancher les systèmes son
2 personnes
Régler l’éclairage et l’occultation
2 personnes
Tester techniquement les films
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Aménager les tables d’information
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
6 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
Lancer le premier film
2 personnes
Accompagner l’accès à la salle
3 personnes
Animer le débriefing
3 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Lancer le deuxième film
2 personnes
Animer le débat
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Lancer le troisième film
2 personnes
Recueillir les questions du public
2 personnes
Recueillir les votes du public
2 personnes
Prononcer le mot de clôture
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les salles
4 personnes
Nettoyer les salles
3 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
2 personnes
Archiver les photos et vidéos
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables bistrotqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Nappesqté 14
Tables hautesqté 10
Tabouretsqté 20

Équipement

Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Ensembles d’enceintesqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 4
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Affiches du festivalqté 20
Panneaux directionnelsqté 12
Pupitres de programmeqté 6
Décoration de tableqté 12
Supports de badges nominatifsqté 30

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Poubellesqté 8

Catering

Brochures du programmeqté 180
Badges nominatifsqté 30
Braceletsqté 180
Stylos à billeqté 20
Cartes de feedbackqté 180
Urnes de voteqté 2
Courses

Nettoyage

Balaisqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Rouleaux de papier toiletteqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-toutqté 12

Conseils

Commencez par la date, le thème et le programme, puis vérifiez les droits de projection avant de communiquer les titres. Prévoyez plusieurs jours pour obtenir les autorisations et les fichiers définitifs.
Testez chaque documentaire au moins 48 heures avant la première séance. Copiez les fichiers sur les lecteurs multimédias et gardez une clé USB de secours, avec les câbles HDMI et les rallonges nécessaires.
Réservez les projecteurs, écrans, enceintes et microphones en même temps que les salles. Faites un essai complet dans chaque salle avant l’arrivée du public, y compris le son et les sous-titres.
Fermez les inscriptions et mettez à jour la liste des visiteurs quelques jours avant l’événement. Demandez les besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant de confirmer le catering.
Préparez le déroulé, la liste de contacts et les panneaux directionnels la veille. Gardez des piles de rechange, des lampes de poche et des lampes de travail LED accessibles, car les petits incidents arrivent souvent pendant l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival du documentaire ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Les droits de projection, les invités, les salles et le matériel technique peuvent demander plusieurs semaines de confirmation.
Comment vérifier les droits de projection d’un documentaire ?: Contactez le détenteur des droits pour chaque film avant d’ouvrir la billetterie. Demandez une confirmation écrite précisant la date, le lieu, le nombre de séances et le fichier autorisé.
Quand tester les films et le matériel de projection ?: Vérifiez les fichiers vidéo au moins 48 heures avant le festival, puis faites un test dans chaque salle la veille. Contrôlez l’image, le son, les sous-titres, les lecteurs multimédias et les câbles HDMI.
Quand commander le catering pour un festival ?: Recueillez les besoins alimentaires au moins 5 jours avant l’événement et confirmez ensuite les quantités avec le traiteur. Prévoyez les boissons, les tasses, les verres et les assiettes avant le jour du festival.

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