Dokumentarfilmfestival organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Dokumentarfilmfestival braucht mehr Vorbereitung als eine normale Filmvorführung: Für jeden Titel müssen Aufführungsrechte, Filmdatei und Technik zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Thema und Programm fest, reserviere dann Räume und Projektoren und öffne erst danach den Ticketverkauf. In den letzten Tagen zählen technische Tests, Besucherliste, Ernährungswünsche und ein gedruckter Ablaufplan. So erkennst du rechtzeitig, was noch fehlt und wer am Festivaltag zuständig ist.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Festivaldatum festlegen
2 Personen
Programm und Thema festlegen
3 Personen
Dokumentationen auswählen
3 Personen
Aufführungsrechte überprüfen
2 Personen
Filmdateien anfordern
2 Personen
Location und Räume reservieren
2 Personen
Projektoren reservieren
Leinwände und Soundsysteme reservieren
Moderatoren festlegen
2 Personen
Filmemacher einladen
2 Personen
Programmübersicht erstellen
2 Personen
Ticketverkauf öffnen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbetexte schreiben
2 Personen
Promotionsbilder erstellen
2 Personen
Festival online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Besucherliste aktualisieren
Presse und Partner informieren
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Getränke und Einkäufe kaufen
2 Personen
Filmdateien überprüfen
2 Personen
Filme auf Mediaplayer laden
2 Personen
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programmhefte sortieren
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Räume inspizieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
Projektoren anschließen
2 Personen
Abschrankungen aufstellen
3 Personen
Tonsets anschließen
2 Personen
Licht und Verdunkelung einstellen
2 Personen
Filme technisch testen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Infotische einrichten
2 Personen
Teambriefing durchführen
6 Personen
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
2 Personen
Ersten Film starten
2 Personen
Zugang zum Saal begleiten
3 Personen
Nachgespräch moderieren
3 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweiten Film starten
2 Personen
Podiumsgespräch begleiten
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Dritten Film starten
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Publikumsabstimmung sammeln
2 Personen
Abschlusswort halten
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Säle aufräumen
4 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Materialien zählen
2 Personen
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Dankeschön an Besucher senden
2 Personen
Fotos und Videos archivieren
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 170
- BistrotischeAnz. 12
- RegistrierungstischeAnz. 2
- TischdeckenAnz. 14
- StehtischeAnz. 10
- HockerAnz. 20
Ausstattung
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- MedienplayerAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- Lautsprecher-SetsAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- HDMI-KabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- USB-SticksAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 24
Beleuchtung
- LED-ArbeitslampenAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 4
Dekoration
- FestivalplakateAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- ProgrammständerAnz. 6
- TischdekorationAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 30
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 180
- TellerAnz. 180
- GabelnAnz. 180
- MesserAnz. 180
- LöffelAnz. 100
- ServierplattenAnz. 12
- KaraffenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 8
Catering
- ProgrammhefteAnz. 180
- NamensschilderAnz. 30
- ArmbänderAnz. 180
- KugelschreiberAnz. 20
- FeedbackkartenAnz. 180
- WahlurnenAnz. 2
- Einkäufe
Reinigung
- BesenAnz. 3
- MüllgreiferAnz. 3
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- ToilettenpapierrollenAnz. 24
- HandseifenspenderAnz. 6
- PapierhandtücherAnz. 12
Tipps
- Kläre die Aufführungsrechte, bevor du Filme öffentlich ankündigst. Fordere die finalen Filmdateien spätestens 14 Tage vor dem Festival an und prüfe Auflösung, Ton und Laufzeit.
- Plane pro Vorführraum mindestens einen vollständigen Techniktest ein. Lade die Filme vorab auf den Mediaplayer und teste zusätzlich Laptop, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Funkmikrofon.
- Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Programmübersicht, Einlasszeiten und Moderatoren feststehen. Aktualisiere die Besucherliste täglich in der letzten Woche und erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vorher.
- Bestelle Catering und Getränke nach der bestätigten Besucherzahl, nicht nach den unverbindlichen Anmeldungen. Halte für Registrierung und Einlass eigene Tische, Namensschildhalter und gedruckte Listen bereit.
- Drucke Ablaufplan und Kontaktliste mindestens einen Tag vorher aus und verteile sie an Moderation, Technik und Registrierung. Stelle Wegweiser, Programmständer und Festivalplakate vor dem Einlass auf, damit niemand den Raum suchen muss.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Dokumentarfilmfestival organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Thema, Filme, Aufführungsrechte, Räume, Technik, Moderation und Ticketverkauf ohne unnötigen Zeitdruck koordinieren.
- Wann muss ich die Aufführungsrechte für Dokumentarfilme klären?
- Kläre die Rechte vor der Veröffentlichung des Programms, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Festival. Ohne bestätigte Rechte solltest du weder Tickets verkaufen noch einen Titel öffentlich ankündigen.
- Wie viele Tage vorher sollten die Filmdateien getestet werden?
- Fordere die Dateien spätestens 14 Tage vorher an und teste jede Datei mindestens 3 bis 5 Tage vor dem Festival. Lade die geprüften Versionen anschließend auf den vorgesehenen Mediaplayer und halte einen USB-Stick als Ersatz bereit.
- Wann sollte man Catering und Getränke für ein Filmfestival bestellen?
- Bestelle das Catering etwa 5 bis 7 Tage vorher, sobald die Besucherzahl und Ernährungswünsche belastbar sind. Getränke und haltbare Einkäufe kannst du 1 bis 2 Tage vor dem Festival bereitstellen.
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