DJ-avond organiseren: checklist van voorbereiding tot start
Een DJ-avond staat of valt met een goede volgorde: eerst leg je locatie, DJ en muziekstijl vast, daarna regel je gasten, catering en techniek. Plan de zaal zo dat de dansvloer vrij blijft en de DJ-tafel, bar en buffet elkaar niet hinderen. Controleer op de dag zelf niet alleen de geluidsapparatuur, maar ook stroompunten, toiletten, koeling en verlichting. Met deze checklist zie je wat je vooraf regelt en welke controles je niet tot het laatste moment moet uitstellen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie en zaal bevestigen
DJ en muziekstijl vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Dranklevering bestellen
Apparatuur reserveren
Indeling van de zaal maken
2 personen
Muziekwensen verzamelen
Draaiboek afdrukken
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaal en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Dansvloer vrijmaken
2 personen
DJ-tafel opstellen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Geluids- en lichttest uitvoeren
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
Briefing voor medewerkers geven
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Polsbandjes of entree afhandelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Muziekprogramma starten
Hapjes presenteren
2 personen
Buffet en bar bijhouden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Muziek en licht bedienen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Zaal en toiletten schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- DJ-tafel
- Barkrukkenaantal 4
Apparatuur
- DJ-controller
- Laptopstandaard
- Actieve speakersaantal 2
- Subwoofer
- Audiomixer
- Draadloze microfoon
- Speakerstatievenaantal 2
- Audiokabelsaantal 6
- Verlenghaspelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 5
Verlichting
- LED-lichtbalkenaantal 4
- Lichtstatievenaantal 2
- Lichtfiltersaantal 4
Servies
- Drinkglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 30
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerkommenaantal 10
- Serveerschalenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Flessenopenersaantal 3
- Kurkentrekkersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
Decoratie
- Slingersaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 8
- Polsbandjesaantal 100
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de geluids- en lichttest minimaal 2 uur voor de ontvangst. Sluit de actieve speakers, subwoofer, audiomixer, microfoon en verlichting aan voordat gasten binnenkomen.
- Maak de dansvloer ruim voordat je tafels en stoelen plaatst. Houd de DJ-tafel uit de looproute naar bar, buffet en toiletten en controleer of alle kabels zijn weggewerkt.
- Bestel drank op basis van het aantal aanmeldingen en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Leg koelboxen en ijsblokbakken klaar, zodat niet alles tegelijk in één koelkast hoeft.
- Verzamel muziek- en dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf. Geef de DJ een overzicht met gewenste stijlen en meld allergieën tijdig aan de catering.
- Druk het draaiboek en de bezoekerslijst uiterlijk 1 dag vooraf af. Zet daarnaast een korte controlelijst klaar voor zaal, toiletten, bar, buffet, stroom, geluid en licht.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een DJ-avond organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, DJ en uitnodigingen. Regel apparatuur, catering en drank uiterlijk 2 weken voor de avond en verzamel muziek- en dieetwensen 1 week vooraf.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een DJ-avond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor de resterende uren kun je gemiddeld 1 tot 2 drankjes per persoon per uur aanhouden; koel een deel vooraf en houd extra ijs beschikbaar.
- Wanneer moet ik de geluidsinstallatie testen?
- Voer de geluids- en lichttest minimaal 2 uur voor de ontvangst uit. Test ook de draadloze microfoon, audiokabels, stekkerdozen en verlenghaspels, zodat je nog tijd hebt om een storing op te lossen.
- Wanneer maak ik de zaalindeling voor een DJ-avond?
- Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en controleer die opnieuw bij het opbouwen. Plaats tafels en stoelen eerst aan de randen, houd de dansvloer vrij en laat een duidelijke route naar bar en toiletten over.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!