Checklist pour organiser une soirée DJ sans rien oublier

Une soirée DJ réussie se prépare dans le bon ordre : d’abord le lieu, le DJ et les invités, puis le catering, les boissons et le matériel. Cette checklist couvre les 49 tâches du plan, de la réservation de la salle au test du son et des lumières. Elle tient aussi compte des détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les morceaux demandés, les câbles et l’espace dégagé pour danser. Utilise-la pour répartir les responsabilités et garder une vue claire jusqu’au jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la salle
Définir le DJ et le style musical
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Commander la livraison de boissons
Réserver l’équipement
Établir le plan de salle
2 personnes
Recueillir les morceaux souhaités
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dégager la piste de danse
2 personnes
Installer la table du DJ
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Effectuer le test son et lumière
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer la table d’accueil
2 personnes
Donner le briefing aux collaborateurs

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Gérer les bracelets ou l’entrée
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Lancer le programme musical
Présenter les amuse-bouches
2 personnes
Gérer le buffet et le bar
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Gérer la musique et l'éclairage
Annoncer le dernier tour
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle et les toilettes
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Table DJ
Tabourets de barqté 4

Équipement

Contrôleur DJ
Support pour ordinateur portable
Intervenants actifsqté 2
Subwoofer
Mixeur audio
Micro sans fil
Pieds d'enceinteqté 2
Câbles audioqté 6
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 5

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Filtres de lumièreqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 100
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Saladiers de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Décoration

Guirlandesqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Braceletsqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve le matériel audio et l’éclairage avant d’envoyer les invitations : il faut notamment prévoir le contrôleur DJ, la table DJ, les enceintes, le subwoofer, les câbles, les rallonges et les multiprises. Vérifie aussi qui assure le branchement et le test sur place.
Fixe une date limite d’inscription et demande les besoins alimentaires au même moment. Tu pourras ensuite calculer les quantités de catering et éviter de découvrir des régimes ou allergies la veille.
Prépare une liste des morceaux souhaités quelques jours avant la soirée et transmets-la au DJ. Imprime également le déroulé et la liste des visiteurs : ces documents sont plus rapides à consulter sur papier pendant l’installation.
Refroidis les boissons suffisamment tôt et prévois les glacières, les bacs à glaçons, les verres et les tire-bouchons. Pour le premier service, compte environ 2 à 3 boissons par personne et par heure, puis ajuste selon la durée prévue.
Dégage la piste avant d’installer les tables et les chaises, puis teste le son et les lumières dans la configuration finale. Vérifie les toilettes, les branchements électriques, le buffet et le bar avant l’arrivée des invités, idéalement 60 à 90 minutes à l’avance.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une soirée DJ ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date. Confirme d’abord le lieu, la salle, le DJ et le style musical, puis réserve le matériel et envoie les invitations.
Combien de boissons prévoir pour une soirée DJ ?: Prévois environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 par personne et par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau et garde les boissons au frais avant l’ouverture du bar.
Quand faire le test du son et des lumières ?: Fais-le le jour même, après avoir installé la table du DJ, les enceintes, le subwoofer et l’éclairage. Prévois au moins 30 minutes pour corriger un câble, un niveau sonore ou un branchement électrique.
Que préparer la veille d’une soirée DJ ?: La veille, finalise la liste des visiteurs, le déroulé, les morceaux demandés et les quantités de catering. Refroidis les boissons si possible, rassemble le matériel et vérifie que les rallonges, multiprises, câbles et accessoires sont bien disponibles.

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