Checklist para organizar una noche de DJ sin imprevistos
Una noche de DJ necesita más que una buena lista de canciones. Hay que cerrar la sala, controlar las inscripciones, calcular comida y bebidas y reservar el equipo con tiempo. El día del evento, la pista debe quedar despejada y el sonido y la iluminación probados antes de que lleguen los invitados. Usa esta checklist para avanzar en orden y evitar los olvidos de última hora, desde las preferencias dietéticas hasta los cables y las bebidas frías.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar el lugar y la sala
Definir el DJ y el estilo musical
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Pedir la entrega de bebidas
Reservar equipo
Montar la distribución de la sala
2 personas
Recopilar peticiones musicales
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de visitantes
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar la sala y los baños
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Despejar la pista de baile
2 personas
Montar la mesa del DJ
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Realizar la prueba de sonido e iluminación
2 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar la mesa de bienvenida
2 personas
Dar briefing al personal
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Gestionar pulseras o entradas
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Iniciar el programa musical
Presentar los aperitivos
2 personas
Mantener el buffet y el bar
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Controlar la música y la iluminación
Anunciar la última ronda
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
Limpiar la sala y los baños
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 80
- Mesa de DJ
- Taburetes de barcant. 4
Equipo
- Controlador de DJ
- Soporte para portátil
- Altavoces activoscant. 2
- Subwoofer
- Mesa de mezclas
- Micrófono inalámbrico
- Soportes para altavocescant. 2
- Cables de audiocant. 6
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 5
Iluminación
- Barras de luz LEDcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Filtros de luzcant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Copas de vinocant. 40
- Tazas de cafécant. 30
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cuencos de serviciocant. 10
- Bandejas de servircant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Abrebotellascant. 3
- Sacacorchoscant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 8
- Pulserascant. 100
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma la sala y su distribución antes de enviar las invitaciones. Deja espacio suficiente para la mesa del DJ, los altavoces, la iluminación y una pista de baile despejada.
- Cierra el número de asistentes y las preferencias dietéticas antes de calcular el catering. Haz las compras y pide las bebidas con varios días de margen, no la misma mañana.
- Reserva con antelación el controlador, los altavoces activos, el subwoofer, la mesa de mezclas y los soportes. Comprueba también que haya cables, regletas y enrollacables suficientes para la instalación.
- Programa la prueba de sonido e iluminación antes de abrir las puertas. Comprueba cada altavoz, el micrófono inalámbrico, las barras LED y los filtros de luz mientras la sala aún está vacía.
- Prepara por separado lo que se usa durante el servicio: vasos, copas, platos, cubiertos, bandejas, cubiteras, abrebotellas y sacacorchos. Enfría las bebidas antes del montaje y deja máquinas de café y teteras listas para el final de la noche.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de DJ?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar la sala, el DJ, las invitaciones y el equipo. Deja la confirmación final de asistentes y las compras para los últimos 3 o 4 días.
- ¿Cuándo se hace la prueba de sonido de una noche de DJ?
- Hazla el mismo día, como mínimo 2 horas antes de que lleguen los invitados. Reserva tiempo para ajustar el volumen, colocar los altavoces y probar también la iluminación y el micrófono.
- ¿Cuánta bebida necesito para una noche de DJ?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y después aproximadamente 1 por hora, ajustando según la duración y el tipo de público. Añade agua y hielo, y enfría las bebidas varias horas antes.
- ¿Qué se suele olvidar al montar una noche de DJ?
- Los olvidos más habituales son cables de audio, regletas, soportes, abrebotellas y espacio libre para la pista. Revisa la sala y los baños entre 60 y 90 minutos antes de abrir y comprueba que la mesa del DJ tenga todos los accesorios.
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