Diwali organiseren: complete checklist voor je viering

Een Diwaliviering vraagt meer voorbereiding dan alleen decoratie en eten. Leg eerst datum, locatie, budget en bezoekersaantal vast; werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen, rituelen en catering. In de laatste week controleer je onder meer dieetwensen, diya’s, kaarsveiligheid, muziek en de rangoli. Op deze pagina staat het volledige plan met 70 taken en 59 spullen, zodat je per fase ziet wat geregeld, getest en klaargezet moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen en regels controleren
Budget en bezoekersaantal vastleggen
2 personen
Leveranciers en reserveringen vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Programma en rituelen vastleggen
3 personen
Vrijwilligers voor taken indelen
2 personen
Muziek en presentaties verzamelen
2 personen
Veiligheidsplan voor kaarsen maken
2 personen
Route en parkeerinformatie delen
Bezoekerslijst en dieetlijst afronden
2 personen
Decoratie en materialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Verse boodschappen bestellen
Droge boodschappen kopen
2 personen
Diya’s en kaarsen testen
2 personen
Muziekapparatuur testen
2 personen
Rangoli-ontwerp voorbereiden
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Desserts portioneren
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tafelkleden en buffet indelen
3 personen
Rangoli bij de entree maken
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtjes en lampionnen plaatsen
3 personen
Puja- en diya-tafel inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Buffet en drankstation inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en gerechten afwerken
4 personen
Allergenen duidelijk markeren
2 personen

Event

Welkomsttafel bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Rangoli-activiteit begeleiden
2 personen
Muziekprogramma starten
Chai en snacks serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Puja en diya’s toelichten
2 personen
Puja begeleiden
3 personen
Diya’s veilig aansteken
4 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Buffet openen
2 personen
Gerechten serveren
5 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Servies inzamelen
3 personen
Culturele optredens begeleiden
2 personen
Desserts en thee serveren
4 personen
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
Kaarsen en diya’s doven
4 personen
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Eten gekoeld opbergen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Vloeren en toiletten schoonmaken
3 personen
Resterend voedsel afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval en glas wegbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Welkomsttafel
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 14
Stoelhoezenaantal 80

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 80
Glazenaantal 120
Theeglazenaantal 80
Kopjes en schotelsaantal 60
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbakkenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Decoratie

Rangolipoederaantal 8
Kunstbloemenaantal 12
Bloemenslingersaantal 10
Diya-houdersaantal 80
Tafeldecoratieaantal 12
Diwali-spandoekenaantal 4
Papieren lampionnenaantal 12
Decoratieve doekenaantal 8
Puja-doek

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Bewaarbakkenaantal 20
Ovenwantenaantal 4

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 8
Led-lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24
Brandblussersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de veiligheidscontrole voor diya’s en kaarsen uiterlijk één week vooraf. Bepaal waar open vuur mag staan, houd looppaden vrij en wijs op de dag zelf minimaal één verantwoordelijke aan.
Sluit de bezoekers- en dieetlijst 3 tot 5 dagen voor de viering. Gebruik die aantallen voor borden, glazen, bestek, serveerbakken en het portioneren van desserts.
Bestel verse boodschappen pas nadat het programma en aantal aanmeldingen vaststaan, maar controleer droge boodschappen al 7 dagen eerder. Zo blijven verse producten vers zonder dat basisingrediënten ontbreken.
Test luidsprekers, microfoon en muziek minimaal 2 dagen vooraf. Leg presentaties en muziekbestanden op één plek klaar en controleer of de ruimte tijdens rituelen verstaanbaar blijft.
Maak de rangoli en decoratie niet pas bij de openingstijd. Bereid het ontwerp vooraf voor en zet tafelkleden, bloemversiering, diya-houders en de puja-tafel zo klaar dat de opbouw op locatie vlot verloopt.

Veelgestelde vragen

Wanneer begin ik met een Diwaliviering organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, budget en bezoekersaantal. Reserveer leveranciers en verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig verzamelt.
Hoeveel dagen van tevoren verstuur ik uitnodigingen voor Diwali?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen met een sluitingsdatum, bijvoorbeeld 5 dagen vóór de viering, zodat je inkopen en tafelopstelling kunt afronden.
Wanneer controleer ik diya’s en kaarsen voor een Diwaliviering?: Test alle diya’s en kaarsen uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf en maak de veiligheidsindeling in dezelfde week. Controleer op stabiele houders, voldoende afstand tot doeken en vrije routes voor bezoekers.
Wat moet ik de dag voor Diwali klaarzetten?: Zet de decoratie, servies, bestek, tafels en buffettafels de dag ervoor klaar als de locatie dat toelaat. Was en snijd groenten, portioneer desserts en leg de bezoekers- en dieetlijst klaar; open de locatie op de dag zelf volgens een vaste taakverdeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.