Diwali-Feier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Diwali-Feier braucht mehr Vorbereitung als nur Dekoration und gutes Essen. Kläre zuerst Ort, Datum, Budget und Besucherzahl, bevor du Einladungen verschickst oder Lieferanten buchst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Programm, Rituale und die Aufgabenverteilung für Freiwillige. In den letzten Tagen prüfst du Diyas, Rangoli-Material, Musikanlage, Geschirr und frische Einkäufe. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Planung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen und Regeln kontrollieren
Budget und Besucherzahl festlegen
2 Personen
Lieferanten und Reservierungen festhalten
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Programm und Rituale festlegen
3 Personen
Freiwillige den Aufgaben zuordnen
2 Personen
Musik und Präsentationen sammeln
2 Personen
Sicherheitsplan für Kerzen erstellen
2 Personen
Routen- und Parkinformationen teilen
Besucherliste und Diätliste abschließen
2 Personen
Dekoration und Materialien prüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Frische Einkäufe bestellen
Trockene Lebensmittel kaufen
2 Personen
Diyas und Kerzen testen
2 Personen
Musikanlage testen
2 Personen
Rangoli-Design vorbereiten
2 Personen
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
Desserts portionieren
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Räume lüften
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Tischdecken und Buffet einteilen
3 Personen
Rangoli am Eingang gestalten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Lichter und Laternen aufstellen
3 Personen
Puja- und Diya-Tisch einrichten
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Buffet und Getränkestation einrichten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks und Gerichte fertigstellen
4 Personen
Allergene deutlich kennzeichnen
2 Personen

Event

Empfangstisch betreuen
2 Personen
Gäste empfangen
3 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
Rangoli-Aktivität betreuen
2 Personen
Musikprogramm starten
Chai und Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Puja und Diya-Lampen erklären
2 Personen
Puja begleiten
3 Personen
Diyas sicher anzünden
4 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Gerichte servieren
5 Personen
Buffet ordentlich halten
2 Personen
Geschirr einsammeln
3 Personen
Kulturelle Darbietungen begleiten
2 Personen
Desserts und Tee servieren
4 Personen
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
2 Personen
Kerzen und Diyas löschen
4 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Essen gekühlt aufbewahren
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Böden und Toiletten reinigen
3 Personen
Restliches Essen entsorgen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Müll und Glas wegbringen
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 4
Willkommenstisch
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 14
StuhlhussenAnz. 80

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
SuppenschalenAnz. 80
GläserAnz. 120
TeegläserAnz. 80
Tassen und UntertassenAnz. 60
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierplattenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Dekoration

Rangoli-PulverAnz. 8
KunstblumenAnz. 12
BlumengirlandenAnz. 10
DiyahalterAnz. 80
TischdekorationAnz. 12
Diwali-BannerAnz. 4
PapierlampionsAnz. 12
Dekorative StoffeAnz. 8
Puja-Tuch

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
Kaffeemaschine
WasserkocherAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
AufbewahrungsbehälterAnz. 20
OfenhandschuheAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 8
BatterienAnz. 24
FeuerlöscherAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
MüllbeutelhalterAnz. 4
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Ort, Budget und erwartete Besucherzahl möglichst 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe dabei auch Genehmigungen, Kerzenregeln sowie Anfahrt und Parkmöglichkeiten.
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Feier und setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. Erfasse dabei vegetarische, vegane, allergische und religiöse Ernährungswünsche getrennt.
Schließe Besucherliste und Diätliste spätestens 7 Tage vorher ab. Erst dann kannst du Mengen für Buffet, Desserts, Teller, Gläser und Sitzplätze zuverlässig planen.
Teste Diyas, Kerzen, Halter und Lautsprecher 2 bis 3 Tage vorher. Lege für offene Flammen eine feste Aufsicht fest und stelle Wasser oder einen geeigneten Feuerlöscher in unmittelbarer Nähe bereit.
Bereite Gemüse, Dessertportionen, Geschirr und Buffet am Veranstaltungstag nach einem Zeitplan vor. Öffne den Veranstaltungsort mindestens 2 Stunden vor Beginn, damit Rangoli, Puja-Tuch, Dekoration und Technik ohne Zeitdruck aufgebaut werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Diwali-Feier planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Besucherzahl. Einladungen sollten 4 bis 6 Wochen vor der Feier verschickt werden.
Wie viele Diyas brauche ich für eine Diwali-Feier?: Plane mindestens 1 bis 2 Diyas pro dekoriertem Tisch- oder Eingangsbereich und einige zusätzliche Stücke als Ersatz ein. Teste alle Diyas und Halter 2 bis 3 Tage vorher.
Wann muss ich die Gästeliste für Diwali abschließen?: Schließe die Rückmeldungen und die Diätliste spätestens 7 Tage vor der Feier ab. So bleiben noch mehrere Tage für Lebensmittelbestellung, Sitzplätze und Geschirrplanung.
Wie viel Zeit brauche ich am Tag der Diwali-Feier für den Aufbau?: Plane mindestens 2 Stunden vor Beginn für das Öffnen des Ortes, Möbel, Buffet, Geschirr, Rangoli, Dekoration und Technik ein. Für eine große Feier oder viele Rituale sind 3 Stunden sicherer.

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