Checklist voor een goed georganiseerde distributeursdag

Een distributeursdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een programma. Je regelt tegelijk de ontvangst, presentaties, catering, techniek en informatie voor deelnemers. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna naar uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen toe. In de laatste week controleer je de deelnemerslijst, presentaties, leveringen en materialen. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat je op de dag zelf niet wilt vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma bevestigen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Catering reserveren
Audiovisuele apparatuur reserveren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Programma definitief maken
2 personen
Sprekers bevestigen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Deelnemerslijst sluiten
Naamkaartjes maken
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Draaiboek printen
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Techniek testen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Podiumtafel plaatsen
2 personen
Presentaties laden
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Technische reserve klaarleggen
Briefing ontvangstteam geven
Briefing cateringteam geven

Event

Registratie bemannen
3 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Naamkaartjes uitgeven
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Presentatie openen
Sprekers begeleiden
Presentaties bedienen
Microfoons beheren
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Vragenronde begeleiden
Netwerkruimte gereedmaken
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet bijvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Koffie na diner serveren
2 personen
Afscheidsgroet verzorgen
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Buffet afbreken
4 personen
Glazen en servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Audiovisuele apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen inpakken
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Sanitair controleren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Waarborg en sleutels afhandelen
Bedankbericht versturen
Presentaties archiveren
Onkosten en facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 72
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Barkrukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Dinerbestekaantal 80
Serveerbestekaantal 16

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Presentatieklikker
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
USB-sticksaantal 3

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Bedrijfsbannersaantal 3
Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Menukaartenaantal 12
Naambordjesaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Fotowand

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen voor de distributeursdag. Gebruik het definitieve aantal voor catering, naamkaartjes, tafelschikking en het klaarzetten van stoelen en waterglazen.
Vraag dieetwensen en vervoersinformatie tegelijk met de aanmelding uit. Stuur parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf mee, zodat deelnemers niet op de ochtend zelf hoeven te zoeken.
Verzamel presentaties uiterlijk 3 werkdagen voor de bijeenkomst en controleer ze daarna op beeldverhouding, lettertypen, video’s en geluidsfragmenten. Test de laptop, beamer, het projectiescherm en de presentatieklikker samen.
Plan een techniek- en microfoontest voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Controleer bij draadloze microfoons ook batterijen, bereik en het volume in de hele zaal.
Maak één draaiboek met tijden, contactpersonen, leveringen en het programma en print minimaal 2 exemplaren. Leg daarnaast de registratietafel, naamkaartjes, kapstokken en ontvangstmaterialen klaar voordat de locatie opent.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een distributeursdag organiseren?: Start minimaal 8 weken vooraf met datum, programma, locatie, catering en audiovisuele apparatuur. Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 weken voor de dag, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een distributeursdag sluiten?: Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen vooraf. Daarna maak je de naamkaartjes en tafelschikking en geef je het definitieve aantal door aan catering en locatie.
Wanneer moet ik presentaties voor een distributeursdag verzamelen?: Vraag alle presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op. Controleer ze direct op de laptop waarop je presenteert en test daarna de beamer, het projectiescherm en de microfoons.
Wat moet ik op de ochtend van een distributeursdag controleren?: Open de locatie minimaal 90 minuten voor de start. Neem leveringen aan, zet registratie en catering klaar, controleer stoelen en tafels en voer vóór binnenkomst een volledige techniekstest uit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.