Checklist para organizar una jornada de distribuidores

Una jornada de distribuidores necesita coordinación entre programa, ponentes, participantes y proveedores. Esta checklist reúne las 82 tareas y 52 materiales del plan, desde reservar la sala y enviar las invitaciones hasta probar el proyector y recibir las entregas. Sigue el orden para no cerrar demasiado tarde el catering, las preferencias dietéticas o la información de transporte. En los últimos días, trabaja con una lista de participantes definitiva y un plan de trabajo impreso.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la sede y la sala
Reservar el catering
Reservar equipo audiovisual
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar la información de transporte
Enviar la información de aparcamiento
Definir el programa final
2 personas
Confirmar ponentes
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Cerrar la lista de participantes
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Confirmar entregas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Probar la técnica
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Colocar la mesa del escenario
2 personas
Cargar presentaciones
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Preparar el material técnico de reserva
Dar briefing al equipo de recepción
Dar briefing al equipo de catering

Evento

Atender el registro
3 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Repartir tarjetas de nombre
2 personas
Servir café y té
2 personas
Abrir la presentación
Coordinar a los ponentes
Gestionar las presentaciones
Gestionar micrófonos
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Reponer el bufé del descanso
3 personas
Moderar la ronda de preguntas
Preparar el espacio de networking
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Rellenar el bufé de cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Servir café después de la cena
2 personas
Dar el discurso de despedida
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
Desmontar el bufé
4 personas
Lavar vasos y vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo audiovisual
2 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar el sanitario
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar presentaciones
Recopilar gastos y facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 72
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Tazas de cafécant. 80
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 80
Cucharillas de cafécant. 80
Cubiertos de cenacant. 80
Cubiertos de serviciocant. 16

Cocina

Termoscant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 4
Neveras portátilescant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Clic de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Memorias USBcant. 3

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Iluminación ambientalcant. 6

Decoración

Banners de empresacant. 3
Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Cartas del menúcant. 12
Pancartas con nombrescant. 6
Carteles direccionalescant. 8
Photowall

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la sala antes de enviar las invitaciones. Así podrás dar desde el principio horarios, dirección, aparcamiento y opciones de transporte sin corregir la información después.
Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y pásalas al catering antes de cerrar el número de comensales. Reserva también margen para cambios de última hora en la lista de participantes.
Confirma a los ponentes y recopila sus presentaciones con antelación. Revisa cada archivo en el portátil y pruébalo con el proyector, la pantalla y los micrófonos inalámbricos antes de abrir la sala.
Calcula la disposición de mesas, sillas, mesa de registro y mesas de buffet según el número final de participantes. Prepara las tarjetas con nombres cuando la lista esté cerrada, no cuando aún falten confirmaciones.
Programa las entregas y comprueba la compra antes del día del evento. El día anterior reúne vajilla, termos, máquinas de café, bandejas y materiales, y deja impreso el plan de trabajo para coordinar la recepción y el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de distribuidores?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la jornada, cuando la fecha, la sede y el programa provisional estén confirmados. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para ajustar catering, tarjetas y distribución de mesas.
¿Cuándo se debe cerrar el catering de una jornada de distribuidores?: Confirma el número de comensales y las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes. Comunica cualquier cambio final al proveedor como máximo 48 horas antes, según sus condiciones de servicio.
¿Con cuánta antelación hay que probar el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repite una comprobación al abrir la ubicación. Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el clic de presentación y cada micrófono inalámbrico con los archivos reales.
¿Qué hay que preparar el día anterior a la jornada?: Deja lista la documentación, las tarjetas con nombres, el plan de trabajo y los materiales de registro. Reúne también la vajilla y el equipo de café, y confirma las entregas para poder recibirlas y colocarlas a primera hora.

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