Checklist pour organiser une Journée des distributeurs

Une Journée des distributeurs demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, le traiteur et la technique. Cette checklist de 82 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle jusqu’à l’accueil des participants. Prévoyez aussi le mobilier, la vaisselle, le matériel de présentation et les équipements pour le café. Les délais ci-dessous permettent d’éviter les oublis les plus fréquents, notamment les besoins alimentaires, les présentations et les livraisons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Réserver le catering
Réserver le matériel audiovisuel
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations de transport
Envoyer les infos de parking
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Clôturer la liste des participants
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Imprimer le déroulé
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer la table de scène
2 personnes
Charger les présentations
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le matériel technique de secours
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
Donner le briefing à l'équipe catering

Événement

Tenir l’accueil
3 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir la présentation
Accompagner les intervenants
Animer les présentations
Gérer les micros
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Préparer l'espace réseau
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le café après le dîner
2 personnes
Préparer le mot de départ
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Démonter le buffet
4 personnes
Laver les verres et la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre le matériel audiovisuel
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les sanitaires
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Gérer la caution et les clés
Envoyer un message de remerciement
Archiver les présentations
Rassembler les dépenses et les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 72
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 80
Couverts de dînerqté 80
Couverts de serviceqté 16

Cuisine

Thermosqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Glacièresqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Cliqueur de présentation
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Clés USBqté 3

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 3
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Cartes de menuqté 12
Badges nominatifsqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Mur photo

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le programme et la salle avant d’envoyer les invitations. Réservez ensuite le traiteur et le matériel audiovisuel afin de ne pas dépendre des disponibilités de dernière minute.
Envoyez les invitations suffisamment tôt pour clôturer les inscriptions au moins 7 jours avant l’événement. Utilisez cette échéance pour recueillir les besoins alimentaires et les informations de transport.
Demandez les présentations aux intervenants 5 jours avant la Journée des distributeurs, puis testez chaque fichier sur l’ordinateur portable et le vidéoprojecteur. Vérifiez aussi le fonctionnement des microphones sans fil et du cliqueur.
Préparez les badges nominatifs, le plan de table et le déroulé imprimé la veille. Installez une table d’inscription près de l’entrée, avec les chaises, porte-manteaux et informations de parking clairement visibles.
Confirmez les livraisons le jour précédent et contrôlez le contenu dès leur arrivée. Pour le service, vérifiez notamment les assiettes, verres, couverts, thermos, machines à café, plateaux et plats avec couvercle avant l’ouverture du lieu.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Journée des distributeurs ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement afin de confirmer le nombre de repas, les besoins alimentaires et le plan de table.
Quand faut-il clôturer la liste des participants ?: Clôturez la liste 5 à 7 jours avant la Journée des distributeurs. Vous aurez ainsi le temps de créer les badges, d’ajuster le traiteur et de préparer le plan de table sans travailler dans l’urgence.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Effectuez un premier test 2 à 3 jours avant, puis un contrôle sur place au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Testez les présentations, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et le cliqueur.
Quand recevoir et vérifier les livraisons ?: Confirmez les horaires la veille et prévoyez la réception dès l’ouverture du lieu. Contrôlez chaque livraison immédiatement, idéalement 2 heures avant le début, pour pouvoir remplacer un élément manquant à temps.

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