Boodschappenlijst voor een directieconferentie

Voor een directieconferentie heb je meer nodig dan koffie, lunch en een beamer. Deelnemers moeten soepel kunnen registreren, presentaties moeten zonder kabelproblemen starten en de ruimte moet klaar zijn voor overleg, pauzes en diner. Gebruik de spullenlijst hieronder als basis en stem aantallen af op het definitieve aantal deelnemers. Regel techniek, hotelkamers en catering uiterlijk enkele weken vooraf; controleer alles opnieuw in de laatste 48 uur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 50
Congrestafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 16
Klikkeraantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 55
Dessertbordenaantal 55
Koffiekopjesaantal 55
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 55
Koffielepelsaantal 55
Dinerbesteksetsaantal 55
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Keukentangenaantal 6
Serveerbestekaantal 12

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 50
Naambadgesaantal 50
Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Routebordenaantal 6
Pennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 50
Programmafoldersaantal 50

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 2 kilogram
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 80 zakjes
- Groene thee - 40 zakjes
- Kruidenthee - 40 zakjes
- Warme chocolademelk - 2 liter
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Koffieroom - 2 liter
- Witte suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 200 stuks
- Honing - 500 gram
- Roerstaafjes - 100 stuks
- Mineraalwater plat - 48 flessen
- Mineraalwater bruisend - 36 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Tonic - 6 flessen
- Gemberbier - 6 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- IJsthee - 8 liter
- Bier - 48 flesjes
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Alcoholvrije wijn - 4 flessen
- Bubbels - 4 flessen
- IJsblokjes - 12 kilogram
- Mini croissants - 60 stuks
- Mini chocoladebroodjes - 60 stuks
- Roomboter - 1 kilogram
- Aardbeienjam - 3 potten
- Honing - 2 potten
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilogram
- Wortels - 2 kilogram
- Paprika's - 12 stuks
- Hummus - 2 kilogram
- Roomkaas - 1 kilogram
- Olijven - 1 kilogram
- Gemengde noten - 1 kilogram
- Naturelchips - 8 zakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Zoute stengels - 6 zakken
- Toastjes - 8 pakken
- Kruidenboter - 1 kilogram
- Gemengde sla - 5 kilogram
- Rucola - 1 kilogram
- Komkommersalade - 2 kilogram
- Tomatensalade - 2 kilogram
- Aardappelsalade - 3 kilogram
- Pastasalade - 3 kilogram
- Broodjes - 70 stuks
- Stokbroden - 10 stuks
- Focaccia - 6 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Brie - 1 kilogram
- Geitenkaas - 1 kilogram
- Gerookte zalm - 1 kilogram
- Kipfiletbeleg - 2 kilogram
- Grillgroenten - 4 kilogram
- Gegrilde courgette - 2 kilogram
- Falafel - 2 kilogram
- Runderstoofvlees - 5 kilogram
- Kipfilet - 5 kilogram
- Vegetarische schnitzels - 20 stuks
- Aardappeltjes - 6 kilogram
- Rijst - 4 kilogram
- Pasta - 3 kilogram
- Tomatensaus - 4 liter
- Pepersaus - 2 liter
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 1 liter
- Mosterd - 1 liter
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Knoflook - 500 gram
- Verse peterselie - 6 bosjes
- Vers fruit - 8 kilogram
- Appels - 40 stuks
- Druiven - 4 kilogram
- Dessertgebak - 50 stuks
- Fruitdessert - 50 porties
- Chocolade - 2 kilogram
- Koekjes - 8 pakken
- Servetten - 300 stuks
- Papieren handdoeken - 8 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Desinfecterende spray - 2 flessen
- Sponsjes - 10 stuks
- Microvezeldoeken - 12 stuks

Tips

Tel stoelen, waterglazen en dinerbesteksets op basis van het definitieve aantal deelnemers en leg voor de organisatie en sprekers 5 tot 10 procent extra klaar.
Reserveer per presentatieruimte een beamer, projectiescherm, presentatielaptop, klikker en minimaal twee HDMI-adapters. Test de combinatie uiterlijk de dag ervoor met de aangeleverde presentaties.
Plan bij de registratie een tafel, deelnemerslijst en naamkaartjes; maak ongeveer 10 procent extra badges voor last-minute wijzigingen en controleer de spelling uiterlijk 24 uur vooraf.
Zet koffie, water en servies vóór de eerste ontvangst klaar. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en stuur dieetwensen minimaal 48 uur voor de catering door.
Controleer stroom en geluid per ruimte: leg per tafel of techniekopstelling een stekkerdoos en passende verlengkabel klaar en test draadloze microfoons, standaards, luidsprekers en het mengpaneel voor binnenkomst.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een directieconferentie?: Reken naast stoelen en tafels op registratiebenodigdheden, presentatieapparatuur, geluid, flip-overs, servies en cateringmateriaal. Voor de techniek heb je per presentatieruimte minimaal een beamer, scherm, laptop, klikker, HDMI-kabel en twee adapters nodig.
Hoeveel stoelen en glazen moet ik bestellen voor een directieconferentie?: Bestel één stoel en één waterglas per deelnemer en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Voor een groep van 40 personen betekent dat 42 tot 44 stoelen en glazen; stem dinerborden, dessertborden en bestek af op het aantal eters.
Wanneer moet ik de techniek voor een directieconferentie regelen?: Reserveer beamer, scherm, microfoons en geluid minimaal 3 weken vooraf. Test de volledige opstelling met presentaties, HDMI-adapters en klikker uiterlijk 24 uur voor de start.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de catering doorgeven?: Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en stuur de definitieve lijst minimaal 48 uur voor het evenement naar de keuken. Houd bij het bestellen rekening met wijzigingen tot uiterlijk 24 uur vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.