Que faut-il prévoir pour une conférence de direction ?

Une conférence de direction demande plus qu’une salle et un vidéoprojecteur. Il faut prévoir le mobilier pour les réunions, l’équipement des présentations, la sonorisation, la vaisselle et l’accueil des participants. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à apporter avant le jour J. Calculez les quantités à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge pour les intervenants, les équipes et les remplacements de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 50
Tables de congrèsqté 8
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Portantsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 16
Clic-clacqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 55
Assiettes à dessertqté 55
Tasses à caféqté 55
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 55
Cuillères à caféqté 55
Sets de couverts pour le dînerqté 55
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Couverts de serviceqté 12

Décoration

Porte-nomsqté 50
Badges nominatifsqté 50
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 6
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 50
Brochures du programmeqté 50

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilogrammes
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 80 sachets
- Thé vert - 40 sachets
- Infusions - 40 sachets
- Chocolat chaud - 2 liter
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème à café - 2 litres
- Sucre blanc - 2 kilogrammes
- Édulcorant - 200 pièces
- Miel - 500 grammes
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Eau minérale plate - 48 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 36 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Ginger beer - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Thé glacé - 8 litres
- Bière - 48 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin sans alcool - 4 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Glaçons - 12 kilogrammes
- Mini-croissants - 60 pièces
- Petits pains au chocolat - 60 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Confiture de fraises - 3 pots
- Miel - 2 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Carottes - 2 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Olives - 1 kilogramme
- Mélange de noix - 1 kilogramme
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Gressins salés - 6 sachets
- Toast - 8 paquets
- Beurre aux herbes - 1 kilogramme
- Salade mixte - 5 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Salade de concombre - 2 kilogram
- Salade de tomates - 2 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 3 kilogrammes
- Salade de pâtes - 3 kilogrammes
- Sandwichs - 70 pièces
- Baguettes - 10 pièces
- Focaccia - 6 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Fromage de chèvre - 1 kilogram
- Saumon fumé - 1 kilogramme
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Légumes pour grillade - 4 kilogram
- Courgettes grillées - 2 kilogrammes
- Falafel - 2 kilogrammes
- Ragoût de bœuf - 5 kilogrammes
- Filet de poulet - 5 kilogrammes
- Schnitzels végétariens - 20 pièces
- Petites pommes de terre - 6 kilogrammes
- Riz - 4 kilogram
- Pâtes - 3 kilogrammes
- Sauce tomate - 4 litres
- Sauce au poivre - 2 liter
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 1 litre
- Moutarde - 1 litre
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Ail - 500 gram
- Persil frais - 6 bottes
- Fruits frais - 8 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pâtisseries dessert - 50 pièces
- Dessert aux fruits - 50 portions
- Chocolat - 2 kilogrammes
- Biscuits - 8 paquets
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Éponges - 10 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces

Conseils

Prévoyez une chaise par participant, intervenant et membre de l’équipe, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour une réunion de 40 personnes, cela représente 42 à 44 chaises.
Comptez un verre à eau par personne et par service, avec environ 10 % de verres supplémentaires. Les verres à vin doivent suivre le nombre de personnes qui participeront au repas, pas seulement celui des inscrits à la conférence.
Vérifiez les présentations au moins 24 heures avant l’ouverture et emportez plusieurs câbles HDMI ainsi que les adaptateurs nécessaires. Un ordinateur de présentation de secours évite de bloquer le programme en cas de problème technique.
Gardez les boissons au frais au minimum 2 à 3 heures avant l’accueil. Pour le premier accueil, comptez généralement 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et les pauses prévues.
Préparez les badges nominatifs et le programme avant le jour de l’événement, idéalement 24 heures à l’avance. Prévoyez une table d’inscription, des portants si des manteaux sont attendus et quelques exemplaires supplémentaires du programme.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une conférence de direction ?: Prévoyez une chaise pour chaque participant, intervenant et membre de l’organisation. Ajoutez une marge de 5 à 10 % : pour 50 personnes attendues, commandez environ 53 à 55 chaises.
Combien de verres faut-il prévoir par personne ?: Comptez au minimum un verre à eau par personne et par service, avec 10 % de réserve. Pour un repas avec vin, prévoyez aussi un verre à vin par convive et quelques verres supplémentaires pour les remplacements.
Quand faut-il vérifier le matériel de présentation ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant la conférence, puis un second contrôle 1 à 2 heures avant l’arrivée des participants. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles, les adaptateurs, les microphones et les haut-parleurs.
Combien de temps avant faut-il mettre les boissons au frais ?: Mettez les boissons au frais 2 à 3 heures avant l’accueil pour qu’elles soient prêtes dès la première pause. Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis adaptez selon le programme.

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