Checklist voor een goed georganiseerde diploma-uitreiking

Een diploma-uitreiking draait om een strak programma en een foutloze volgorde. Leg eerst datum, locatie, gastenlimiet en kandidaten vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en catering. Controleer diplomagegevens ruim vóór de ceremonie en sorteer de ondertekende diploma’s alfabetisch. Plan daarnaast techniek, ontvangst en fotografie, zodat de uitreiking niet stilvalt door een ontbrekende microfoon of een verkeerd document. Gebruik deze checklist om 81 taken en 56 benodigde spullen stap voor stap af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijd vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Diplomakandidaten bevestigen
2 personen
Gastenlimiet bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Diplomagegevens controleren
3 personen
Diploma's laten ondertekenen
2 personen
Diploma's alfabetisch sorteren
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Spreekteksten verzamelen
2 personen
Muziek selecteren
2 personen
Presentator aanwijzen
Fotograaf aanwijzen
Ontvangstteam aanwijzen
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Diploma's klaarleggen
2 personen
Presentatielijst klaarleggen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podium klaarzetten
4 personen
Spreektafel plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Diplomatafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Programma's neerleggen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Deelnemers instrueren
3 personen
Ontvangstteam briefen
2 personen
Fotomoment voorbereiden
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Gasten naar zaal begeleiden
3 personen
Opening verzorgen
Welkomstwoord uitspreken
Diploma's uitreiken
3 personen
Podiumfoto's maken
Muziek afspelen
Programma aankondigen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Informele foto's maken
Gasten uitzwaaien
3 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

Buffet afbouwen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels afnemen
2 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Podium afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Foto's veilig opslaan
Foto's delen met deelnemers
Overgebleven materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 4
Statafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 6
Stoelenaantal 130
Spreektafel
Registratietafel
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Tafellinnenaantal 16
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Dessertbordjesaantal 130
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 130
Serveerschalenaantal 20

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 10
Achtergronddoek
Bloemstukkenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 16
Naamkaartjesaantal 140
Fotolijstjesaantal 6
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Serveerbestekaantal 20
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Handschoenenaantal 10
Microvezeldoekenaantal 20

Veiligheid

EHBO-doos
Kabelmattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische test uiterlijk 60 minuten vóór de ontvangst. Controleer beide draadloze microfoons, luidsprekers, het mengpaneel, de laptop, beamer, HDMI-kabel en alle verlengkabels.
Maak de diplomamap niet pas op de ochtend zelf. Laat de diploma’s ondertekenen, controleer namen en gegevens nog een keer en leg ze alfabetisch klaar in de volgorde waarin kandidaten worden opgeroepen.
Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vóór de uitreiking. Gebruik het definitieve aantal gasten voor stoelen, glazen, borden, hapjes en de indeling van registratie- en buffettafels.
Stuur 3 tot 5 dagen vooraf een herinnering met aanvangstijd, locatie en eventuele parkeerinformatie. Verwerk dieetwensen direct in de bestelling bij de catering en controleer ze bij ontvangst.
Zet het ontvangstteam minimaal 30 minuten vóór aanvang bij de registratietafel. Richt de ruimte vooraf in met podiumdelen, spreektafel, stoelen, naamkaartjes, kapstokken en afvalbakken, zodat gasten niet tijdens de ceremonie hoeven te wachten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een diploma-uitreiking organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, kandidaten en gastenlimiet. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vóór de uitreiking en sluit de aanmeldingen circa 7 dagen vooraf.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een diploma-uitreiking?: Plan voor de ceremonie zelf meestal 60 tot 90 minuten, afhankelijk van het aantal kandidaten en de lengte van de toespraken. Reserveer daarnaast minimaal 60 minuten voor opbouw en 30 minuten voor ontvangst vóór de start.
Wanneer moet ik de diploma’s controleren en klaarleggen?: Controleer namen en diplomagegevens uiterlijk 2 weken vooraf en laat de diploma’s daarna ondertekenen. Sorteer ze op de dag zelf alfabetisch en leg ze minstens 30 minuten vóór de ceremonie klaar.
Wanneer regel ik de techniek en catering voor een diploma-uitreiking?: Reserveer catering en audiovisuele apparatuur zodra datum, locatie en verwacht aantal gasten vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Test microfoons, geluid en presentatieapparatuur nogmaals 60 minuten vóór aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.