Checklist para organizar una entrega de diplomas

Una entrega de diplomas reúne ceremonia, recepción y celebración en pocas horas, por lo que los detalles deben cerrarse en el orden correcto. Primero confirma la fecha, el lugar, los candidatos y el límite de invitados; después gestiona las inscripciones y las preferencias dietéticas. Durante las dos semanas previas, revisa los datos de cada diploma, recopila los discursos y asigna las funciones del equipo. Esta checklist te ayuda a llegar al día del evento con los diplomas ordenados, el programa impreso y el catering preparado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y hora
2 personas
Reservar el lugar
Confirmar a los candidatos al diploma
2 personas
Determinar el límite de invitados
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Comprobar los datos del diploma
3 personas
Hacer firmar los diplomas
2 personas
Ordenar los diplomas alfabéticamente
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Recopilar los discursos
2 personas
Seleccionar música
2 personas
Designar presentador
Asignar fotógrafo
Designar al equipo de recepción
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los diplomas
2 personas
Preparar la lista de presentación
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el escenario
4 personas
Colocar la mesa de ponentes
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de diplomas
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Colocar los programas
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Instruir a los participantes
3 personas
Informar al equipo de recepción
2 personas
Preparar el momento de fotos
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir programas
2 personas
Acompañar a los invitados al salón
3 personas
Encargarse de la inauguración
Dar la bienvenida
Entregar los diplomas
3 personas
Hacer fotos del escenario
Poner música
Anunciar el programa
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir los platos de dieta
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Hacer fotos informales
Despedir a los invitados
3 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

Desmontar el buffet
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar las mesas
2 personas
Recoger sillas
4 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Recoger el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar fotos de forma segura
Compartir fotos con los participantes
Guardar los materiales sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 4
Mesas altascant. 10
Mesas de buffetcant. 6
Sillascant. 130
Mesa de oradores
Mesa de registro
Taburetescant. 6
Percheroscant. 4
Manteleríacant. 16
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 130
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 130
Bandejas de servircant. 20

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3

Decoración

Globoscant. 150
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 10
Lona de fondo
Arreglos floralescant. 6
Decoración de mesacant. 16
Tarjetas de nombrecant. 140
Marcos de fotoscant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Cocina

Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8
Cubiertos de serviciocant. 20
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 2
Guantescant. 10
Paños de microfibracant. 20

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Alfombrillas para cablescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de candidatos y sus datos al menos 14 días antes. Así tendrás tiempo para corregir nombres, hacer firmar los diplomas y ordenarlos alfabéticamente sin trabajar a última hora.
Envía las invitaciones con un plazo claro de respuesta y manda un recordatorio 7 días antes. Usa el número confirmado para fijar el límite de invitados y ajustar las inscripciones al catering.
Prepara el programa, las tarjetas con nombres y la mesa de registro como un único conjunto. Imprime una copia adicional del programa por cada 10 asistentes y deja las tarjetas ordenadas antes de que llegue el público.
Comprueba el equipo técnico entre 2 y 3 horas antes: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargadores y regletas. Haz una prueba completa con la persona que presenta y con quien dará los discursos.
Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de abrir la recepción. Reserva vajilla para el número confirmado de invitados más un 10% y coloca aparte las opciones indicadas en las preferencias dietéticas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una entrega de diplomas?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, reservar el lugar y confirmar candidatos e invitados. Deja cerrados los diplomas, discursos, programa y catering durante los 14 días previos.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una entrega de diplomas?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes e indica una fecha límite de respuesta, normalmente 14 días antes del evento. Envía un recordatorio 7 días antes para completar la lista de asistentes y las preferencias dietéticas.
¿Cuántas bebidas calcular por persona en la entrega de diplomas?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después, aproximadamente 1 bebida por hora. Añade agua y reserva alrededor de un 10% extra para evitar quedarte corto.
¿Cuándo preparar los diplomas y el programa?: Comprueba los datos de los diplomas al menos 14 días antes, consigue las firmas y ordénalos alfabéticamente. Imprime el programa y prepara las tarjetas con nombres entre 2 y 3 días antes, dejando una revisión final el mismo día.

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