Checklist pour organiser une remise des diplômes

Une remise des diplômes se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et les participants, puis les inscriptions et le déroulé de la cérémonie. Les diplômes demandent une vérification séparée, car une erreur de nom ou une signature manquante se corrige difficilement le jour même. Prévoyez aussi l’accueil, les prises de parole, les photos, le son et le buffet. Cette checklist regroupe 81 tâches et 56 éléments à prévoir pour avancer sans oublier les détails de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’heure
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer les candidats au diplôme
2 personnes
Définir la limite de participants
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Vérifier les informations du diplôme
3 personnes
Faire signer les diplômes
2 personnes
Classer les diplômes par ordre alphabétique
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Rassembler les textes de présentation
2 personnes
Sélectionner la musique
2 personnes
Désigner un animateur
Désigner le photographe
Désigner l’équipe d’accueil
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les diplômes
2 personnes
Préparer la liste de présentation
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la scène
4 personnes
Installer la table de débat
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager la table des diplômes
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Déposer les programmes
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Informer les participants
3 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
Préparer le moment photo
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accompagner les invités vers la salle
3 personnes
Assurer l’ouverture
Prononcer le mot de bienvenue
Remettre les diplômes
3 personnes
Prendre des photos de la scène
Passer de la musique
Annoncer le programme
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les plats diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Prendre des photos spontanées
Raccompagner les invités
3 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Essuyer les tables
2 personnes
Ranger les chaises
4 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Partager les photos avec les participants
Ranger le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 4
Tables hautesqté 10
Tables de buffetqté 6
Chaisesqté 130
Table de prise de parole
Table d'inscription
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 4
Nappesqté 16
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 130
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 130
Plateaux de serviceqté 20

Équipement

Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3

Décoration

Ballonsqté 150
Arches de ballonsqté 2
Guirlandesqté 10
Bâche de fond
Compositions floralesqté 6
Décoration de tableqté 16
Badges nominatifsqté 140
Cadres photoqté 6
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Couverts de serviceqté 20
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 2
Gantsqté 10
Chiffons microfibresqté 20

Sécurité

Trousse de premiers secours
Passe-câblesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations. Fixez également une limite de participants dès le départ : elle détermine le nombre de chaises, de badges, de verres et de portions à prévoir.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure au lieu d’attendre la date de clôture. Demandez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la cérémonie, puis envoyez un rappel quelques jours avant l’événement.
Vérifiez chaque diplôme avec la liste officielle des candidats, puis faites-les signer et classez-les par ordre alphabétique. Préparez les diplômes terminés dans une chemise ou une boîte distincte au plus tard la veille.
Testez le son et la projection sur place avant l’arrivée des invités : microphones sans fil, haut-parleurs, ordinateur, vidéoprojecteur, écran et câble HDMI. Gardez aussi des rallonges et multiprises disponibles pour éviter une installation improvisée.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et préparez les en-cas avant l’ouverture des portes. Répartissez clairement les rôles entre l’accueil, l’animateur et le photographe afin que personne ne doive gérer deux postes pendant la remise des diplômes.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une remise des diplômes ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la cérémonie. La réservation du lieu, les invitations et le traiteur partent en premier ; gardez la dernière semaine pour les inscriptions, les diplômes, les badges et les tests techniques.
Quand envoyer les invitations pour une remise des diplômes ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription. Envoyez ensuite un rappel 7 à 10 jours avant pour récupérer les réponses manquantes et confirmer les besoins alimentaires.
Quand préparer les diplômes pour la cérémonie ?: Vérifiez les informations, faites signer les diplômes et classez-les au plus tard 2 à 3 jours avant. Une dernière vérification alphabétique la veille permet de repérer rapidement un document absent ou mal imprimé.
Quel matériel prévoir pour une remise des diplômes ?: Prévoyez notamment un microphone par intervenant, des haut-parleurs, un pied de microphone, une table de prise de parole et le matériel de projection si un programme est diffusé. Testez toute la chaîne audio et vidéo au moins 24 heures avant.

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