Abschlussfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum, Uhrzeit und Gästelimit zuerst fest. Reserviere die Location erst danach verbindlich und prüfe, ob Bühne, Bestuhlung, Buffet und Registrierungstisch dort sinnvoll untergebracht werden können.
• Schließe die Gästeliste nicht erst am Veranstaltungstag ab. Bearbeite Anmeldungen laufend, erfasse Ernährungswünsche und verschicke mindestens eine Erinnerung, damit das Catering mit einer belastbaren Personenzahl geplant wird.
• Prüfe die Diplomdaten frühzeitig und lass die Urkunden unterschreiben, bevor du sie alphabetisch sortierst. Lege sie am Veranstaltungstag in der vorgesehenen Reihenfolge bereit, statt einzelne Dokumente während der Verleihung zu suchen.
• Teste die Technik vor dem Einlass: Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und HDMI-Kabel müssen zusammen funktionieren. Plane außerdem Verlängerungskabel ein und kläre, wer die Technik bedient.
• Bereite Empfang und Bewirtung parallel zum Programm vor. Stelle Registrierungstisch, Namensschilder, Gläser und Geschirr bereit, kühle die Getränke rechtzeitig und lege Snacks sowie Servierschalen vor Beginn aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Abschlussfeier organisieren?

Beginne idealerweise mehrere Wochen vor dem Termin mit Datum, Location, Diplomkandidaten und Gästelimit. Einladungen sollten verschickt werden, sobald diese Angaben feststehen; für Anmeldungen und Ernährungswünsche brauchst du anschließend eine klare Frist.

Wann sollte man die Einladungen zur Abschlussfeier verschicken?

Verschicke die Einladungen, sobald Datum, Uhrzeit, Location und Gästelimit festgelegt sind. Setze zusätzlich einen konkreten Anmeldetermin und sende vor Ablauf der Frist eine Erinnerung, damit die Cateringmenge rechtzeitig feststeht.

Wie viele Getränke braucht man für eine Abschlussfeier?

Plane für die erste Stunde ungefähr zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Ergänze die Menge um alkoholfreie Optionen und kühle die Getränke vor dem Einlass in Kühlboxen.

Wann sollte man die Technik für die Abschlussfeier testen?

Teste Mikrofone, Lautsprecher, Beamer, Laptop und HDMI-Verbindung spätestens am Vortag, besser noch einmal direkt vor dem Einlass. Prüfe dabei auch Stromanschlüsse und Verlängerungskabel, damit die Präsentation und die Reden ohne Unterbrechung laufen.

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