Diner met show organiseren: checklist en planning

Een diner met show vraagt om twee planningen tegelijk: het eten moet op tijd klaarstaan en de techniek moet de optredens ondersteunen. Begin met de gastenlijst en dieetwensen, leg daarna menu, reserveringen en showprogramma vast. Werk vervolgens een tijdschema uit waarin ook koelen, voorbereiden, opbouwen en soundchecken staan. Met deze checklist houd je overzicht over 63 taken en 51 benodigde spullen, van tafels en servies tot microfoons en warmhoudbakken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
Menu samenstellen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Showprogramma vastleggen
2 personen
Tijdschema uitwerken
Tafelschikking maken
Naamkaartjes maken
2 personen
Menukaarten printen
Showmaterialen controleren
2 personen
Muziek en cues verzamelen
Boodschappen bestellen
Verse boodschappen kopen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Desserts voorbereiden
2 personen
Sausen en dressings maken
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Koude voorgerechten bereiden
2 personen
Warme gerechten voorbereiden
3 personen
Koffiepunt inrichten
Buffet klaarzetten
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafels dekken
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Licht instellen
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Showcues testen
2 personen
Garderobe inrichten
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Jassen aannemen
Openingswoord verzorgen
Voorgerecht serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eerste showblok begeleiden
2 personen
Hoofdgerecht serveren
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Tweede showblok begeleiden
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Finale show begeleiden
2 personen
Afscheidswoord verzorgen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Eten en dranken opruimen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 7
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Garderobehangersaantal 60

Servies

Dinerbordenaantal 60
Diepe bordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Koffielepelsaantal 60
Dinermessenaantal 60
Dinervorkenaantal 60
Dinerlepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Audiomixer
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 10
Lichtstandsaantal 2

Decoratie

Tafellopersaantal 7
Vazenaantal 8
Kunstbloemenaantal 24
Naamkaarthoudersaantal 55
Menukaartstandaardsaantal 7

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Keukentangenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 4
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Showmateriaal

Podiumdoekenaantal 2
Presentatiestandaard

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het definitieve aantal gasten zodra de aanmeldtermijn voorbij is. Gebruik dat aantal voor het menu, de tafelschikking, naamkaartjes, menukaarten en het tellen van borden, glazen en bestek.
Plan de techniek vóór de gasten arriveren. Reserveer minstens 60 minuten voor het testen van luidsprekers, draadloze microfoons, audiomixer, laptop, verlengkabels en cues van het showprogramma.
Werk met een keukenplanning per gerecht. Bereid desserts, sauzen, dressings en koude voorgerechten eerder voor; houd warme gerechten pas vlak voor het diner warm in warmhoudbakken.
Zet een apart koffiepunt klaar voordat het dessert wordt uitgeserveerd. Reken op één koffie- of theekopje per gast plus enkele extra kopjes, en controleer of koffiezetapparaat, waterkokers en koffielepels op dezelfde plek staan.
Controleer de ruimte op vergeten praktische zaken. Zet garderoberekken en hangers klaar, plaats tafels en buffettafels logisch en leg sfeerlampen en lichtstands zo neer dat ze geen looproutes of kabels blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een diner met show organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen, locatie en het showprogramma. Verzamel dieetwensen uiterlijk 2 weken voor het diner, zodat je menu en boodschappen nog kunt aanpassen.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een diner met show?: Tel per gast minimaal één dinerbord, één diep bord, één dessertbord, één waterglas, één wijnglas, dinermes, dinervork en dinerlepel. Neem daarnaast 10 procent extra servies en glazen, zodat je bij breuk of een onverwachte gast niet tekortkomt.
Wanneer moet ik de techniek voor een diner met show testen?: Test alle apparatuur op de dag zelf minstens 60 minuten vóór de ontvangst van de gasten. Controleer niet alleen geluid en microfoons, maar ook de laptop, audiomixer, stroomvoorziening, kabels en de volgorde van de cues.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten doorgeven?: Sluit de aanmeldingen uiterlijk 10 tot 14 dagen voor het diner en bepaal dan het definitieve aantal gasten. Gebruik daarna hetzelfde aantal voor reserveringen, dieetmaaltijden, tafelschikking, menukaarten en inkopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.