Organiser un dîner-spectacle sans rien laisser au dernier moment
Un dîner-spectacle demande de coordonner le repas, l’accueil des invités et la technique au même moment. Cette checklist rassemble les 63 tâches et 51 fournitures nécessaires, de la liste des invités jusqu’à l’ouverture du lieu. Commence par confirmer les inscriptions et les besoins alimentaires, puis verrouille le menu, le programme et le plan de table. Les derniers jours servent surtout à préparer les plats, tester le son et installer la salle.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir la liste des invités
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir le nombre final d’invités
Composer le menu
2 personnes
Confirmer les réservations
Définir le programme du spectacle
2 personnes
Élaborer le planning
Établir le plan de table
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les menus
Vérifier le matériel de spectacle
2 personnes
Rassembler la musique et les cues
Commander les courses
Acheter des courses fraîches
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les desserts
2 personnes
Préparer les sauces et vinaigrettes
2 personnes
Laver et couper les légumes
3 personnes
Préparer les entrées froides
2 personnes
Préparer les plats chauds
3 personnes
Mettre en place le point café
Mettre le buffet en place
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Tester les cues du spectacle
2 personnes
Aménager le vestiaire
Installer la table d’accueil
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Prendre les vestes
Faire le discours d’ouverture
Servir l’entrée
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le premier bloc du spectacle
2 personnes
Servir le plat principal
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Encadrer le deuxième bloc du show
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Encadrer le spectacle final
2 personnes
Prononcer le mot de clôture
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 7
- Chaisesqté 55
- Tables de buffetqté 3
- Portantsqté 2
- Cintres de vestiaireqté 60
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 60
- Assiettes creusesqté 60
- Assiettes à dessertqté 60
- Tasses à caféqté 60
- Verres à eauqté 70
- Verres à vinqté 70
- Cuillères à caféqté 60
- Couteaux à dînerqté 60
- Fourchettes de tableqté 60
- Cuillères à soupeqté 60
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Carafesqté 8
Équipement
- Glacièresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Mixeur audio
- Ordinateur portable
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 10
- Pied d’éclairageqté 2
Décoration
- Chemins de tableqté 7
- Vasesqté 8
- Fleurs artificiellesqté 24
- Porte-nomsqté 55
- Présentoirs de menuqté 7
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de cuisineqté 4
- Verres doseursqté 3
- Saladiersqté 6
- Pinces de cuisineqté 4
- Bacs de rangementqté 12
- Plateaux de serviceqté 12
- Papier aluminiumqté 2
- Film alimentaireqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Matériel de spectacle
- Tentures de scèneqté 2
- Pupitre de présentation
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe le nombre définitif d’invités avant de commander les courses et d’imprimer les menus. Prévois ce point au plus tard 7 jours avant le dîner afin d’ajuster les quantités et le plan de table.
- Demande les besoins alimentaires dès l’envoi des invitations, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant l’événement. Une confirmation tardive peut modifier le menu et le service.
- Teste les haut-parleurs, les microphones sans fil, le mixeur audio, l’ordinateur et les rallonges au moins 24 heures avant. Rassemble aussi la musique et les cues dans l’ordre exact du spectacle.
- Prépare les sauces, vinaigrettes, desserts et entrées froides la veille lorsque c’est possible. Laisse les plats chauds pour le jour même et réserve au moins 90 minutes avant l’arrivée des invités pour la mise en place.
- Ouvre le lieu assez tôt pour installer les tables, le buffet, le vestiaire et le point café sans croiser l’accueil. Pour une salle de taille moyenne, compte 2 à 3 heures d’installation avec deux personnes.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un dîner-spectacle ?
- Envoie-les idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Demande une réponse sous 3 à 4 semaines afin de disposer du nombre d’invités et des besoins alimentaires assez tôt.
- Quand fixer le nombre définitif d’invités ?
- Arrête le nombre final 7 jours avant le dîner, après traitement des inscriptions et des relances. C’est le bon délai pour confirmer les réservations, les courses, les menus et le plan de table.
- Combien de temps prévoir pour installer un dîner-spectacle ?
- Prévois 2 à 3 heures avec deux personnes pour installer les tables, les chaises, le buffet, le vestiaire, la vaisselle et le matériel technique. Ajoute 30 minutes pour tester le son et les cues.
- Quand préparer le matériel du spectacle ?
- Vérifie le matériel et les branchements au moins 24 heures avant, puis refais un test dès l’ouverture du lieu. Garde les rallonges, multiprises et câbles nécessaires au même endroit pour éviter une recherche de dernière minute.
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