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Abendessen mit Show organisieren: die komplette Checkliste

Ein Abendessen mit Show braucht zwei Abläufe, die gleichzeitig funktionieren: Küche und Programm. Plane zuerst Gästezahl, Menü und Show, danach Tischordnung, Technik und genaue Übergänge. Für die Vorbereitung am Veranstaltungstag zählen feste Uhrzeiten, gekühlte Getränke und ein klarer Platz für Buffet und Kaffee. Diese Checkliste führt dich von den ersten Zusagen bis zum Öffnen der Location und zeigt, was häufig zu spät erledigt wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästezahl festlegen

  • Menü zusammenstellen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Showprogramm festlegen

    2 Personen

  • Zeitplan ausarbeiten

  • Tischordnung erstellen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Menükarten drucken

  • Showmaterialien überprüfen

    2 Personen

  • Musik und Cues zusammenstellen

  • Einkäufe bestellen

  • Frische Einkäufe besorgen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Desserts vorbereiten

    2 Personen

  • Saucen und Dressings zubereiten

    2 Personen

  • Gemüse waschen und schneiden

    3 Personen

  • Kalte Vorspeisen zubereiten

    2 Personen

  • Warme Gerichte vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Tische eindecken

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Licht einstellen

    2 Personen

  • Ton anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Show-Cues testen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

  • Empfangstisch bereitstellen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    2 Personen

  • Jacken entgegennehmen

  • Eröffnungsrede halten

  • Vorspeise servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Erstes Show-Block begleiten

    2 Personen

  • Hauptgericht servieren

    4 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Zweite Show-Einheit begleiten

    2 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Finalshow begleiten

    2 Personen

  • Abschiedsrede halten

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 7
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 2
  • GarderobenbügelAnz. 60

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • Tiefe TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 70
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • DinnermesserAnz. 60
  • EsstischgabelnAnz. 60
  • SuppenlöffelAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaraffenAnz. 8

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Audiomischpult
  • Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 10
  • LichtständerAnz. 2

Dekoration

  • TischläuferAnz. 7
  • VasenAnz. 8
  • KunstblumenAnz. 24
  • NamensschildhalterAnz. 55
  • MenükartenständerAnz. 7

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 3
  • RührschüsselnAnz. 6
  • KüchenzangenAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2

Reinigung

  • MülleimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Showmaterial

  • BühnentücherAnz. 2
  • Präsentationsständer

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vorher fest. Erst dann lassen sich Menü, Sitzplätze, Namensschilder, Menükarten sowie Teller und Gläser verlässlich kalkulieren.
  • Plane für die Show einen Ablauf mit Startzeit, Pausen und jedem Musik- oder Mikrofon-Cue. Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Laptop, Mischpult und Verlängerungskabel mindestens 2 Stunden vor dem Einlass.
  • Bereite Desserts, Saucen, Dressings und kalte Vorspeisen am Vortag vor. Gemüse kannst du ebenfalls waschen und schneiden; warme Gerichte sollten so geplant sein, dass sie erst kurz vor dem Servieren fertig werden.
  • Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vorher und rechne pro Gast mit zwei bis drei Getränken für die erste Stunde. Stelle Karaffen bereit und prüfe zusätzlich, ob Kühlboxen oder Warmhaltebehälter gebraucht werden.
  • Reserviere am Aufbau mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Buffetische und Garderobe. Richte den Kaffeebereich mit Kaffeemaschine oder Wasserkocher ein, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man zu einem Abendessen mit Show einladen?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Bitte um Zu- oder Absage spätestens 14 Tage vor dem Termin, damit du Ernährungswünsche, Menü und Sitzordnung rechtzeitig abschließen kannst.
Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?
Setze die verbindliche Gästezahl spätestens 7 Tage vor dem Abendessen fest. Für frische Einkäufe und die genaue Vorbereitung der warmen Gerichte solltest du die Zahl zusätzlich 48 Stunden vorher noch einmal kontrollieren.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Abendessen mit Show?
Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Geschirr, Buffet, Garderobe und Beleuchtung ein. Technik und Showmaterialien sollten weitere 30 bis 60 Minuten vor dem Einlass getestet werden.
Was sollte man am Tag vor dem Abendessen vorbereiten?
Bereite Desserts, Saucen, Dressings, kalte Vorspeisen sowie gewaschenes und geschnittenes Gemüse am Vortag vor. Drucke dann auch Menükarten und Namensschilder und lege Musik, Cues und den Zeitplan griffbereit ab.

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