Diner dansant organiseren: checklist van planning tot dansvloer

Een diner dansant vraagt om meer afstemming dan een gewoon etentje: je combineert een verzorgd diner met muziek, dans en een strakke timing. Leg eerst datum, gastenlijst en locatie vast en werk daarna toe naar catering, dieetwensen, tafelschikking en programma. Controleer ruim vooraf of servies, glaswerk, tafels en stoelen compleet zijn. Op de dag zelf houd je tijd over als leveringen, muziekbestanden, naamkaartjes en de inrichting al klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en gastenlijst vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Cateringafspraken bevestigen
2 personen
Muziek en dansprogramma bepalen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziek afstemmen
Definitieve gastenlijst maken
Menukaarten opstellen
Tafelschikking maken
2 personen
Cateringhoeveelheden bevestigen
Allergieën aan keuken doorgeven
Leveringen en afhaaltijden bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en verse producten inkopen
2 personen
Servies en glaswerk controleren
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Muziekbestanden klaarzetten
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
2 personen
Vloer en entree controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Muziek testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Tafeldecoratie plaatsen
3 personen
Tafellinnen uitleggen
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
4 personen
Glazen klaarzetten
3 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dinercomponenten voorbereiden
5 personen
Dieetmaaltijden apart labelen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Gasten naar tafels begeleiden
2 personen
Aperitiefhapjes serveren
3 personen
Muziek voor ontvangst afspelen
Voorgerecht uitserveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Borden ophalen
4 personen
Eerste dansblok starten
Hoofdgerecht uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden serveren
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
4 personen
Tweede dansblok starten
Dessert portioneren
3 personen
Dessert en koffie serveren
4 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Derde dansblok starten
Late snacks presenteren
2 personen
Laatste dansblok draaien
Gasten afscheid laten nemen
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Tafels en bar afruimen
4 personen
Servies voorsorteren
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Keuken schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Glazen afwassen
3 personen
Tafellinnen wassen
2 personen
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opbergen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 66
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Garderoberek
Kledinghangersaantal 70

Servies

Dinerbordenaantal 75
Diepe bordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Koffielepelsaantal 70
Tafelmessenaantal 75
Tafelvorkenaantal 75
Tafellepelsaantal 75
Dessertlepelsaantal 75
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 70
Koffiekannenaantal 4
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 8
Maatkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveertangenaantal 10
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 3
Bewaarbakkenaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 66
Kandelarenaantal 8
Kunstbloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Fotowand
Dansvloerpanelenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk twee weken voor het diner en geef allergieën daarna direct door aan de keuken. Zo kan de definitieve menukaart en cateringhoeveelheid nog zonder haast worden aangepast.
Maak de tafelschikking pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Schrijf naamkaartjes vooraf en controleer per tafel of het aantal stoelen, dinerborden, diepe borden, bestek en glazen klopt.
Bevestig leveringen en afhaaltijden minimaal 7 dagen vooraf. Noteer wie de levering aanneemt en controleer bij aankomst meteen de verse producten, dranken en warmhoudbakken.
Zet muziekbestanden en het dansprogramma uiterlijk de dag ervoor klaar. Test het afspelen vóór de gasten arriveren en stem de overgangen tussen diner, muziek en dans af.
Plan op de dag zelf minstens 60 minuten voor openen, ventileren en controleren van entree en vloer. Zet garderoberek en kledinghangers klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een diner dansant organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, gastenlijst en locatie. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het diner, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Wanneer moet ik de catering voor een diner dansant bevestigen?: Bevestig menu en aantallen ongeveer 3 weken vooraf en geef de definitieve gastenlijst en allergieën uiterlijk 7 dagen vooraf door. Controleer lever- en afhaaltijden nogmaals in de laatste week.
Hoeveel servies en glazen heb ik nodig voor een diner dansant?: Reken voor elke gast op minimaal één dinerbord, passend bestek, een waterglas en een wijnglas; tel voor breekbaar servies 10 procent reserve. Voor een menu met meerdere gangen heb je ook diepe en dessertborden en dessertlepels nodig.
Wanneer maak ik de tafelschikking voor een diner dansant?: Maak een eerste indeling zodra de uitnodigingen uit zijn en werk die definitief uit nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Schrijf de naamkaartjes uiterlijk de dag ervoor, zodat je op locatie alleen nog hoeft te plaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.