Checklist para organizar una cena con baile

Una cena con baile combina dos ritmos de organización: primero hay que cerrar invitados, catering y mesas; después, preparar el espacio para comer y bailar sin interrupciones. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde fijar la fecha hasta revisar la entrada el mismo día. Incluye también los detalles que suelen llegar tarde, como las alergias, las cantidades definitivas, la cristalería y los archivos de música.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y la lista de invitados
2 personas
Reservar el lugar
Confirmar los acuerdos de catering
2 personas
Definir el programa de música y baile
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Ajustar la música
Hacer la lista definitiva de invitados
Elaborar los menús
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Confirmar las cantidades de catering
Comunicar alergias a cocina
Confirmar entregas y horarios de recogida
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprar bebidas y productos frescos
2 personas
Comprobar la vajilla y la cristalería
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Preparar los archivos de música
Escribir tarjetas de nombre
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
2 personas
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Despejar la pista de baile
3 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Probar la música
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar la decoración de la mesa
3 personas
Colocar la mantelería
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
4 personas
Preparar los vasos
3 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar componentes de la cena
5 personas
Etiquetar por separado las comidas especiales
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Acompañar a los invitados a las mesas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Poner música de bienvenida
Servir el entrante
5 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Recoger los platos
4 personas
Iniciar el primer bloque de baile
Servir el plato principal
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
4 personas
Iniciar el segundo bloque de baile
Porcionar el postre
3 personas
Servir el postre y el café
4 personas
Reponer café y té
2 personas
Iniciar el tercer bloque de baile
Presentar los tentempiés tardíos
2 personas
Poner en marcha el último bloque de baile
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
Recoger las mesas y la barra
4 personas
Preclasificar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la cocina
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Lavar los vasos
3 personas
Lavar el mantel
2 personas
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los artículos sobrantes
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 66
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 6
Perchero
Perchascant. 70

Vajilla

Platos de cenacant. 75
Platos hondoscant. 75
Platos de postrecant. 75
Tazas de cafécant. 70
Cucharillas de cafécant. 70
Cuchillos de mesacant. 75
Tenedores de mesacant. 75
Cucharas de mesacant. 75
Cucharillas de postrecant. 75
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 80
Copas de champáncant. 70
Jarras de cafécant. 4
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 10
Cucharonescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Pinzas de servircant. 10
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 3
Bandejas de almacenamientocant. 20

Decoración

Mantelescant. 8
Porta-servilletascant. 8
Portanombrescant. 66
Candelabroscant. 8
Arreglos florales artificialescant. 8
Cartel de bienvenida
Photowall
Paneles de pista de bailecant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófono
Portátil
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Focos LEDcant. 4
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Papelelerascant. 6
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados antes de confirmar el catering y la distribución de las mesas. Hazlo con varios días de margen para poder ajustar menús, sillas, platos y copas.
Recoge las preferencias dietéticas y las alergias antes de elaborar los menús. Comunícalas a cocina en una lista separada y vuelve a confirmarlas al cerrar las cantidades del catering.
Calcula la vajilla y la cristalería por comensal, más un margen del 10 % para roturas, cambios de plato y reposiciones. Revisa especialmente platos hondos, copas de vino, vasos de agua y tazas de café.
Prepara la música y el programa de baile antes del montaje, y comprueba los archivos en el equipo que se utilizará. Reserva un momento concreto para ajustar el volumen después de la cena, no durante el servicio.
Abre el lugar con antelación suficiente para ventilarlo y revisar el suelo y la entrada. Coloca primero mesas, sillas, buffet y perchero; después clasifica la decoración y deja listas las tarjetas de nombre y las bandejas de servicio.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una cena con baile?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento y fija una fecha de respuesta al menos 10 días antes. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas, cerrar la lista y confirmar el catering.
¿Cuánta vajilla necesito para una cena con baile?: Calcula una unidad por persona de cada pieza necesaria y añade un 10 % de reserva. Para una cena con varios servicios, confirma si el catering aporta platos, cubiertos y copas antes de comprar o alquilar nada.
¿Cuándo se confirman las cantidades del catering?: Confírmalas entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas la lista definitiva de invitados. En ese momento comunica también las alergias, los menús especiales y los horarios exactos de entrega y recogida.
¿Con cuánto tiempo se prepara el lugar el día de la cena?: Empieza entre 3 y 4 horas antes: ventila, revisa el suelo y la entrada, monta las mesas y coloca la vajilla. Deja al menos 60 minutos finales para comprobar bebidas, música, tarjetas de nombre y buffet.

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