Dîner dansant organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Dîner dansant verbindet ein gesetztes Essen mit einem geplanten Tanzprogramm – deshalb müssen Service und Musik zeitlich zusammenpassen. Beginne mit Datum, Gästeliste und Location und bestätige Catering, Lieferungen sowie Ernährungswünsche frühzeitig. Spätestens vor dem Einkauf brauchst du die endgültige Personenzahl und eine klare Tischordnung. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Raumkontrolle, Aufbau, Geschirr, Getränke und der Wechsel vom Dinner zur Tanzfläche.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Gästeliste festlegen
2 Personen
Location reservieren
Catering-Absprachen bestätigen
2 Personen
Musik- und Tanzprogramm festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Musik abstimmen
Endgültige Gästeliste erstellen
Speisekarten erstellen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Cateringmengen bestätigen
Allergien an die Küche weitergeben
Lieferungen und Abholzeiten bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke und frische Produkte einkaufen
2 Personen
Geschirr und Glaswaren prüfen
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Musikdateien bereitlegen
Namensschilder schreiben
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Raum lüften
2 Personen
Boden und Eingang kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tanzfläche freiräumen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
Musik testen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Tischdekoration aufstellen
3 Personen
Tischwäsche auslegen
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
4 Personen
Gläser bereitstellen
3 Personen
Namensschilder platzieren
2 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Dinner-Komponenten vorbereiten
5 Personen
Diätmahlzeiten separat kennzeichnen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Gäste zu den Tischen begleiten
2 Personen
Aperitifhäppchen servieren
3 Personen
Musik zur Begrüßung abspielen
Vorspeise servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Teller abholen
4 Personen
Ersten Tanzblock starten
Hauptgang servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten servieren
2 Personen
Tische zwischendurch abräumen
4 Personen
Zweiten Tanzblock starten
Dessert portionieren
3 Personen
Dessert und Kaffee servieren
4 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Dritten Tanzblock starten
Späte Snacks präsentieren
2 Personen
Letzten Tanzblock spielen
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Reste sicher verpacken
3 Personen
Tische und Bar abräumen
4 Personen
Geschirr vorsortieren
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Küche reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Gläser spülen
3 Personen
Tischwäsche waschen
2 Personen
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Tonanlage abbauen
2 Personen
Ausrüstung prüfen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Sachen aufbewahren
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 66
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6
Garderobenständer
KleiderbügelAnz. 70

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
Tiefe TellerAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
KaffeetassenAnz. 70
KaffeelöffelAnz. 70
TafelmesserAnz. 75
TischgabelnAnz. 75
SuppenlöffelAnz. 75
DessertlöffelAnz. 75
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
ChampagnergläserAnz. 70
KaffeekannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierschalenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
MesskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierzangenAnz. 10
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 3
AufbewahrungsbehälterAnz. 20

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 66
KerzenständerAnz. 8
KunstblumenarrangementsAnz. 8
Willkommensschild
Fotowand
TanzbodenplattenAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Mikrofon
Laptop
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-SpotsAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
MülleimerAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Gästeliste mindestens 6 Wochen vorher an und verschicke die Einladungen so, dass Rückmeldungen spätestens 14 Tage vor dem Termin eingehen. Erst danach lassen sich Cateringmengen und Tischordnung zuverlässig bestätigen.
Erfasse Allergien und Ernährungswünsche nicht nur auf der Anmeldung: Übergib eine zusammengefasste Liste spätestens 7 Tage vor dem Dinner an die Küche und kennzeichne Sondergerichte beim Service.
Plane den Ablauf in Blöcken: Begrüßung, Vorspeise, Hauptgang, Dessert und Tanz. Reserviere für den Umbau oder das Freimachen der Tanzfläche mindestens 15 Minuten, damit Musik und Service nicht gleichzeitig improvisiert werden müssen.
Prüfe Geschirr und Gläser nach Gedecken, nicht nur nach Kartons. Rechne pro Person mindestens einen Dinner-Teller, ein Weinglas und ein Wasserglas ein; bei mehreren Gängen brauchst du zusätzlich passende Teller und Besteck.
Bestätige Liefer- und Abholzeiten spätestens 3 Tage vorher. Kaufe frische Produkte und Getränke getrennt vom Dekorationsmaterial ein und stelle Kühlboxen, Eiswürfelbehälter und Warmhaltebehälter am Aufbauort bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Dîner dansant organisieren?: Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Gästeliste und Location. Catering, Musikprogramm und Einladungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann muss die endgültige Gästezahl für das Catering feststehen?: Fordere Rückmeldungen bis 14 Tage vor dem Dinner an und bestätige die endgültige Gästezahl anschließend mit dem Catering. Allergien und Sonderkost sollten spätestens 7 Tage vorher an die Küche gehen.
Wie viel Geschirr braucht man für ein Dîner dansant?: Plane mindestens ein vollständiges Gedeck pro Person plus etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 50 Gästen sind das beispielsweise 55 Dinner-Teller, Wassergläser und Weingläser sowie zusätzliches Geschirr und Besteck für die vorgesehenen Gänge.
Wann sollte der Aufbau am Veranstaltungstag beginnen?: Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Lüfte zuerst den Raum, kontrolliere Eingang und Boden und plane danach genug Zeit für Tische, Stühle, Buffet, Bar, Tischordnung und Technik ein.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.