Zo organiseer je een dijkloop zonder gedoe op de dag zelf

Begin niet met boodschappen of startnummers, maar met de route, vergunningen en de startlocatie. Zodra duidelijk is waar deelnemers lopen en hoeveel mensen je verwacht, kun je toiletten, dranghekken, vrijwilligers en bevoorrading regelen. Werk daarna toe naar de deelnemersadministratie: inschrijvingen, dieetwensen, startnummers en startpakketten. De laatste dagen draaien om routecontrole, weersbescherming, opgeladen apparatuur en een korte briefing voor iedereen die op de route staat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Evenementspagina publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Inschrijfformulier openen
4
Inschrijvingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Routevergunning aanvragen
7
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
8
Locatie voor start reserveren
9
Toiletten reserveren
10
Dranghekken reserveren
11
Borgposten op de route bepalen
2 personen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Briefing voor vrijwilligers maken
15
Startnummers ontwerpen
16
Deelnemerslijst controleren
2 personen
17
Startnummers sorteren
2 personen
18
Route vooraf controleren
2 personen
19
Routepunten markeren
3 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Startpakketten samenstellen
4 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Apparatuur opladen
2 personen
25
Weersbescherming klaarzetten
2 personen
26
EHBO-materialen controleren
2 personen
27
Startboog controleren
2 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
31
Uitslagenbalie inrichten
2 personen
32
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
33
Stroomvoorziening controleren
2 personen
34
Routeborden plaatsen
5 personen
35
Afzettingen plaatsen
4 personen
36
Waterposten inrichten
4 personen
37
EHBO-punt inrichten
2 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
Startpakketten klaarleggen
3 personen
40
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
41
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

42
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
43
Vrijwilligers briefen
2 personen
44
Deelnemers registreren
4 personen
45
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
46
Startnummers uitdelen
3 personen
47
Speldjes en chips uitdelen
2 personen
48
Bagage innemen
3 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
52
Startinstructies omroepen
53
Startschot verzorgen
54
Routeposten bemannen
12 personen
55
Water uitdelen
6 personen
56
Dranken bijvullen
3 personen
57
Finish registreren
3 personen
58
Medaljes uitdelen
3 personen
59
Bagage teruggeven
3 personen
60
Uitslagen verwerken
2 personen
61
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
62
Deelnemers informeren over uitslagen
63
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
64
Laatste deelnemers opvangen
2 personen
65
Route vrijgeven
4 personen

Nazorg

66
Startgebied opruimen
5 personen
67
Routeborden ophalen
5 personen
68
Afzettingen verwijderen
4 personen
69
Waterposten opruimen
4 personen
70
Afval inzamelen
5 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Locatie schoonmaken
5 personen
73
Partytenten afbreken
4 personen
74
Meubilair terugplaatsen
4 personen
75
Apparatuur uitschakelen
2 personen
76
Materialen inventariseren
2 personen
77
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
78
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
79
Gevonden voorwerpen registreren
80
Uitslagen online publiceren
81
Deelnemersbericht versturen
82
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Bagagerekkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 4
Parasolvoetenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Startboog
Routebordenaantal 35
Pijlbordenaantal 45
Kilometerbordenaantal 10
Startnummersaantal 250
Startnummerbandenaantal 250
Tijdregistratiechipsaantal 250
Finishermedaillesaantal 250
Lintenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Afzetlintaantal 10
Dranghekkenaantal 30
Waterjerrycansaantal 12
Waterkranenaantal 12
Bidonkrattenaantal 12
Prijstrofeeënaantal 12
Kleedhaakjesaantal 60
Klembordenaantal 12
Routekaartenaantal 30
Plastic bakkenaantal 20
Polsbandjesaantal 300

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Printer
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 12
Stopwatchesaantal 8
Zaklampenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Weegschalenaantal 2
Handtellersaantal 4
Labelprintersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Cold packsaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Veiligheidshesjesaantal 25
Nooddekensaantal 6
Verkeersfluitjesaantal 20

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 12
Lichtslangenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Dweilsetsaantal 3
Afvalgrijpersaantal 6
Wasmandenaantal 8

Tips

Regel de routevergunning en verkeersmaatregelen voordat je de uitnodigingen verstuurt. Leg daarna de borgposten vast, zodat je weet hoeveel vrijwilligers je nodig hebt en waar zij moeten staan.
Reserveer de startlocatie, toiletten en dranghekken vroeg in het plan. Controleer ook of er ruimte is voor bagage, klaptafels, afvalbakken en partytenten; die praktische indeling wordt vaak pas op de laatste dag ontdekt.
Sluit de inschrijving niet af zonder deelnemerslijstcontrole. Verzamel dieetwensen vooraf, sorteer de startnummers op volgorde en leg startnummerbanden en eventuele tijdregistratiechips per deelnemer klaar.
Plan één volledige routecontrole vóór de wedstrijddag. Test daarbij de routeborden, pijlborden, kilometerborden, linten en verkeerskegels op zichtbaarheid en controleer of waterpunten bereikbaar zijn.
Maak de laatste briefing kort en tijdgebonden: wie staat waar, wanneer wordt de start opgebouwd en wie bewaakt de finish? Controleer de weersverwachting, laad laptop, tablets, printer en geluidsinstallatie op en zet weersbescherming klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dijkloop organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de routevergunning, verkeersmaatregelen en reservering van de startlocatie. Gebruik de laatste 2 weken voor vrijwilligers, deelnemersadministratie, routeborden en materiaalcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een dijkloop?: Tel eerst de borgposten, start, finish, inschrijving en bevoorradingspunten op. Plan daarnaast minimaal 2 reservevrijwilligers; zo kun je uitval op de wedstrijddag opvangen zonder een post onbezet te laten.
Wanneer moet ik de startnummers voor een dijkloop maken?: Maak de startnummers nadat de inschrijving is gesloten en de deelnemerslijst is gecontroleerd, bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de loop. Sorteer ze daarna direct per startvak, afstand of alfabetische volgorde.
Wanneer controleer ik de route en het weer voor een dijkloop?: Doe een volledige routecontrole uiterlijk 1 dag vooraf en controleer op de ochtend zelf opnieuw de markeringen en verkeerspunten. Bekijk de weersverwachting 48 uur en nogmaals 3 tot 4 uur voor de start, zodat je weersbescherming en bevoorrading kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.