Organiser une course sur digue, étape par étape

Une course sur digue se prépare d’abord comme un projet de circulation et de sécurité, puis comme une épreuve sportive. Commence par définir le parcours, obtenir l’autorisation et réserver les équipements indispensables avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, structure les participants, les bénévoles et les points de contrôle, puis vérifie le terrain quelques jours avant le départ. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les toilettes, les barrières, le balisage et la protection contre la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la page de l'événement
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Demander l’autorisation de parcours
7
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
8
Réserver le lieu avant le départ
9
Réserver les toilettes
10
Réserver des barrières de sécurité
11
Définir les points de contrôle sur le parcours
2 personnes
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Préparer le briefing des bénévoles
15
Concevoir les dossards
16
Vérifier la liste des participants
2 personnes
17
Trier les dossards
2 personnes
18
Vérifier l’itinéraire à l’avance
2 personnes
19
Marquer les points du parcours
3 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Composer les kits de démarrage
4 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Recharger les appareils
2 personnes
25
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes
26
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
27
Vérifier l'arche de départ
2 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
31
Installer le comptoir des résultats
2 personnes
32
Raccorder la sonorisation
2 personnes
33
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
34
Installer les panneaux de parcours
5 personnes
35
Installer les barrières
4 personnes
36
Installer des points d’eau
4 personnes
37
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Préparer les kits de départ
3 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

42
Accueillir les bénévoles
2 personnes
43
Briefing des bénévoles
2 personnes
44
Enregistrer les participants
4 personnes
45
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
46
Distribuer les dossards
3 personnes
47
Distribuer des épinglettes et des puces
2 personnes
48
Recevoir les bagages
3 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
52
Annoncer les consignes de départ
53
Donner le coup de départ
54
Doter les postes du parcours en personnel
12 personnes
55
Distribuer de l'eau
6 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
57
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
58
Distribuer les médailles
3 personnes
59
Rendre les bagages
3 personnes
60
Traiter les résultats
2 personnes
61
Assurer la remise des prix
3 personnes
62
Informer les participants des résultats
63
Rassembler les objets perdus
2 personnes
64
Accueillir les derniers participants
2 personnes
65
Libérer le parcours
4 personnes

Suivi

66
Ranger la zone de départ
5 personnes
67
Récupérer les panneaux indicateurs
5 personnes
68
Retirer les barrières
4 personnes
69
Ranger les points d’eau
4 personnes
70
Collecter les déchets
5 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer le lieu
5 personnes
73
Démonter les tentes de fête
4 personnes
74
Remettre le mobilier en place
4 personnes
75
Éteindre l’équipement
2 personnes
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Rendre le matériel loué
2 personnes
78
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
79
Enregistrer les objets trouvés
80
Publier les résultats en ligne
81
Envoyer le message aux participants
82
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 8
Poubellesqté 12
Porte-bagagesqté 6
Portantsqté 4
Pieds de parasolqté 6
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Arche de départ
Panneaux de directionqté 35
Panneaux indicateursqté 45
Bornes kilométriquesqté 10
Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Puces de chronométrageqté 250
Médailles de finisherqté 250
Rubansqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Ruban de balisageqté 10
Barrières de fouleqté 30
Bidons d'eauqté 12
Robinets d’eauqté 12
Caisses de bidonsqté 12
Trophéesqté 12
Cintresqté 60
Presse-papiersqté 12
Cartes d'itinéraireqté 30
Bacs en plastiqueqté 20
Braceletsqté 300

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Chronomètresqté 8
Lampes de pocheqté 8
Glacièresqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Balancesqté 2
Compteurs manuelsqté 4
Imprimantes d’étiquettesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Packs de froidqté 20
Gants jetablesqté 100
Gilets de sécuritéqté 25
Couvertures de survieqté 6
Sifflets de circulationqté 20

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Lanternes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Sets de serpillièreqté 3
Pinces à déchetsqté 6
Paniers à lingeqté 8

Conseils

Demande l’autorisation du parcours et coordonne les mesures de circulation avant de publier les invitations. Prévois cette validation plusieurs semaines à l’avance, car elle peut conditionner le tracé et les horaires.
Ouvre les inscriptions uniquement lorsque le lieu de départ, les toilettes et les barrières de sécurité sont réservés. Utilise le formulaire pour recueillir les besoins alimentaires et établir une liste fiable des participants.
Vérifie l’itinéraire à l’avance et marque chaque point de contrôle, virage et kilomètre. Le jour de la course, les panneaux directionnels, les cônes et le ruban de balisage doivent être installés avant l’arrivée des coureurs.
Répartis les bénévoles par poste et fais un briefing avant le départ. Donne à chacun une zone précise, une heure de présence et la procédure à suivre en cas de coureur égaré ou de problème de circulation.
Prépare les dossards, les kits de départ, les médailles et les ravitaillements la veille. Refroidis les boissons, recharge les appareils de chronométrage et installe une protection contre la pluie avant l’ouverture de l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course sur digue ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour une course avec circulation, bénévoles et chronométrage. Commence encore plus tôt si l’autorisation du parcours ou la réservation des barrières dépend d’un organisme externe.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course sur digue ?: Ouvre les inscriptions après avoir sécurisé le parcours, le lieu de départ et les équipements de sécurité, idéalement 6 à 8 semaines avant la course. Ferme-les quelques jours avant l’événement pour trier les dossards et vérifier la liste finale.
Combien de bénévoles faut-il pour une course sur digue ?: Compte au moins un bénévole par point de contrôle et ajoute une équipe pour l’accueil, le ravitaillement et le départ. Pour un petit parcours, prévois généralement 10 à 15 personnes, à ajuster selon le nombre de participants et les contraintes de circulation.
Que faut-il vérifier la veille d’une course sur digue ?: Vérifie la météo, l’itinéraire, le balisage, les barrières, les toilettes, les dossards et les appareils rechargés. Termine les kits de départ et refroidis les boissons la veille pour éviter de gérer ces tâches pendant l’accueil.

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