Cómo organizar una Carrera del dique sin dejar cabos sueltos

Organizar una Carrera del dique empieza mucho antes de colocar el arco de salida. Primero cierra la ruta, los permisos y las reservas; después abre las inscripciones y calcula participantes, dorsales, agua y voluntarios. Durante las semanas previas tendrás que coordinar el tráfico, marcar el recorrido y preparar el material de cronometraje. El día anterior, comprueba la previsión, enfría las bebidas y carga todo siguiendo una lista de salida, para no descubrir a primera hora que faltan señales o cables.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la página del evento
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Procesar las inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Solicitar el permiso de ruta
7
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
8
Reservar el lugar de salida
9
Reservar los aseos
10
Reservar vallas de control
11
Definir los puestos de control en la ruta
2 personas
12
Reclutar voluntarios
2 personas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Preparar la charla para voluntarios
15
Diseñar los dorsales
16
Comprobar la lista de participantes
2 personas
17
Ordenar los dorsales
2 personas
18
Comprobar la ruta con antelación
2 personas
19
Marcar los puntos de la ruta
3 personas
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Hacer la compra
3 personas
22
Preparar kits de inicio
4 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Cargar el equipo
2 personas
25
Preparar protección contra la lluvia
2 personas
26
Comprobar el material de primeros auxilios
2 personas
27
Comprobar el arco de salida
2 personas
28
Montar las carpas
4 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
31
Montar el mostrador de resultados
2 personas
32
Conectar el equipo de sonido
2 personas
33
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
34
Colocar señales de ruta
5 personas
35
Colocar las barreras
4 personas
36
Instalar puntos de agua
4 personas
37
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
38
Comprobar los baños
2 personas
39
Preparar los kits de inicio
3 personas
40
Preparar café y té
2 personas
41
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

42
Recibir a los voluntarios
2 personas
43
Informar a los voluntarios
2 personas
44
Registrar a los participantes
4 personas
45
Gestionar las inscripciones tardías
2 personas
46
Repartir dorsales
3 personas
47
Repartir chapas y chips
2 personas
48
Recibir el equipaje
3 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Servir aperitivos
2 personas
51
Guiar a los participantes a la zona de salida
3 personas
52
Anunciar las instrucciones de inicio
53
Encargarse del disparo de salida
54
Cubrir los puestos de la ruta
12 personas
55
Repartir agua
6 personas
56
Rellenar las bebidas
3 personas
57
Registrar la meta
3 personas
58
Repartir medallas
3 personas
59
Devolver el equipaje
3 personas
60
Procesar los resultados
2 personas
61
Gestionar la entrega de premios
3 personas
62
Informar a los participantes sobre los resultados
63
Recoger objetos perdidos
2 personas
64
Recibir a los últimos participantes
2 personas
65
Liberar la ruta
4 personas

Seguimiento

66
Limpiar la zona de salida
5 personas
67
Recoger los carteles de ruta
5 personas
68
Retirar las barreras
4 personas
69
Retirar los puntos de agua
4 personas
70
Recoger la basura
5 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Limpiar el lugar
5 personas
73
Desmontar las carpas
4 personas
74
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
75
Apagar el equipo
2 personas
76
Inventariar materiales
2 personas
77
Devolver el material alquilado
2 personas
78
Guardar la comida sobrante
2 personas
79
Registrar objetos perdidos
80
Publicar los resultados en línea
81
Enviar mensaje a los participantes
82
Archivar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 30
Mesas de cervezacant. 8
Papeleracant. 12
Portaequipajescant. 6
Percheroscant. 4
Bases para sombrillascant. 6
Percheroscant. 4

Material deportivo

Arco de salida
Señales de rutacant. 35
Carteles direccionalescant. 45
Señales de kilómetrocant. 10
Dorsalescant. 250
Brazaletes con número de salidacant. 250
Chips de cronometrajecant. 250
Medallas de finishercant. 250
Cintascant. 12
Conos de tráficocant. 40
Cinta de balizamientocant. 10
Vallas de control de multitudescant. 30
Bidones de aguacant. 12
Grifos de aguacant. 12
Cajas para bidonescant. 12
Troféos de premiocant. 12
Ganchos para ropacant. 60
Portapapelescant. 12
Mapas de rutacant. 30
Cajas de plásticocant. 20
Pulserascant. 300

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 4
Impresora
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6
Walkie-talkiescant. 12
Cronómetroscant. 8
Linternascant. 8
Neveras portátilescant. 8
Enrollacablescant. 4
Básculascant. 2
Contadores manualescant. 4
Impresoras de etiquetascant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Catering

Compras

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 20
Cold packscant. 20
Guantes desechablescant. 100
Chalecos reflectantescant. 25
Mantas de emergenciacant. 6
Silbatos de tráficocant. 20

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Faroles LEDcant. 12
Cables de lucescant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 6
Fregonascant. 3
Pinzas para residuoscant. 6
Cestos para la ropacant. 8

Consejos

Solicita el permiso de ruta y coordina las medidas de tráfico antes de publicar la página del evento. Deja al menos 4 semanas de margen para resolver cambios en el recorrido o requisitos adicionales.
Cierra las inscripciones con tiempo suficiente para procesar los datos y las preferencias dietéticas. Comprueba la lista de participantes antes de pedir los dorsales y prepara los kits de inicio por número, no solo por nombre.
Asigna voluntarios a cada puesto de control y organiza una charla específica antes de la carrera. Entrega a cada persona la ubicación, el horario, el material y el procedimiento para avisar de una incidencia.
Comprueba la ruta completa con antelación y coloca señales de dirección, kilómetros, conos y cinta de balizamiento según un plano. Haz una segunda revisión el día anterior, porque una señal desplazada puede desorientar a los corredores.
Calcula el montaje y la carga como dos trabajos distintos: carpas, mesas, vallas, sonido, cronometraje y agua deben estar listos antes de salir. Revisa la previsión meteorológica 24 horas antes y prepara la protección contra la lluvia aunque el pronóstico parezca estable.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir el permiso para una carrera?: Pídelo al menos 4 semanas antes de la fecha prevista. Así tendrás margen para coordinar el tráfico, modificar la ruta o aportar documentación adicional sin bloquear las inscripciones.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones de la Carrera del dique?: Ábrelas cuando la ruta, la salida, los aseos y las medidas de tráfico estén encaminados. Como referencia, deja abiertas las inscripciones entre 3 y 6 semanas y fija una fecha de cierre que permita preparar dorsales y kits.
¿Cuándo se deben preparar los dorsales y los kits de inicio?: Comprueba la lista definitiva y encarga o imprime los dorsales entre 7 y 10 días antes. Prepara los kits de inicio durante los 2 días previos, separándolos por orden de entrega para reducir las colas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera?: Depende de la longitud de la ruta y del número de cruces, pero asigna al menos 2 personas a cada puesto de control y añade 2 o 3 para salida, llegada y apoyo. Confirma la disponibilidad una semana antes y sustituye de inmediato cualquier baja.

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