Dijkloop organiseren: checklist van inschrijving tot finish
Een Dijkloop organiseren vraagt meer dan een route uitzetten en deelnemers laten starten. Je regelt vooraf de vergunning, verkeersmaatregelen, startlocatie, toiletten en vrijwilligers. Daarna moeten startnummers, routebebording, waterpunten, tijdregistratie en weersbescherming op dezelfde plek en hetzelfde moment klaarstaan. Gebruik deze checklist om het werk in de juiste volgorde te plannen en controleer vooral de onderdelen die op de wedstrijddag niet meer snel te herstellen zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Evenementspagina publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Routevergunning aanvragen
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Locatie voor start reserveren
Toiletten reserveren
Dranghekken reserveren
Borgposten op de route bepalen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing voor vrijwilligers maken
Startnummers ontwerpen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Route vooraf controleren
2 personen
Routepunten markeren
3 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Apparatuur opladen
2 personen
Weersbescherming klaarzetten
2 personen
EHBO-materialen controleren
2 personen
Startboog controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Uitslagenbalie inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Routeborden plaatsen
5 personen
Afzettingen plaatsen
4 personen
Waterposten inrichten
4 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Startpakketten klaarleggen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Event
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Speldjes en chips uitdelen
2 personen
Bagage innemen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
Startinstructies omroepen
Startschot verzorgen
Routeposten bemannen
12 personen
Water uitdelen
6 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Finish registreren
3 personen
Medaljes uitdelen
3 personen
Bagage teruggeven
3 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers informeren over uitslagen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Laatste deelnemers opvangen
2 personen
Route vrijgeven
4 personen
Nazorg
Startgebied opruimen
5 personen
Routeborden ophalen
5 personen
Afzettingen verwijderen
4 personen
Waterposten opruimen
4 personen
Afval inzamelen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Uitslagen online publiceren
Deelnemersbericht versturen
Facturen en bonnetjes archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 30
- Biertafelsaantal 8
- Afvalbakkenaantal 12
- Bagagerekkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 4
- Parasolvoetenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 4
Sportmateriaal
- Startboog
- Routebordenaantal 35
- Pijlbordenaantal 45
- Kilometerbordenaantal 10
- Startnummersaantal 250
- Startnummerbandenaantal 250
- Tijdregistratiechipsaantal 250
- Finishermedaillesaantal 250
- Lintenaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 40
- Afzetlintaantal 10
- Dranghekkenaantal 30
- Waterjerrycansaantal 12
- Waterkranenaantal 12
- Bidonkrattenaantal 12
- Prijstrofeeënaantal 12
- Kleedhaakjesaantal 60
- Klembordenaantal 12
- Routekaartenaantal 30
- Plastic bakkenaantal 20
- Polsbandjesaantal 300
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 4
- Printer
- Geluidsinstallatie
- Microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 6
- Portofoonsaantal 12
- Stopwatchesaantal 8
- Zaklampenaantal 8
- Koelboxenaantal 8
- Kabelhaspelsaantal 4
- Weegschalenaantal 2
- Handtellersaantal 4
- Labelprintersaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 3
- Reddingsdekensaantal 20
- Cold packsaantal 20
- Wegwerphandschoenenaantal 100
- Veiligheidshesjesaantal 25
- Nooddekensaantal 6
- Verkeersfluitjesaantal 20
Verlichting
- Bouwlampenaantal 6
- LED-lantaarnsaantal 12
- Lichtslangenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 6
- Dweilsetsaantal 3
- Afvalgrijpersaantal 6
- Wasmandenaantal 8
Tips
- Open de inschrijving pas nadat route, startlocatie en vergunningaanvraag zijn afgestemd. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de inschrijving, zodat je catering en startpakketten niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
- Plan de vrijwilligers niet alleen bij de start. Deel ook mensen in bij borgposten, routepunten, waterposten en de finish en geef iedereen vooraf een korte briefing met tijd, positie en telefoonnummer.
- Controleer de route minimaal één keer vooraf en markeer kruisingen met routeborden, pijlborden, kilometerborden, verkeerskegels en afzetlint. Loop vooral de laatste kilometers na: daar raken deelnemers het snelst de concentratie kwijt.
- Sorteer startnummers en startnummerbanden per deelnemer of startvak voordat de uitgifte begint. Test printer, laptop, tablets en tijdregistratiechips en laad alle apparatuur uiterlijk de avond ervoor op.
- Zet partytenten, klaptafels, afvalbakken, bagagerekken en weersbescherming klaar vóór de eerste deelnemers arriveren. Koel dranken op tijd en controleer waterjerrycans, waterkranen en bidonkratten voordat de routeposten vertrekken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Dijkloop organiseren?
- Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met de route, locatie, vergunning en inschrijving. Plan de laatste 2 weken voor deelnemerslijst, vrijwilligersindeling, materiaalcontrole en routecontrole.
- Wanneer moet ik de vergunning voor een Dijkloop aanvragen?
- Vraag de routevergunning zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur 12 weken vóór de loop. Verkeersmaatregelen en dranghekken kunnen pas definitief worden afgestemd wanneer de route en startlocatie vaststaan.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Dijkloop?
- Maak minimaal 4 weken vooraf een indeling op basis van de routepunten, borgposten, waterposten, start en finish. Reken per bezet routepunt op minstens 1 vrijwilliger en plan daarnaast een kleine reserveploeg.
- Wanneer controleer ik de weersverwachting voor de Dijkloop?
- Controleer de verwachting 72 uur en opnieuw 24 uur vóór de start. Zet bij regen, kou of felle zon extra weersbescherming klaar en pas de verzorgings- en vrijwilligersbriefing uiterlijk de avond ervoor aan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!