Deichlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Deichlauf braucht mehr Vorbereitung als nur eine markierte Strecke und einen Startbogen. Du musst Genehmigungen, Verkehrssicherung, Anmeldung, Helfer und Ausstattung aufeinander abstimmen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Veröffentlichung bis zum Veranstaltungstag. Besonders leicht werden Toiletten, Absperrgitter, Startnummern, gekühlte Getränke und geladene Technik zu spät bestellt oder vorbereitet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Veranstaltungsseite veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen verarbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Routen-Genehmigung beantragen
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
2 Personen
Ort für den Start reservieren
Toiletten reservieren
Absperrgitter reservieren
Sicherheitsstationen entlang der Route festlegen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Briefing für Freiwillige erstellen
Startnummern entwerfen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Route im Voraus prüfen
2 Personen
Routenpunkte markieren
3 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Geräte aufladen
2 Personen
Wetterschutz bereitstellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
2 Personen
Startbogen kontrollieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Ergebnisstand einrichten
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
5 Personen
Absperrungen aufstellen
4 Personen
Wasserstationen einrichten
4 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Startpakete bereitlegen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen

Event

Freiwillige empfangen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Späte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Anstecker und Chips verteilen
2 Personen
Gepäck annehmen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Teilnehmer zum Startbereich begleiten
3 Personen
Startanweisungen ausrufen
Startschuss geben
Streckenposten besetzen
12 Personen
Wasser verteilen
6 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Zieleinlauf registrieren
3 Personen
Medaillen verteilen
3 Personen
Gepäck zurückgeben
3 Personen
Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Teilnehmer über die Ergebnisse informieren
Fundsachen sammeln
2 Personen
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
2 Personen
Route freigeben
4 Personen

Nachbereitung

Startbereich aufräumen
5 Personen
Wegweiser abholen
5 Personen
Absperrungen entfernen
4 Personen
Wasserstellen abbauen
4 Personen
Müll einsammeln
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Ergebnisse online veröffentlichen
Teilnehmernachricht versenden
Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 30
BiertischeAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 12
GepäckwagenAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4
SchirmständerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Sportmaterial

Startbogen
WegweiserAnz. 35
WegweiserAnz. 45
KilometerschilderAnz. 10
StartnummernAnz. 250
StartnummernbänderAnz. 250
ZeitmesschipsAnz. 250
FinishermedaillenAnz. 250
BänderAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 10
AbsperrgitterAnz. 30
WasserkanisterAnz. 12
WasserhähneAnz. 12
TrinkkastenkistenAnz. 12
PreistrophäenAnz. 12
KleiderbügelAnz. 60
KlemmbretterAnz. 12
RoutenpläneAnz. 30
PlastikbehälterAnz. 20
ArmbänderAnz. 300

Ausstattung

LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 4
Drucker
Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
FunkgeräteAnz. 12
StoppuhrenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 8
KühlboxenAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
WaagenAnz. 2
HandzählerAnz. 4
EtikettendruckerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 20
KühlpacksAnz. 20
EinweghandschuheAnz. 100
SicherheitswestenAnz. 25
NotfalldeckenAnz. 6
VerkehrspfeifenAnz. 20

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 6
LED-LaternenAnz. 12
LichtschläucheAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
WischsetsAnz. 3
AbfallgreiferAnz. 6
WäschekörbeAnz. 8

Tipps

Beantrage die Genehmigung für die Strecke möglichst mehrere Wochen vor dem Lauf. Kläre danach die Verkehrsmaßnahmen, damit Absperrgitter, Verkehrskegel und Helfer an den richtigen Punkten eingeplant werden können.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Startort, Streckenlänge und wichtige Hinweise feststehen. Erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular und prüfe die Teilnehmerliste spätestens eine Woche vor dem Lauf.
Plane für jeden Streckenabschnitt eine Sicherheitsstation und teile die Freiwilligen nicht nur nach Aufgaben, sondern auch nach Schichten ein. Ein kurzes Briefing mit Treffpunkt, Funk- oder Telefonkontakt und Notfallablauf verhindert Rückfragen am Veranstaltungstag.
Sortiere die Startnummern vorab nach Startgruppe oder Nummernbereich und stelle die Starterpakete mindestens am Vortag zusammen. So bleibt am Veranstaltungsmorgen Zeit für Nachmeldungen und fehlende Unterlagen.
Prüfe die Route vorab zu Fuß oder mit dem Fahrrad und markiere Abzweigungen zusätzlich mit Wegweisern und Kilometerzeichen. Kontrolliere am Vorabend die Wettervorhersage, lade Laptop, Tablets und Beschallungstechnik und stelle Wetterschutz bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Deichlauf anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Anmeldung der Strecke und der Abstimmung der Verkehrsmaßnahmen. Für Genehmigungen, Toiletten, Absperrgitter und Helfer brauchst du meist mehrere Wochen Vorlauf.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Deichlauf?: Plane mindestens eine eingeteilte Person pro Sicherheits- oder Streckenpunkt sowie zusätzliche Helfer für Start, Ziel, Ausgabe und Verpflegung ein. Erstelle die Schichten spätestens 2 Wochen vorher und bestätige die Einteilung einige Tage vor dem Lauf.
Wann soll ich Startnummern und Starterpakete vorbereiten?: Prüfe die Teilnehmerliste etwa 7 Tage vorher und sortiere die Startnummern spätestens am Vortag. Die Starterpakete sollten ebenfalls am Vortag fertig sein, damit die Ausgabe morgens nicht ins Stocken gerät.
Wie viel Wasser brauche ich für einen Deichlauf?: Als grobe Planung kannst du 0,5 bis 0,75 Liter pro Teilnehmer für Strecke und Ziel ansetzen, zusätzlich zu einem Reservevorrat von etwa 20 Prozent. Kühle die Getränke am Vortag und verteile Wasserkanister und Trinkkisten auf die festgelegten Stationen.

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