Checklist para organizar la Carrera del dique

La Carrera del dique necesita coordinación mucho antes del día de la prueba: permisos de ruta, medidas de tráfico, inscripciones y voluntariado deben avanzar en paralelo. Después hay que cerrar la lista de participantes, preparar dorsales y chips, señalizar el recorrido y dejar listo el avituallamiento. Esta checklist reúne 82 tareas y 71 materiales para seguir el orden correcto, detectar los olvidos habituales y llegar al montaje con todo comprobado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la página del evento
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Procesar las inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Solicitar el permiso de ruta
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
Reservar el lugar de salida
Reservar los aseos
Reservar vallas de control
Definir los puestos de control en la ruta
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar la charla para voluntarios
Diseñar los dorsales
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Comprobar la ruta con antelación
2 personas
Marcar los puntos de la ruta
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Preparar kits de inicio
4 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Cargar el equipo
2 personas
Preparar protección contra la lluvia
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
2 personas
Comprobar el arco de salida
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Montar el mostrador de resultados
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Colocar señales de ruta
5 personas
Colocar las barreras
4 personas
Instalar puntos de agua
4 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Preparar los kits de inicio
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

Recibir a los voluntarios
2 personas
Informar a los voluntarios
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Gestionar las inscripciones tardías
2 personas
Repartir dorsales
3 personas
Repartir chapas y chips
2 personas
Recibir el equipaje
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Guiar a los participantes a la zona de salida
3 personas
Anunciar las instrucciones de inicio
Encargarse del disparo de salida
Cubrir los puestos de la ruta
12 personas
Repartir agua
6 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Registrar la meta
3 personas
Repartir medallas
3 personas
Devolver el equipaje
3 personas
Procesar los resultados
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Informar a los participantes sobre los resultados
Recoger objetos perdidos
2 personas
Recibir a los últimos participantes
2 personas
Liberar la ruta
4 personas

Seguimiento

Limpiar la zona de salida
5 personas
Recoger los carteles de ruta
5 personas
Retirar las barreras
4 personas
Retirar los puntos de agua
4 personas
Recoger la basura
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Publicar los resultados en línea
Enviar mensaje a los participantes
Archivar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 30
Mesas de cervezacant. 8
Papeleracant. 12
Portaequipajescant. 6
Percheroscant. 4
Bases para sombrillascant. 6
Percheroscant. 4

Material deportivo

Arco de salida
Señales de rutacant. 35
Carteles direccionalescant. 45
Señales de kilómetrocant. 10
Dorsalescant. 250
Brazaletes con número de salidacant. 250
Chips de cronometrajecant. 250
Medallas de finishercant. 250
Cintascant. 12
Conos de tráficocant. 40
Cinta de balizamientocant. 10
Vallas de control de multitudescant. 30
Bidones de aguacant. 12
Grifos de aguacant. 12
Cajas para bidonescant. 12
Troféos de premiocant. 12
Ganchos para ropacant. 60
Portapapelescant. 12
Mapas de rutacant. 30
Cajas de plásticocant. 20
Pulserascant. 300

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 4
Impresora
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6
Walkie-talkiescant. 12
Cronómetroscant. 8
Linternascant. 8
Neveras portátilescant. 8
Enrollacablescant. 4
Básculascant. 2
Contadores manualescant. 4
Impresoras de etiquetascant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Catering

Compras

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 20
Cold packscant. 20
Guantes desechablescant. 100
Chalecos reflectantescant. 25
Mantas de emergenciacant. 6
Silbatos de tráficocant. 20

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Faroles LEDcant. 12
Cables de lucescant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 6
Fregonascant. 3
Pinzas para residuoscant. 6
Cestos para la ropacant. 8

Consejos

Solicita el permiso de ruta y coordina las medidas de tráfico con antelación; no esperes a tener cerrada la cifra final de participantes para iniciar esos trámites.
Cierra las inscripciones antes de pedir los dorsales y los chips de cronometraje. Reserva tiempo para revisar la lista, corregir nombres y preparar los kits de inicio.
Comprueba el recorrido completo antes de la carrera y coloca señales de dirección, marcas de kilómetro, conos y cinta de balizamiento según los puntos definidos.
Asigna cada puesto de control a voluntarios concretos y prepara una charla breve con horarios, funciones y protocolo. Una persona sin ubicación clara suele dejar un tramo sin vigilancia.
Revisa la previsión meteorológica y prepara la protección contra la lluvia con el equipo de montaje. Enfría las bebidas y carga portátil, tablets, impresora, sonido y alargadores antes de salir hacia la zona de salida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar la Carrera del dique?: Empieza varias semanas antes para tramitar el permiso de ruta, reservar la salida, los aseos y las vallas, y reclutar voluntarios. Deja los últimos días para confirmar participantes, preparar dorsales y comprobar el recorrido.
¿Cuándo se deben preparar los dorsales y los kits de inicio?: Prepara los dorsales después de cerrar y revisar la lista de participantes. Los kits de inicio pueden montarse en los días previos, cuando ya estén confirmados los dorsales, brazaletes y chips necesarios.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para la carrera?: El número depende de cuántos puestos de control haya en la ruta y de las medidas de tráfico, así que asigna al menos una persona responsable por puesto antes de calcular refuerzos. Confirma las asignaciones y da la charla a todos antes del día de la prueba.
¿Cuándo hay que comprobar la ruta de la Carrera del dique?: Haz una comprobación completa con antelación suficiente para corregir desvíos y añadir señales. Repite la revisión durante el montaje, antes de la salida, para confirmar que las señales, los conos y las vallas siguen en su sitio.

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