Checklist pour organiser une course sur digue

Une course sur digue demande davantage qu’un parcours et des dossards. Il faut coordonner les autorisations, la circulation, les points de contrôle, les bénévoles et l’accueil des participants, souvent sur un espace exposé au vent et à la pluie. Cette checklist rassemble les étapes à suivre dans le bon ordre, de l’ouverture des inscriptions jusqu’au balisage et à l’installation le jour du départ. Elle vous aide aussi à repérer les réservations et vérifications qui arrivent trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la page de l'événement
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Demander l’autorisation de parcours
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Réserver le lieu avant le départ
Réserver les toilettes
Réserver des barrières de sécurité
Définir les points de contrôle sur le parcours
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Concevoir les dossards
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Vérifier l’itinéraire à l’avance
2 personnes
Marquer les points du parcours
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Recharger les appareils
2 personnes
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
Vérifier l'arche de départ
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer le comptoir des résultats
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
5 personnes
Installer les barrières
4 personnes
Installer des points d’eau
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer les kits de départ
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Distribuer des épinglettes et des puces
2 personnes
Recevoir les bagages
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
Annoncer les consignes de départ
Donner le coup de départ
Doter les postes du parcours en personnel
12 personnes
Distribuer de l'eau
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
Distribuer les médailles
3 personnes
Rendre les bagages
3 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Informer les participants des résultats
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Accueillir les derniers participants
2 personnes
Libérer le parcours
4 personnes

Suivi

Ranger la zone de départ
5 personnes
Récupérer les panneaux indicateurs
5 personnes
Retirer les barrières
4 personnes
Ranger les points d’eau
4 personnes
Collecter les déchets
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Publier les résultats en ligne
Envoyer le message aux participants
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 8
Poubellesqté 12
Porte-bagagesqté 6
Portantsqté 4
Pieds de parasolqté 6
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Arche de départ
Panneaux de directionqté 35
Panneaux indicateursqté 45
Bornes kilométriquesqté 10
Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Puces de chronométrageqté 250
Médailles de finisherqté 250
Rubansqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Ruban de balisageqté 10
Barrières de fouleqté 30
Bidons d'eauqté 12
Robinets d’eauqté 12
Caisses de bidonsqté 12
Trophéesqté 12
Cintresqté 60
Presse-papiersqté 12
Cartes d'itinéraireqté 30
Bacs en plastiqueqté 20
Braceletsqté 300

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Chronomètresqté 8
Lampes de pocheqté 8
Glacièresqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Balancesqté 2
Compteurs manuelsqté 4
Imprimantes d’étiquettesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Packs de froidqté 20
Gants jetablesqté 100
Gilets de sécuritéqté 25
Couvertures de survieqté 6
Sifflets de circulationqté 20

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Lanternes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Sets de serpillièreqté 3
Pinces à déchetsqté 6
Paniers à lingeqté 8

Conseils

Demandez l’autorisation du parcours et coordonnez les mesures de circulation plusieurs semaines avant la course : une digue peut rester accessible au public et nécessiter des barrières ou une signalisation spécifique.
Vérifiez l’itinéraire à l’avance, puis marquez les points de contrôle, les kilomètres et les changements de direction. Faites cette reconnaissance assez tôt pour corriger un passage impraticable avant le jour du départ.
Répartissez les bénévoles par zone plutôt que de leur donner une mission générale : accueil, départ, points de contrôle, ravitaillement et arrivée doivent chacun avoir un responsable identifié.
Préparez les dossards, les kits de démarrage et la liste des participants avant l’installation. Gardez une marge pour les inscriptions modifiées et les besoins alimentaires communiqués après l’ouverture du formulaire.
Consultez les prévisions météo à 48 heures puis le matin même. Sur une digue, prévoyez notamment la protection contre les intempéries, l’alimentation électrique sécurisée et un emplacement stable pour les tentes, la sonorisation et les tables.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il demander l’autorisation du parcours ?: Lancez la demande dès que le tracé est défini, idéalement plusieurs semaines avant la course. Les délais dépendent de la commune et des mesures de circulation à coordonner ; attendez l’accord avant de publier un parcours définitif.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course sur digue ?: Ouvrez le formulaire après avoir confirmé le lieu de départ, le parcours et les principales contraintes d’accueil. Fermez ou contrôlez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de traiter les besoins alimentaires et de préparer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course sur digue ?: Répartissez les bénévoles selon le nombre de points de contrôle, les zones de départ et d’arrivée, le ravitaillement et la circulation. Préparez leur briefing au moins 24 heures avant et donnez à chaque zone un responsable joignable.
Quand vérifier la météo avant la course ?: Faites une première vérification environ 48 heures avant, puis une seconde le matin du départ. Le vent et la pluie peuvent modifier l’installation des tentes, des panneaux, des barrières et de la sonorisation sur la digue.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.