Checklist voor een dierenkliniek open dag

Een open dag in een dierenkliniek vraagt meer voorbereiding dan alleen bezoekers uitnodigen. Je moet bezoekersstromen, dierenwelzijn, demonstraties, vrijwilligers en publieksinformatie tegelijk organiseren. Begin met datum, openingstijden en programma en werk daarna toe naar reserveringen, communicatie en de praktische opbouw. Met deze checklist zie je welke onderdelen je tijdig regelt en wat op de dag zelf vaak wordt vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Openingstijden communiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Rondleidingroutes bepalen
2 personen
Demonstraties plannen
2 personen
Sprekers en dierenartsen vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Leveranciers bevestigen
Drukwerk laten maken
Plattegrond afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Informatiefolders klaarleggen
2 personen
Dieren voor demonstraties selecteren
2 personen
Dierenwelzijn controleren
2 personen
Rondleidingsborden maken
Quiz en kinderactiviteiten voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Voorraad en materialen controleren
2 personen
Koelkasten en koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Rondleidingsroute bewegwijzeren
2 personen
Demonstratieruimtes inrichten
3 personen
Kinderhoek inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Geluid en microfoons testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Dierenartsdemonstraties verzorgen
3 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Sanitaire ruimtes controleren
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Dieren rustig terugbrengen
3 personen

Nazorg

Catering afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen tellen en opbergen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Klapbalie
Krukkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schenkkanaantal 4
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 2
Laptop
Beeldscherm
Draagbare ventilatorenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Afwasteilenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Krijtbordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 40
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Informatiefoldersaantal 250
Programmafoldersaantal 150
Quizformulierenaantal 100
Stickersaantal 200
Kleurplatenaantal 100
Kleurpotlodenaantal 30
Kleurstiftenaantal 30
Knutselpapieraantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handdesinfectiehoudersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Hondenpoepzakjesaantal 500

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in vaste groepen en geef per route een maximale groepsgrootte op. Zo voorkom je dat bezoekers tegelijk in behandelruimtes, bij demonstraties en bij de ontvangstbalie vastlopen.
Leg demonstraties minimaal vier weken vooraf vast met een dierenarts of andere spreker. Reserveer daarna tijd voor een korte veiligheids- en dierenwelzijnscontrole, vooral wanneer bezoekers dicht bij de dieren komen.
Open het online aanmeldformulier uiterlijk drie weken voor de open dag. Vraag meteen naar dieetwensen en geef bezoekers bij de bevestiging openingstijden, route-informatie en eventuele reserveringstijden.
Maak een vrijwilligersrooster met blokken van minimaal twee uur en wijs per blok iemand aan voor ontvangst, rondleidingen, kinderactiviteiten en praktische ondersteuning. Plan daarnaast minstens één reservevrijwilliger voor uitval.
Controleer de techniek en publieksmaterialen uiterlijk één week vooraf op locatie. Test luidsprekers, draadloze microfoons, laptop en beeldscherm samen en leg plattegronden, naamkaartjes en informatiefolders op één vaste uitgifteplek klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dierenkliniek open dag organiseren?: Begin ongeveer acht weken vooraf met datum, programma, vergunningen, verzekering en leveranciers. Verstuur uitnodigingen en open het aanmeldformulier uiterlijk drie weken voor de open dag.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een dierenkliniek open dag?: Reken per gelijktijdige bezoekersstroom op minstens één begeleider voor de rondleiding en één persoon bij de ontvangst. Plan daarnaast per dienst van twee uur een reservevrijwilliger, zodat ziekte of uitval niet direct voor gaten zorgt.
Wanneer moet ik demonstraties en dieren vastleggen?: Leg sprekers, dierenartsen en demonstraties vier tot zes weken vooraf vast. Controleer uiterlijk een week voor de open dag opnieuw of de dieren geschikt zijn, de route veilig is en het programma past bij hun welzijn.
Wat moet ik de dag voor een dierenkliniek open dag controleren?: Controleer de aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligersindeling, plattegronden en drukwerk. Vul koelkasten en koelboxen, test alle audiovisuele apparatuur en zet materialen zoals naamkaartjes, folders en rondleidingsborden klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.