LizztLIZZT
frLanguage — Français

Checklist pour organiser une journée portes ouvertes en clinique vétérinaire

Une journée portes ouvertes en clinique vétérinaire demande plus qu’un accueil convivial. Il faut organiser les inscriptions, les parcours de visite, les démonstrations et la circulation entre les espaces de soins. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au remplissage des réfrigérateurs le jour J. Elle tient aussi compte des points souvent oubliés : autorisations, assurance, bien-être des animaux et répartition précise des bénévoles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Communiquer les horaires d’ouverture

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Définir les parcours de visite

    2 personnes

  • Planifier les démonstrations

    2 personnes

  • Réserver les intervenants et les vétérinaires

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Confirmer les fournisseurs

  • Faire réaliser les imprimés

  • Imprimer le plan

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Préparer les brochures d’information

    2 personnes

  • Sélectionner les animaux pour les démonstrations

    2 personnes

  • Vérifier le bien-être animal

    2 personnes

  • Créer les panneaux de visite guidée

  • Préparer le quiz et les activités pour enfants

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Vérifier le stock et le matériel

    2 personnes

  • Remplir les réfrigérateurs et les glacières

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu en profondeur

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Aménager le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Balisage du parcours de visite

    2 personnes

  • Aménager les espaces de démonstration

    3 personnes

  • Aménager l’espace enfants

    2 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Installer le point café et thé

    2 personnes

  • Tester le son et les micros

    2 personnes

  • Effectuer le contrôle de sécurité

    2 personnes

  • Faire le briefing de l’équipe d’accueil

    3 personnes

Événement

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Enregistrer les inscriptions

    2 personnes

  • Accompagner les visites guidées

    4 personnes

  • Assurer des démonstrations vétérinaires

    3 personnes

  • Répondre aux questions des visiteurs

    3 personnes

  • Encadrer les activités pour enfants

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les sanitaires

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    3 personnes

  • Ramener les animaux en douceur

    3 personnes

Suivi

  • Démonter le catering

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Trier et évacuer les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Compter et ranger le matériel

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Ranger les courses restantes

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tente de réceptionqté 2
  • Tablesqté 10
  • Chaisesqté 60
  • Tables de bièreqté 4
  • Stand pliant
  • Tabouretsqté 8

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 60
  • Verresqté 80
  • Assiettesqté 80
  • Couvertsqté 80
  • Carafeqté 4
  • Plateaux de serviceqté 8

Équipement

  • Glacièresqté 4
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Haut-parleursqté 2
  • Microphones sans filqté 2
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Rallonges à enrouleurqté 2
  • Ordinateur portable
  • Écran
  • Ventilateurs portablesqté 2

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Saladiersqté 4
  • Bacs de rangementqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Bacs à vaisselleqté 6

Décoration

  • Ballonsqté 100
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Nappesqté 10
  • Compositions floralesqté 6
  • Panneaux d'informationqté 12
  • Panneaux indicateursqté 10
  • Panneaux en ardoiseqté 4
  • Badges nominatifsqté 40
  • Presse-papiersqté 6
  • Stylosqté 30
  • Brochures d’informationqté 250
  • Brochures du programmeqté 150
  • Feuilles de quizqté 100
  • Autocollantsqté 200
  • Coloriagesqté 100
  • Crayons de couleurqté 30
  • Feutres de couleurqté 30
  • Papier de bricolageqté 2

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 6
  • Lampes LEDqté 8
  • Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

  • Balaiqté 2
  • Pelle et balayetteqté 2
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Gants de nettoyageqté 8
  • Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
  • Poubellesqté 8
  • Sacs à crottes pour chiensqté 500

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Indiquez les horaires d’ouverture, la durée des visites et les heures précises des démonstrations afin d’éviter les groupes trop nombreux au même moment.
  • Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour traiter les réponses et recueillir les besoins alimentaires. Prévoyez une dernière vérification des inscrits quelques jours avant l’événement.
  • Définissez un parcours distinct pour les visites guidées et les démonstrations. Des panneaux visibles et un plan imprimé réduisent les attroupements devant les zones de soins ou les espaces techniques.
  • Répartissez les bénévoles par créneau et par mission, avec une personne dédiée à l’accueil, aux inscriptions et à l’orientation. Confirmez les horaires de chacun au plus tard la veille.
  • Ne laissez pas le matériel technique au dernier moment : testez les microphones, les haut-parleurs, l’ordinateur, l’écran et les rallonges avant l’ouverture. Vérifiez aussi les tasses, verres, assiettes et couverts avant de remplir les réfrigérateurs et les glacières.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes en clinique vétérinaire ?
Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de fixer le programme, vérifier les autorisations et l’assurance, réserver les intervenants, puis lancer les invitations et les inscriptions.
Combien de temps prévoir pour les visites de la clinique vétérinaire ?
Prévoyez généralement 30 à 45 minutes par parcours, puis 15 à 30 minutes pour une démonstration ou les questions. Ajoutez une marge de 10 minutes entre deux groupes pour éviter les croisements.
Quand confirmer les bénévoles et les vétérinaires participants ?
Confirmez les disponibilités environ 3 semaines avant l’événement, puis envoyez les rôles et horaires définitifs 3 à 5 jours avant. Gardez une personne de remplacement pour chaque mission essentielle.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes vétérinaire ?
La veille, vérifiez les inscriptions, les badges, les brochures, le plan, les panneaux et le matériel audiovisuel. Contrôlez aussi la sélection des animaux, leur bien-être, les stocks et le remplissage des réfrigérateurs et des glacières.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Organisez gratuitement et invitez vos contacts !