Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas veterinaria
Una jornada de puertas abiertas en una clínica veterinaria necesita más que una fecha y algunas invitaciones. Hay que coordinar las inscripciones, las rutas de visita, las demostraciones con animales y la presencia de veterinarios y voluntarios. También conviene revisar con antelación los permisos, el seguro, la señalización y el material para recibir a las familias. Esta checklist reúne 64 tareas y 61 artículos para avanzar en el orden adecuado y evitar preparativos de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Comunicar el horario de apertura
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción online
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Determinar las rutas de la visita guiada
2 personas
Planificar demostraciones
2 personas
Confirmar ponentes y veterinarios
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Confirmar proveedores
Encargar material impreso
Imprimir el plano
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Dejar listos los folletos informativos
2 personas
Seleccionar animales para las demostraciones
2 personas
Comprobar el bienestar animal
2 personas
Crear señalización para la visita guiada
Preparar el quiz y las actividades infantiles
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el stock y el material
2 personas
Llenar neveras y cajas frigoríficas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Limpiar a fondo el lugar
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Señalizar la ruta de la visita guiada
2 personas
Montar las salas de demostración
3 personas
Montar el rincón infantil
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Probar el sonido y los micrófonos
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Realizar demostraciones veterinarias
3 personas
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar las zonas sanitarias
Despedir a los visitantes
3 personas
Devolver a los animales con calma
3 personas
Seguimiento
Desmontar el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Contar y guardar los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpa plegablecant. 2
- Mesascant. 10
- Sillascant. 60
- Mesas de cervezacant. 4
- Mostrador plegable
- Taburetescant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Jarracant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Enrollacablescant. 2
- Portátil
- Pantalla
- Ventiladores portátilescant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Cubetas para lavarcant. 6
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Paneles informativoscant. 12
- Carteles direccionalescant. 10
- Pizarrascant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Folletos informativoscant. 250
- Folletos del programacant. 150
- Hojas del quizcant. 100
- Pegatinascant. 200
- Libros para colorearcant. 100
- Lápices de colorescant. 30
- Rotuladores de colorescant. 30
- Papel para manualidadescant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
- Linternascant. 4
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Papeleracant. 8
- Bolsas para excrementos de perrocant. 500
Catering
- Compras
Consejos
- Define el programa y el horario antes de abrir el formulario de inscripción. Reserva bloques concretos para la visita guiada, las demostraciones, el quiz infantil y las pausas, para que los asistentes sepan cuánto dura cada parte.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Con esa cifra podrás asignar suficientes voluntarios, preparar las tarjetas de nombre y calcular la compra de comida y bebida.
- Revisa las rutas de visita con los veterinarios y comprueba que cada grupo tenga un recorrido claro. Prepara la señalización y el plano como mínimo 2 días antes; el día del evento solo deberías colocarlos y comprobarlos.
- No dejes para la última semana la selección de animales para las demostraciones. Confirma su bienestar, el tiempo de exposición y una alternativa por si algún animal no puede participar el mismo día.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: altavoces, micrófonos inalámbricos, portátil, pantalla, cables alargadores y regletas. Llena las neveras y cajas frigoríficas justo antes de abrir y deja preparado material de reposición.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas veterinaria?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, confirmar veterinarios, revisar permisos y contratar proveedores. Deja la última semana para cerrar inscripciones, asignar voluntarios y comprobar el material.
- ¿Cuándo abrir las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?
- Abre el formulario entre 3 y 4 semanas antes y ciérralo unos 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para gestionar las preferencias dietéticas, preparar las tarjetas de nombre y formar los grupos de visita.
- ¿Qué hay que preparar para las demostraciones con animales?
- Selecciona los animales al menos 7 días antes y comprueba su bienestar el día anterior y la misma mañana. Prepara también una alternativa por demostración, por si un animal necesita descansar o no puede participar.
- ¿Cuándo comprobar el equipo y la señalización de la clínica?
- Haz la prueba de sonido, pantalla y conexiones 1 día antes. Imprime el plano, coloca las señales y revisa las rutas al menos 2 horas antes de la apertura, cuando todavía puedas corregir cambios.
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