Dichtersavond organiseren: een complete checklist

Een dichtersavond staat of valt met een strak programma, goed geluid en een rustige ontvangst. Bevestig eerst datum, locatie en dichters, verzamel aanmeldingen en dieetwensen en leg spreektijden vast. Test de microfoon, speakers, kabels en verlichting ruim vóór de deuren opengaan. Op de dag zelf richt je de leesplek in, zet je koffie, thee en hapjes klaar en controleer je of programma’s en naamkaartjes zichtbaar liggen. Met deze checklist werk je van voorbereiding naar opruimen zonder last-minute zoekwerk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Dichters uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Dichters en spreektijden bevestigen
Reserveringen maken
Techniek testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dichtersinformatie printen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Leesplek inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Programma en bordjes plaatsen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Programma toelichten
Dichters aankondigen
Microfoon bedienen
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Garderoberekaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Kaarshoudersaantal 10
LED-kaarsenaantal 20
Poëziepostersaantal 12
Naamkaartjesaantal 20

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Scharenaantal 2
Plakbandaantal 4

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 4
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig het programma en de spreektijden uiterlijk 3 dagen vooraf met alle dichters. Plan per voordracht een vaste spreektijd en houd ruimte voor korte wissels tussen de optredens.
Test geluidsinstallatie en microfoon minimaal 60 minuten voor aanvang op de plek waar de dichter staat. Controleer daarbij speakers, microfoonstatieven, mengpaneel, audiokabels en stekkerdozen.
Zet voor het eerste uur per bezoeker 2 koppen koffie of thee en 2 glazen water klaar. Koel dranken vooraf en gebruik thermoskannen, zodat je tijdens de voordrachten niet steeds hoeft bij te vullen.
Richt de leesplek vóór de ontvangst in met een spreektafel, microfoon en voldoende licht. Staande lampen of LED-kaarsen geven sfeer, maar mogen het zicht op de dichter en de looproute niet hinderen.
Maak de ontvangsttafel uiterlijk 30 minuten voor opening compleet met naamkaartjes, programma’s en informatie over de dichters. Zet ook het garderoberek en de vuilnisbakken klaar; die worden bij binnenkomst vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dichtersavond organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met datum, locatie en het uitnodigen van dichters. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de avond en bevestig programma en spreektijden uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de opbouw van een dichtersavond?: Reken op 90 minuten opbouw voor tafels, stoelen, leesplek, verlichting, decoratie, catering en techniek. Plan daarnaast minstens 60 minuten vóór aanvang voor een volledige geluidstest.
Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een dichtersavond?: Reken voor het eerste uur op 2 drankjes per persoon, plus extra water bij de leesplek. Voor hapjes is ongeveer 4 tot 6 kleine porties per persoon voldoende bij een avondprogramma van 2 tot 3 uur.
Wanneer test ik de microfoon en speakers voor een dichtersavond?: Test de apparatuur minimaal 60 minuten vóór de start, met de microfoon op de definitieve spreekplek. Controleer ook kabels, stroomaansluitingen en het volume vanaf de achterste stoelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.