Checklist para organizar una Noche de poetas
Una Noche de poetas necesita más coordinación que una simple lectura: hay que cuadrar intervenciones, preparar el sonido y recibir al público sin prisas. Empieza confirmando la fecha, el lugar y los poetas; después cierra el programa y las inscripciones. En las horas previas, ventila el espacio, monta las sillas y prueba micrófonos, altavoces y cables. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que la lectura, el café y los aperitivos estén listos a tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Invitar a poetas
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar poetas y horarios de intervención
Hacer reservas
Probar la técnica
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Imprimir información de los poetas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar el espacio de lectura
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar el programa y los carteles
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Evento
Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Anunciar a los poetas
Manejar el micrófono
Servir bebidas del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 8
- Mesa de oradores
- Percherocant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 8
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 6
- Regletascant. 4
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Portavelascant. 10
- Velas LEDcant. 20
- Pósters de poesíacant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 20
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tijerascant. 2
- Cinta adhesivacant. 4
Limpieza
- Papelelerascant. 4
- Aspiradora
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa al menos 7 días antes y confirma con cada poeta su hora de intervención. Así puedes imprimir la información de los participantes y colocarla antes de abrir la recepción.
- Haz una prueba completa de sonido entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público. Comprueba micrófono, soportes, mesa de mezclas, altavoces activos, cables y regletas, no solo que el equipo se encienda.
- Calcula las sillas según las inscripciones y deja un pequeño margen para llegadas sin confirmar. Reserva también una mesa de oradores y un espacio despejado para que los poetas puedan acceder al micrófono sin cruzar entre el público.
- Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y revísalas antes de comprar. Prepara café y té en termos cerca de la recepción, y enfría las bebidas con tiempo suficiente para servirlas al abrir.
- Abre el espacio con al menos 90 minutos de antelación: primero ventila, después coloca mesas y sillas, conecta el sonido y finalmente prepara decoración, carteles, aperitivos y la mesa de recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una Noche de poetas?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, poetas e invitaciones. Deja el programa cerrado y las preferencias dietéticas revisadas al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que probar el micrófono para una lectura de poesía?
- Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de que llegue el público. Pide a una persona que lea desde la posición de los poetas y comprueba también los cables, altavoces y la mesa de mezclas.
- ¿Cuántas sillas necesito para una Noche de poetas?
- Prepara una silla por cada inscripción confirmada y añade un margen de aproximadamente el 10 % para asistentes de última hora. Coloca las sillas después de ventilar y antes de probar la circulación hacia el espacio de lectura.
- ¿Cuándo preparo el café, el té y las bebidas?
- Enfría las bebidas durante la última hora de montaje y prepara el café y el té poco antes de abrir, para que sigan calientes. Coloca tazas, vasos, platos, cubiertos y bandejas junto a la mesa de servicio antes de recibir al público.
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