Checklist voor een goed georganiseerde dichtersavond
Een dichtersavond valt of staat met een strak programma, verstaanbare voordrachten en een ruimte waarin publiek en dichters zich prettig voelen. Begin met datum, locatie en tijdschema, en verzamel daarna teksten, aanmeldingen en dieetwensen. Regel techniek en catering ruim vooraf; microfoons, speakers en koffie vragen op de avond zelf meer tijd dan je verwacht. Gebruik de checklist om de voorbereiding, opbouw en laatste controles stap voor stap af te werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Programma en tijdschema vastleggen
2 personen
Dichters uitnodigen
Optredens en teksten verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Dichtersprogramma publiceren
Techniek en microfoons testen
2 personen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dichters opnieuw informeren
Locatiesleutels ophalen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Podiumhoek inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Boekentafel inrichten
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Ontvangstbalie klaarzetten
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Dichters aankondigen
Geluidsniveau bedienen
Pauzedrankjes serveren
3 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Bezoekers naar buiten begeleiden
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur en materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 70
- Tafelsaantal 8
- Spreektafel
- Boekentafel
- Kleedkamerrek
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Waterglazenaantal 70
- Gebaksbordenaantal 70
- Theelepelsaantal 70
- Serveerkommenaantal 8
- Serveerschalenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Serveertangenaantal 6
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Mengpaneel
- Audiokabelsaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Laptop
- Muziekspeler
- Reservebatterijenaantal 12
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- Ledlichtslingersaantal 4
Decoratie
- Podiumachterdoek
- Tafelkledenaantal 8
- Kaarsloze windlichtenaantal 6
- Programmastandaardsaantal 4
- Kleefhaakjesaantal 20
- Plakbandaantal 3
- Scharenaantal 3
Catering
- Boodschappen
- Flessenopenersaantal 3
- Kurkentrekkersaantal 3
- Koelelementenaantal 12
- Kassadoos
- Pinapparaat
- Prijskaartjesaantal 20
- Kruikenaantal 6
- Waterkannenaantal 6
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 3
- Handdoekdispensersaantal 3
Tips
- Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer per dichter de spreektijd, pauzemomenten en volgorde, zodat je later geen schema van 15 minuten moet inkorten.
- Test de geluidsinstallatie minstens één dag vooraf met alle microfoons, statieven, kabels en het mengpaneel. Controleer op locatie opnieuw het volume en leg audiokabels en verlengsnoeren zo neer dat niemand erover struikelt.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk een week voor de avond en bepaal daarna de cateringhoeveelheden. Zet koffie, thee en water klaar naast de hapjes, met minstens één kopje en één glas per verwachte bezoeker.
- Plan de opbouw minimaal 2 uur voor de eerste voordracht. Tafels, stoelen, podiumhoek, verlichting en boekentafel moeten dan nog kunnen worden verplaatst zonder publiek in de ruimte.
- Stuur dichters de definitieve tijden en praktische informatie opnieuw kort voor de avond, bijvoorbeeld 2 tot 3 dagen vooraf. Vermeld aankomsttijd, locatie-ingang, beschikbare microfoons en waar ze hun teksten kunnen neerleggen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dichtersavond organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Leg het programma en de catering uiterlijk 1 week voor de avond definitief vast.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een dichtersavond?
- Reserveer minstens 2 uur voor tafels, stoelen, podiumhoek, decoratie en verlichting. Trek extra tijd uit voor geluidscontrole als je meerdere microfoons of actieve speakers gebruikt.
- Wanneer moet ik dichters opnieuw informeren?
- Stuur de definitieve planning 2 tot 3 dagen vooraf. Bevestig op de dag zelf nog de aankomsttijd en geef aan waar de spreektafel, microfoons en kleedkamer zijn.
- Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een dichtersavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Stem het aantal hapjes af op de duur van de avond en controleer dieetwensen uiterlijk een week vooraf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!