Dichterabend organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Zeitplan fest, bevor du die Einladungen verschickst. Sammle von allen Dichterinnen und Dichtern Auftrittsdauer und Texte, damit du die Reihenfolge mit realistischen Übergängen planen kannst.
• Bestätige Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. So lassen sich Cateringmengen festlegen und Snacks, Kuchen sowie Getränke passend für die erwartete Personenzahl vorbereiten.
• Teste Mikrofone, Mischpult, Audiokabel und aktive Lautsprecher nicht erst kurz vor dem ersten Auftritt. Plane am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten für Aufbau, Soundcheck und die Behebung fehlender oder zu kurzer Kabel ein.
• Hole den Standortschlüssel frühzeitig ab und lüfte den Raum vor dem Aufbau. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, richte danach Bühnenbereich, Beleuchtung und Beschallung ein; so stehen Kabel nicht im Weg.
• Richte den Büchertisch und den Rednertisch mit ausreichend Platz für Bücher, Wasser und Texte ein. Prüfe außerdem Kaffeetassen, Wassergläser, Servierschalen und Teelöffel, weil diese kleinen Dinge beim Catering besonders häufig fehlen.

Häufige Fragen

Wie viele Wochen vorher sollte man einen Dichterabend organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Einladungen und den ersten Zusagen der Dichterinnen und Dichter. In der letzten Woche bestätigst du Programm, Reservierungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Dichterabend?

Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Bühne, Beleuchtung und Technik ein. Ein vollständiger Mikrofon- und Soundcheck sollte zusätzlich etwa 30 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.

Wie viele Getränke braucht man für einen Dichterabend?

Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen, einschließlich Wasser, Kaffee und Tee. Lege die endgültige Menge erst fest, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche etwa eine Woche vorher geprüft sind.

Wann sollte das Dichterprogramm veröffentlicht werden?

Veröffentliche das Programm, sobald Auftritte, Texte und Reihenfolge bestätigt sind, möglichst 1 bis 2 Wochen vor dem Abend. Informiere die Dichterinnen und Dichter danach erneut über Beginn, Auftrittszeit und technische Ausstattung.

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