Checklist para organizar una noche de poetas

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el recinto y el horario antes de invitar a los poetas. Deja una franja de al menos 30 minutos antes de abrir puertas para probar micrófonos, altavoces y mesa de mezclas.
• Pide a cada poeta su texto, duración y necesidades técnicas con tiempo. Recopilarlo antes de publicar el programa evita cambios de última hora y permite calcular el orden de las actuaciones.
• Solicita las preferencias dietéticas junto con la inscripción y confirma las cantidades del catering varios días antes. Para el servicio, prepara por separado tazas de café, vasos de agua y platos de postre.
• Reserva el montaje para las horas previas: ventila el espacio, coloca las sillas y mesas, y prepara el escenario antes de ocuparte de la decoración. Así puedes detectar cables, enchufes o pasillos bloqueados con tiempo.
• Comprueba el equipo técnico dos veces: una prueba previa y otra al terminar el montaje. Ten localizados los cables alargadores, las regletas y los soportes de micrófono, porque suelen ser los elementos que faltan cuando todo lo demás ya está colocado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de poetas?

Empieza a cerrar fecha, ubicación y participantes al menos 4 semanas antes. Reserva los últimos 3 o 4 días para confirmar el programa, el catering, las llaves del recinto y la asistencia de los poetas.

¿Cuánto tiempo debe durar una noche de poetas?

Calcula entre 90 minutos y 2 horas para el programa de lecturas, con pausas si participan muchos autores. Añade al menos 30 minutos antes de la apertura para montar y probar el sonido.

¿Cuándo hay que probar los micrófonos y los altavoces?

Haz una prueba completa después de montar el escenario y la mesa de mezclas, como mínimo 30 minutos antes de recibir al público. Revisa también el volumen y la posición de cada micrófono cuando los poetas hayan llegado.

¿Cuánta bebida y catering necesito para una noche de poetas?

Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta el resto según la duración del encuentro. Confirma las cantidades después de cerrar las inscripciones y deja los aperitivos listos antes de abrir puertas.

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