Checklist voor een designworkshop organiseren

Een designworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen oefeningen en werkbladen. Je regelt tegelijk deelnemers, werkplekken, techniek, catering en materialen die op de dag zelf direct beschikbaar moeten zijn. Begin met datum en locatie, werk daarna de inschrijvingen en inhoud uit en sluit af met een controle van de ruimte. Deze checklist bevat 51 taken en 49 spullen, zodat je stap voor stap kunt controleren wat geregeld, geprint, getest en klaargezet moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Workshopdatum vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma bevestigen
2 personen
Catering bestellen
Techniek controleren
Workshopoefeningen uitwerken
2 personen
Werkbladen opmaken
Werkbladen printen
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Materialen verpakken
2 personen
Deelnemers herinneren

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Werkplekken inrichten
3 personen
Presentatie klaarzetten
Techniek testen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Workshop introduceren
Onderzoeksoefening begeleiden
2 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Ideatiesessie begeleiden
2 personen
Werkvormen uitleggen
2 personen
Prototypesessie begeleiden
3 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Netwerkborrel verzorgen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Materialen sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Techniek inpakken
2 personen
Restanten koelen
Geleende spullen retourneren
Deelnemersbedankje versturen
Foto's en bestanden delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 8
Stoelenaantal 32
Buffettafelaantal 2
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4
Draagbare speaker
Microfoon

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskanaantal 4
Koelboxaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Theeglazenaantal 36
Waterglazenaantal 36
Bordenaantal 36
Besteksetsaantal 36
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Waterkannenaantal 4

Workshopmateriaal

Flip-overaantal 4
Flip-overblokkenaantal 8
Stiftenaantal 80
Post-itsaantal 20
Schetsboekjesaantal 32
Potlodenaantal 40
Gummenaantal 32
Geodriehoekenaantal 16
Scharenaantal 16
Lijmstiftenaantal 24
A3-papieraantal 200
A4-papieraantal 250
Kartonnen vellenaantal 50
Wasknijpersaantal 50
Naamkaarthoudersaantal 32
Pennenaantal 40

Decoratie

Tafellopersaantal 4
Naamkaartjesaantal 32
Richtingbordjesaantal 6

Verlichting

Tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk 2 weken voor de workshop een sluitingsmoment voor aanmeldingen. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna ook om dieetwensen, naamkaartjes, stoelen en werkplekken te controleren.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, adapter, verlengkabel en stekkerdoos samen op locatie. Doe dat minimaal 1 dag vooraf; zo ontdek je ontbrekende aansluitingen voordat deelnemers arriveren.
Print werkbladen en maak naamkaartjes zodra het programma en de deelnemerslijst definitief zijn. Leg per deelnemer een complete werkplek klaar met de benodigde workshopmaterialen, zodat de start niet vertraagt.
Zet koffie, thee en water op een aparte buffettafel en houd kopjes, glazen, borden en bestek binnen handbereik. Controleer vóór opening of het koffiezetapparaat, de waterkoker en de thermoskannen gevuld en bruikbaar zijn.
Kom minstens 60 minuten vóór de start bij de locatie aan. Controleer eerst de ruimte, plaats daarna tafels en stoelen, richt de werkplekken in en zet pas vervolgens presentatie en techniek klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een designworkshop organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open het aanmeldformulier uiterlijk 4 weken voor de workshop, zodat je tijd houdt voor deelnemers, dieetwensen, catering en materialen.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een designworkshop definitief maken?: Maak de lijst ongeveer 10 tot 14 dagen voor de workshop definitief. Gebruik die versie voor naamkaartjes, catering, dieetwensen, werkbladen en het aantal ingerichte werkplekken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een designworkshop op locatie klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 minuten voor het openen en controleren van de ruimte. Bij meerdere werktafels, een beamer, flip-over en catering is 90 minuten veiliger, vooral als je de techniek ook volledig wilt testen.
Wanneer test ik de techniek voor een designworkshop?: Test de volledige set minimaal 1 dag vooraf met de laptop, beamer, HDMI-kabel, adapter, verlengkabel en stekkerdoos. Controleer op de workshopdag nog één keer beeld, geluid en stroom voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.